Automatizar procesos

Automatización de procesos para comunidades de vecinos.

Convierte tareas repetitivas, avisos y seguimientos manuales en flujos definidos que coordinan a residentes, empleados, administradores y proveedores.

Ver cómo se automatiza

Una lógica común

Cuando ocurre algo,
Onzane pone en marcha lo siguiente.

Una automatización relaciona información que ya existe en la plataforma. Reduce pasos manuales sin ocultar quién interviene, qué decisión se toma ni cuál es el resultado.

01Evento
Una fecha, una incidencia, una reserva o un cambio de estado inicia el flujo.
02Condición
Las reglas comprueban comunidad, instalación, prioridad, responsable o plazo.
03Acción
Onzane crea una tarea, asigna, notifica, solicita información o actualiza el proceso.
04Seguimiento
El resultado, los tiempos y las excepciones quedan disponibles para supervisión.

01Condiciones y acciones

Reglas que convierten un evento en una acción.

Define qué debe ocurrir cuando la plataforma recibe un dato o cambia el estado de un proceso. La regla utiliza el contexto de la comunidad para decidir la siguiente acción.

Activadores por fecha, evento o cambio de estado
Condiciones según comunidad, instalación, perfil o prioridad
Asignaciones y notificaciones dirigidas
Excepciones que permiten detener o derivar el flujo

EventoIncidencia creadaEl proceso recibe nueva información.

CondiciónPrioridad altaLa regla comprueba el contexto.

AcciónAsignar y avisarSe ejecuta el siguiente paso.

01Cada automatización conserva una lógica comprensible y revisable.

02Trabajo que vuelve

Las rutinas se planifican una vez.

Limpieza, mantenimiento, revisiones o rondas pueden repetirse con la frecuencia adecuada. Cada ejecución nace con instrucciones, responsable y evidencias esperadas.

Periodicidad diaria, semanal o adaptada al servicio
Listas de pasos para ejecutar siempre el mismo estándar
Asignación al empleado o equipo correspondiente
Notas, fotografías y confirmaciones en cada ejecución

Rutina activaRevisión semanalCada lunes · 08:00

01Comprobar zonas comunes
02Registrar lectura y evidencias
03Comunicar cualquier excepción

02Una planificación recurrente genera trabajo concreto y verificable.

03La información llega a tiempo

Notificar no es enviar el mismo aviso a todos.

Cada comunicación automática puede dirigirse a quien necesita actuar. Si no hay respuesta o vence un plazo, el flujo puede volver a avisar o escalar la situación.

Destinatarios según función y responsabilidad
Avisos asociados a plazos y estados
Recordatorios cuando una acción sigue pendiente
Escalado hacia otro responsable cuando es necesario

AhoraAviso al responsableRecibe el contexto y la acción esperada.

+ 2 hRecordatorioEl trabajo continúa pendiente.

+ 6 hEscaladoOtro perfil puede revisar y actuar.

03El aviso acompaña al proceso y cambia cuando cambia su estado.

04Control de principio a fin

Automático no significa invisible.

Cada paso se relaciona con el proceso original. Los responsables pueden saber qué regla actuó, qué tarea se creó, quién intervino y qué resultado se obtuvo.

Historial ordenado de acciones y cambios
Responsables y tiempos de ejecución
Evidencias añadidas por empleados o proveedores
Excepciones visibles para poder corregir el proceso

Regla iniciadaEvento y condiciones validados

Tarea asignadaResponsable y plazo definidos

Evidencia incorporadaActuación documentada

Proceso completadoResultado disponible para consulta

04La automatización reduce trabajo manual sin perder control.

Aplicada al trabajo real

Un mismo motor.
Procesos muy diferentes.

La automatización utiliza el contexto de cada módulo para coordinar acciones concretas, sin convertir la operativa en una cadena rígida.

Incidencias

Asignar según categoría o prioridad, avisar de plazos y escalar situaciones sin resolver.

Reservas

Enviar recordatorios, aplicar reglas de uso y activar acciones vinculadas a la reserva.

Paquetería

Notificar la recepción, recordar la recogida y registrar la entrega al residente.

Mantenimiento

Crear revisiones periódicas, solicitar evidencias y comunicar excepciones al responsable.

Proveedores

Encadenar solicitud, asignación, ejecución, validación y facturación dentro del mismo flujo.

Una regla, distintas experiencias

El proceso coordina.
Cada persona actúa desde su herramienta.

La automatización no sustituye a las personas. Les entrega el contexto y la acción adecuada en la app o panel que ya utilizan.

Residentes

Reciben avisos, recordatorios y resultados relacionados con su vivienda o actividad.

Empleados

Encuentran tareas, instrucciones, plazos y pasos en Onzane Staff.

Administradores

Definen reglas, supervisan estados y actúan ante excepciones desde el panel.

Proveedores

Reciben encargos, actualizan la ejecución y aportan evidencias en su flujo compartido.

Dos capas complementarias

Procesos automáticos y espacios conectados no son lo mismo.

01Automatización de procesos

Coordina información, tareas, personas, plazos y notificaciones dentro de la operativa de la comunidad.

02Domótica comunitaria

Conecta la plataforma con sensores, relés, dispositivos e instalaciones físicas del edificio.

Explorar Domótica comunitaria

Antes de automatizar

Preguntas sobre automatización de procesos.

Una buena automatización empieza por un proceso claro y conserva siempre la posibilidad de supervisar y actuar.

01¿Qué procesos pueden automatizarse en una comunidad?

Pueden automatizarse tareas repetitivas o basadas en reglas: asignaciones, recordatorios, revisiones periódicas, avisos, escalados y cambios de estado, entre otros. La disponibilidad concreta depende de cada módulo y de la configuración de la comunidad.

02¿La automatización elimina la intervención de administradores o empleados?

No. Automatiza pasos previsibles y entrega el trabajo a la persona adecuada. Las decisiones, excepciones y actuaciones que requieren criterio siguen bajo supervisión humana.

03¿Se pueden crear tareas recurrentes?

Sí. Una tarea puede repetirse según una planificación y generar cada ejecución con responsable, instrucciones, lista de pasos y evidencias esperadas.

04¿Qué ocurre si una persona no completa una acción?

El flujo puede mantenerla pendiente, enviar un recordatorio o escalarla a otro responsable, según las reglas y los plazos definidos.

05¿Queda registrado lo que hace una automatización?

Sí. Cuando el módulo lo permite, Onzane conserva los cambios de estado, responsables, tiempos, avisos y evidencias relacionados con el proceso.

06¿Es lo mismo automatización de procesos que domótica?

No. La automatización de procesos coordina información y trabajo. La domótica conecta Onzane con elementos físicos del edificio. Ambas capas pueden colaborar, pero tienen objetivos y contenidos diferentes.

Empieza por un proceso

Automatiza primero aquello que más tiempo consume.

Analizamos cómo trabaja tu comunidad y definimos reglas que reduzcan tareas manuales sin perder control ni trazabilidad.

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