Automatiser les processus

Automatisation des processus de copropriété.

Transformez les tâches répétitives, alertes et suivis manuels en flux définis qui coordonnent résidents, employés, gestionnaires et prestataires.

Voir comment automatiser

Une logique commune

Lorsqu’un événement survient,
Onzane lance la suite.

Une automatisation relie des informations déjà présentes dans la plateforme. Elle réduit les étapes manuelles sans masquer les intervenants, la décision prise ni le résultat.

01Événement
Une date, un incident, une réservation ou un changement d’état démarre le flux.
02Condition
Les règles vérifient la copropriété, l’installation, la priorité, le responsable ou le délai.
03Action
Onzane crée une tâche, l’affecte, notifie, demande une information ou actualise le processus.
04Suivi
Le résultat, les délais et les exceptions restent disponibles pour supervision.

01Conditions et actions

Des règles qui transforment un événement en action.

Définissez ce qui doit se produire lorsque la plateforme reçoit une donnée ou qu’un processus change d’état. La règle utilise le contexte de la copropriété pour décider de l’action suivante.

Déclencheurs par date, événement ou changement d’état
Conditions selon copropriété, installation, profil ou priorité
Affectations et notifications ciblées
Exceptions pour arrêter ou réorienter le flux

ÉvénementIncident crééLe processus reçoit une nouvelle information.

ConditionPriorité hauteLa règle vérifie le contexte.

ActionAffecter et notifierL’étape suivante est exécutée.

01Chaque automatisation conserve une logique compréhensible et vérifiable.

02Le travail qui revient

Les routines ne se planifient qu’une fois.

Nettoyage, maintenance, contrôles ou rondes peuvent se répéter à la bonne fréquence. Chaque exécution naît avec des instructions, un responsable et les preuves attendues.

Fréquence quotidienne, hebdomadaire ou adaptée au service
Listes d’étapes pour maintenir le même standard
Affectation à l’employé ou à l’équipe concernés
Notes, photos et confirmations à chaque exécution

Routine activeContrôle hebdomadaireChaque lundi · 08:00

01Contrôler les parties communes
02Enregistrer relevés et preuves
03Signaler toute exception

02Une planification récurrente génère un travail concret et vérifiable.

03L’information arrive à temps

Notifier ne signifie pas prévenir tout le monde.

Chaque message automatique peut être adressé à la personne qui doit agir. Sans réponse ou après expiration d’un délai, le flux peut relancer ou escalader la situation.

Destinataires selon fonction et responsabilité
Alertes liées aux délais et aux états
Relances lorsqu’une action reste en attente
Escalade vers un autre responsable si nécessaire

MaintenantAlerte au responsableIl reçoit le contexte et l’action attendue.

+ 2 hRappelLe travail reste en attente.

+ 6 hEscaladeUn autre profil peut vérifier et agir.

03L’alerte accompagne le processus et évolue avec son état.

04Contrôle de bout en bout

Automatique ne veut pas dire invisible.

Chaque étape reste liée au processus d’origine. Les responsables savent quelle règle a agi, quelle tâche a été créée, qui est intervenu et quel résultat a été obtenu.

Historique ordonné des actions et changements
Responsables et temps d’exécution
Preuves ajoutées par les employés ou prestataires
Exceptions visibles pour améliorer le processus

Règle déclenchéeÉvénement et conditions validés

Tâche affectéeResponsable et délai définis

Preuve ajoutéeIntervention documentée

Processus terminéRésultat disponible pour consultation

04L’automatisation réduit le travail manuel sans perdre le contrôle.

Appliquée au travail réel

Un même moteur.
Des processus très différents.

L’automatisation utilise le contexte de chaque module pour coordonner des actions concrètes sans rigidifier les opérations.

Incidents

Affecter selon catégorie ou priorité, alerter sur les délais et escalader les situations non résolues.

Réservations

Envoyer des rappels, appliquer les règles d’usage et lancer les actions liées à la réservation.

Colis

Notifier la réception, rappeler le retrait et enregistrer la remise au résident.

Maintenance

Créer des contrôles périodiques, demander des preuves et signaler les exceptions au responsable.

Prestataires

Enchaîner demande, affectation, exécution, validation et facturation dans un même flux.

Une règle, plusieurs expériences

Le processus coordonne.
Chacun agit depuis son outil.

L’automatisation ne remplace pas les personnes. Elle leur fournit le contexte et l’action appropriés dans l’application ou le portail qu’elles utilisent déjà.

Résidents

Reçoivent alertes, rappels et résultats liés à leur logement ou activité.

Employés

Retrouvent tâches, instructions, délais et étapes dans Onzane Staff.

Gestionnaires

Définissent les règles, supervisent les états et traitent les exceptions depuis le portail.

Prestataires

Reçoivent les missions, actualisent l’exécution et ajoutent des preuves au flux partagé.

Deux couches complémentaires

Processus automatiques et espaces connectés ne sont pas la même chose.

01Automatisation des processus

Coordonne informations, tâches, personnes, délais et notifications dans les opérations de la copropriété.

02Domotique collective

Relie la plateforme aux capteurs, relais, dispositifs et installations physiques du bâtiment.

Explorer la domotique collective

Avant d’automatiser

Questions sur l’automatisation des processus.

Une bonne automatisation part d’un processus clair et conserve toujours la possibilité de superviser et d’agir.

01Quels processus de copropriété peuvent être automatisés ?

Les tâches répétitives ou basées sur des règles peuvent être automatisées : affectations, rappels, contrôles périodiques, alertes, escalades et changements d’état. La disponibilité précise dépend de chaque module et de la configuration de la copropriété.

02L’automatisation supprime-t-elle l’intervention des gestionnaires ou employés ?

Non. Elle automatise les étapes prévisibles et transmet le travail à la bonne personne. Les décisions, exceptions et actions qui demandent du discernement restent sous supervision humaine.

03Peut-on créer des tâches récurrentes ?

Oui. Une tâche peut se répéter selon une planification et générer chaque exécution avec responsable, instructions, liste d’étapes et preuves attendues.

04Que se passe-t-il si une personne ne réalise pas une action ?

Le flux peut la maintenir en attente, envoyer un rappel ou l’escalader vers un autre responsable selon les règles et délais définis.

05Les actions d’une automatisation sont-elles enregistrées ?

Oui. Lorsque le module le permet, Onzane conserve changements d’état, responsables, délais, alertes et preuves liés au processus.

06L’automatisation des processus est-elle identique à la domotique ?

Non. L’automatisation des processus coordonne informations et travail. La domotique relie Onzane aux éléments physiques du bâtiment. Les deux couches peuvent collaborer, mais leurs objectifs et contenus diffèrent.

Commencez par un processus

Automatisez d’abord ce qui prend le plus de temps.

Nous analysons le fonctionnement de votre copropriété et définissons des règles qui réduisent les tâches manuelles sans perdre contrôle ni traçabilité.

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