Automatitzar processos

Automatització de processos per a comunitats de veïns.

Converteix tasques repetitives, avisos i seguiments manuals en fluxos definits que coordinen residents, empleats, administradors i proveïdors.

Veure com s’automatitza

Una lògica comuna

Quan passa alguna cosa,
Onzane posa en marxa el següent.

Una automatització relaciona informació que ja existeix a la plataforma. Redueix passos manuals sense ocultar qui intervé, quina decisió es pren ni quin és el resultat.

01Esdeveniment
Una data, una incidència, una reserva o un canvi d’estat inicia el flux.
02Condició
Les regles comproven comunitat, instal·lació, prioritat, responsable o termini.
03Acció
Onzane crea una tasca, assigna, notifica, demana informació o actualitza el procés.
04Seguiment
El resultat, els temps i les excepcions queden disponibles per a supervisió.

01Condicions i accions

Regles que converteixen un esdeveniment en una acció.

Defineix què ha de passar quan la plataforma rep una dada o canvia l’estat d’un procés. La regla utilitza el context de la comunitat per decidir l’acció següent.

Activadors per data, esdeveniment o canvi d’estat
Condicions segons comunitat, instal·lació, perfil o prioritat
Assignacions i notificacions dirigides
Excepcions per aturar o derivar el flux

EsdevenimentIncidència creadaEl procés rep informació nova.

CondicióPrioritat altaLa regla comprova el context.

AccióAssignar i avisarS’executa el pas següent.

01Cada automatització conserva una lògica comprensible i revisable.

02Treball que torna

Les rutines es planifiquen una vegada.

Neteja, manteniment, revisions o rondes poden repetir-se amb la freqüència adequada. Cada execució neix amb instruccions, responsable i evidències esperades.

Periodicitat diària, setmanal o adaptada al servei
Llistes de passos per mantenir el mateix estàndard
Assignació a l’empleat o equip corresponent
Notes, fotografies i confirmacions en cada execució

Rutina activaRevisió setmanalCada dilluns · 08:00

01Comprovar zones comunes
02Registrar lectura i evidències
03Comunicar qualsevol excepció

02Una planificació recurrent genera treball concret i verificable.

03La informació arriba a temps

Notificar no és enviar el mateix avís a tothom.

Cada comunicació automàtica pot dirigir-se a qui necessita actuar. Si no hi ha resposta o venç un termini, el flux pot tornar a avisar o escalar la situació.

Destinataris segons funció i responsabilitat
Avisos associats a terminis i estats
Recordatoris quan una acció continua pendent
Escalat cap a un altre responsable quan cal

AraAvís al responsableRep el context i l’acció esperada.

+ 2 hRecordatoriEl treball continua pendent.

+ 6 hEscalatUn altre perfil pot revisar i actuar.

03L’avís acompanya el procés i canvia quan canvia el seu estat.

04Control de principi a fi

Automàtic no vol dir invisible.

Cada pas es relaciona amb el procés original. Els responsables poden saber quina regla ha actuat, quina tasca s’ha creat, qui hi ha intervingut i quin resultat s’ha obtingut.

Historial ordenat d’accions i canvis
Responsables i temps d’execució
Evidències afegides per empleats o proveïdors
Excepcions visibles per poder corregir el procés

Regla iniciadaEsdeveniment i condicions validats

Tasca assignadaResponsable i termini definits

Evidència incorporadaActuació documentada

Procés completatResultat disponible per consultar

04L’automatització redueix treball manual sense perdre control.

Aplicada al treball real

Un mateix motor.
Processos molt diferents.

L’automatització utilitza el context de cada mòdul per coordinar accions concretes sense convertir l’operativa en una cadena rígida.

Incidències

Assignar segons categoria o prioritat, avisar de terminis i escalar situacions sense resoldre.

Reserves

Enviar recordatoris, aplicar regles d’ús i activar accions vinculades a la reserva.

Paqueteria

Notificar la recepció, recordar la recollida i registrar el lliurament al resident.

Manteniment

Crear revisions periòdiques, demanar evidències i comunicar excepcions al responsable.

Proveïdors

Encadenar sol·licitud, assignació, execució, validació i facturació dins del mateix flux.

Una regla, experiències diferents

El procés coordina.
Cada persona actua des de la seva eina.

L’automatització no substitueix les persones. Els lliura el context i l’acció adequada a l’app o panell que ja utilitzen.

Residents

Reben avisos, recordatoris i resultats relacionats amb el seu habitatge o activitat.

Empleats

Troben tasques, instruccions, terminis i passos a Onzane Staff.

Administradors

Defineixen regles, supervisen estats i actuen davant d’excepcions des del panell.

Proveïdors

Reben encàrrecs, actualitzen l’execució i aporten evidències en el flux compartit.

Dues capes complementàries

Processos automàtics i espais connectats no són el mateix.

01Automatització de processos

Coordina informació, tasques, persones, terminis i notificacions dins de l’operativa de la comunitat.

02Domòtica comunitària

Connecta la plataforma amb sensors, relés, dispositius i instal·lacions físiques de l’edifici.

Explorar Domòtica comunitària

Abans d’automatitzar

Preguntes sobre automatització de processos.

Una bona automatització comença per un procés clar i conserva sempre la possibilitat de supervisar i actuar.

01Quins processos es poden automatitzar en una comunitat?

Es poden automatitzar tasques repetitives o basades en regles: assignacions, recordatoris, revisions periòdiques, avisos, escalats i canvis d’estat, entre d’altres. La disponibilitat concreta depèn de cada mòdul i de la configuració de la comunitat.

02L’automatització elimina la intervenció d’administradors o empleats?

No. Automatitza passos previsibles i lliura el treball a la persona adequada. Les decisions, excepcions i actuacions que requereixen criteri continuen sota supervisió humana.

03Es poden crear tasques recurrents?

Sí. Una tasca pot repetir-se segons una planificació i generar cada execució amb responsable, instruccions, llista de passos i evidències esperades.

04Què passa si una persona no completa una acció?

El flux pot mantenir-la pendent, enviar un recordatori o escalar-la a un altre responsable, segons les regles i els terminis definits.

05Queda registrat el que fa una automatització?

Sí. Quan el mòdul ho permet, Onzane conserva els canvis d’estat, responsables, temps, avisos i evidències relacionats amb el procés.

06És el mateix automatització de processos que domòtica?

No. L’automatització de processos coordina informació i treball. La domòtica connecta Onzane amb elements físics de l’edifici. Les dues capes poden col·laborar, però tenen objectius i continguts diferents.

Comença per un procés

Automatitza primer allò que consumeix més temps.

Analitzem com treballa la teva comunitat i definim regles que redueixin tasques manuals sense perdre control ni traçabilitat.

Estudiar els meus processos