Identificación, situación tributaria y documentos definidos por la organización.
Homologación de proveedores
La documentación correcta para cada trabajo.
Onzane organiza los requisitos del proveedor, comprueba su vigencia según el contexto de la actuación y conserva cada revisión, excepción y decisión.
Un control continuo
Define. Recibe. Revisa. Decide. Vigila.
La homologación deja de ser una carpeta revisada una vez y se convierte en un proceso trazable que acompaña la relación con el proveedor.
- 01Define
Configura qué documentos corresponden a cada especialidad, contrato o tipo de trabajo.
- 02Recibe
El proveedor aporta documentación y corrige lo que requiera una nueva versión.
- 03Revisa
Comprueba vigencia, alcance, entidad emisora y correspondencia con el proveedor.
- 04Decide
Aprueba, rechaza o registra una excepción limitada y motivada.
- 05Vigila
Anticipa vencimientos y reevalúa la aptitud antes de nuevas asignaciones.
Requisitos configurables
No todos los proveedores necesitan los mismos documentos.
La plataforma permite definir familias documentales y aplicarlas según la empresa, su actividad y el trabajo concreto, evitando exigir de más o controlar de menos.
Acreditaciones y vigencia asociadas a la empresa o a sus trabajadores.
Póliza, cobertura, capital y recibo de pago cuando corresponda.
Organización preventiva, evaluaciones, formación y aptitud.
Coordinación de actividades empresariales vinculada al centro y al trabajo.
Personas autorizadas, cualificación y documentación individual necesaria.
Registros, carnés o habilitaciones exigidos por la especialidad.
Expediente documental
Una versión vigente y un historial completo.
Cada proveedor dispone de un expediente único. Los documentos se reutilizan cuando son válidos para varios contratos o comunidades y mantienen sus revisiones anteriores.
- 01Sin duplicados innecesarios
Un documento común puede servir en distintos contextos sin volver a solicitarlo.
- 02Revisión trazable
Queda constancia de quién revisó, qué comprobó y cuándo tomó la decisión.
- 03Histórico conservado
Las versiones sustituidas permanecen disponibles para auditoría y seguimiento.
Control contextual
Apto para este trabajo, no solo en abstracto.
Onzane cruza el expediente con la especialidad, el centro, el personal asignado y los requisitos de la actuación antes de mostrar si existe alguna limitación.
01Aviso
Informa de una carencia sin impedir la continuidad cuando así se haya configurado.
02Control básico
Comprueba los requisitos generales necesarios para colaborar con la organización.
03Control contextual
Añade las condiciones específicas de la ubicación, el trabajo y las personas asignadas.
Excepciones controladas
La urgencia no debe borrar la trazabilidad.
Cuando una persona autorizada decide continuar pese a una carencia, Onzane registra el motivo, el alcance y la vigencia de esa excepción.
- Motivo y responsable obligatorios
- Alcance limitado a un trabajo, centro o periodo
- Caducidad automática de la excepción
- Aviso visible durante la asignación y la ejecución
Vigilancia continua
Actúa antes de que un documento bloquee el trabajo.
Los vencimientos se convierten en avisos priorizados según su fecha, el uso real del proveedor y el impacto sobre contratos u órdenes próximas.
Gobierno humano
La plataforma informa. La organización decide.
Onzane aplica las reglas configuradas y hace visible la evidencia, pero la aceptación jurídica o profesional del proveedor corresponde siempre a las personas responsables.
- 01Criterios definidos por la organización
Cada administración, comunidad o empresa determina sus requisitos y niveles de control.
- 02Decisiones con identidad y fecha
Aprobaciones, rechazos, renovaciones y excepciones quedan vinculadas a quien las realiza.
- 03Sin comisiones ni selección encubierta
La homologación ayuda a controlar la relación; no sustituye la elección final del proveedor.
Preguntas frecuentes
Homologación de proveedores en Onzane.
Cómo se configuran, revisan y mantienen los requisitos documentales.
01¿Qué significa homologar a un proveedor?
Significa comprobar y registrar que aporta los requisitos definidos por la organización para una relación, especialidad o trabajo. Onzane organiza el proceso y su evidencia, pero no sustituye el criterio jurídico o profesional responsable.
02¿Todos los proveedores deben entregar los mismos documentos?
No. Los requisitos pueden variar según actividad, contrato, comunidad, centro, riesgo, trabajo y personal asignado. La homologación contextual evita aplicar una lista idéntica a situaciones diferentes.
03¿Se pueden gestionar PRL y coordinación de actividades empresariales?
Sí. Pueden configurarse documentos de prevención, trabajadores y CAE, relacionarlos con centros o actuaciones y controlar su revisión y vigencia según el procedimiento de la organización.
04¿El proveedor puede aportar sus documentos directamente?
Sí. El proveedor puede mantener su expediente desde su panel y responder a solicitudes de actualización. Las personas autorizadas revisan y deciden sobre cada documento.
05¿Qué ocurre cuando un documento va a caducar?
Onzane puede generar avisos anticipados, solicitar una nueva versión y mostrar el impacto sobre contratos, personal u órdenes previstas para priorizar la actuación.
06¿Se puede trabajar con un documento pendiente?
Depende de las reglas definidas. Puede configurarse como aviso, bloqueo o decisión excepcional. Si se autoriza una excepción, quedan registrados su responsable, motivo, alcance y caducidad.
07¿La homologación se revisa antes de asignar un trabajo?
Sí. El control contextual puede reevaluar el expediente usando la especialidad, la ubicación, el tipo de trabajo y el personal previsto antes de permitir o condicionar la asignación.
08¿Se conserva el historial de documentos y decisiones?
Sí. Las versiones, revisiones, rechazos, aprobaciones y excepciones permanecen vinculadas al proveedor para que el proceso pueda auditarse.
Relaciones más seguras
Convierte la documentación en un control operativo.
Te ayudamos a definir requisitos, responsables, avisos y excepciones según tu forma real de trabajar con proveedores.