Conformité des prestataires

Les bons documents pour chaque intervention.

Onzane organise les exigences, vérifie leur validité dans le contexte de l’intervention et conserve chaque contrôle, exception et décision.

Un contrôle continu

Définir. Recevoir. Vérifier. Décider. Surveiller.

La conformité n’est plus un dossier contrôlé une seule fois, mais un processus traçable pendant toute la relation.

  1. 01Définir

    Configurez les documents requis par spécialité, contrat ou type de travail.

  2. 02Recevoir

    Le prestataire transmet les documents et remplace les versions à corriger.

  3. 03Vérifier

    Contrôlez validité, portée, émetteur et correspondance avec le prestataire.

  4. 04Décider

    Approuvez, refusez ou consignez une exception limitée et motivée.

  5. 05Surveiller

    Anticipez les échéances avant de nouvelles affectations.

Exigences configurables

Tous les prestataires n’ont pas besoin des mêmes documents.

La plateforme applique les familles documentaires selon l’entreprise, son activité et l’intervention précise, sans excès ni insuffisance de contrôle.

01Fiscalité

Identification, situation fiscale et pièces définies par l’organisation.

02Sécurité sociale

Justificatifs liés à l’entreprise ou à ses travailleurs.

03Responsabilité civile

Police, couverture, capital et preuve de paiement si nécessaire.

04Prévention des risques

Organisation préventive, évaluations, formation et aptitude.

05Coordination

Coordination des activités liée au site et à l’intervention.

06Travailleurs

Personnes autorisées, qualification et documents individuels.

07Autorisations métier

Registres, cartes ou habilitations exigés par la spécialité.

01Les exigences sont définies une fois et appliquées uniquement là où elles sont pertinentes.

Dossier documentaire

Une version valide et un historique complet.

Chaque prestataire dispose d’un dossier unique. Les pièces valables sont réutilisées entre contrats ou copropriétés et leurs anciennes versions sont conservées.

  1. 01
    Sans doublons inutiles

    Un document commun peut servir dans plusieurs contextes.

  2. 02
    Contrôle traçable

    La personne, les vérifications et la date de décision sont consignées.

  3. 03
    Historique conservé

    Les versions remplacées restent disponibles pour audit.

02Le dossier distingue les pièces valides, proches de l’échéance ou à vérifier.

Contrôle contextuel

Apte pour cette intervention, pas seulement en général.

Onzane croise le dossier avec la spécialité, le site, le personnel affecté et les exigences de l’intervention avant d’indiquer une limite.

01Avertissement

Signale un manque sans bloquer la suite si la règle le permet.

02Contrôle de base

Vérifie les exigences générales de collaboration.

03Contrôle contextuel

Ajoute les conditions propres au lieu, au travail et aux personnes.

03L’évaluation explique quelle exigence affecte l’affectation et pourquoi.

Exceptions contrôlées

L’urgence ne doit pas effacer la traçabilité.

Lorsqu’une personne autorisée poursuit malgré un manque, Onzane consigne le motif, la portée et la durée de l’exception.

  • Motif et responsable obligatoires
  • Portée limitée à un travail, site ou délai
  • Expiration automatique
  • Avertissement visible pendant l’exécution
04L’exception ne modifie pas le dossier et ne devient pas une approbation permanente.

Surveillance continue

Agissez avant qu’un document ne bloque le travail.

Les échéances sont classées selon la date, l’usage réel du prestataire et leur impact sur les contrats ou ordres à venir.

05La priorité dépend de l’impact opérationnel autant que de la date.

Gouvernance humaine

La plateforme informe. L’organisation décide.

Onzane applique les règles et rend les preuves visibles, mais l’acceptation juridique ou professionnelle relève toujours des responsables.

  1. 01
    Critères définis par l’organisation

    Chaque gestionnaire, copropriété ou entreprise fixe ses exigences.

  2. 02
    Décisions identifiées et datées

    Approbations, refus, renouvellements et exceptions sont attribués.

  3. 03
    Aucune sélection ou commission cachée

    Le contrôle n’enlève jamais le choix final du prestataire.

Questions fréquentes

Conformité des prestataires dans Onzane.

Configuration, vérification et maintien des exigences documentaires.

01Que signifie mettre un prestataire en conformité ?

Il s’agit de vérifier et consigner les exigences définies pour une relation, une spécialité ou un travail. Onzane organise le processus sans remplacer le jugement juridique ou professionnel.

02Tous les prestataires fournissent-ils les mêmes documents ?

Non. Les exigences peuvent varier selon activité, contrat, copropriété, site, risque, intervention et personnel.

03Peut-on gérer prévention et coordination des activités ?

Oui. Les pièces de prévention, travailleurs et coordination peuvent être liées aux sites et interventions puis suivies selon la procédure définie.

04Le prestataire peut-il transmettre ses documents ?

Oui. Il maintient son dossier depuis son portail et répond aux demandes, tandis que les personnes autorisées vérifient et décident.

05Que se passe-t-il avant une échéance ?

Onzane peut prévenir, demander une nouvelle version et afficher l’impact sur les contrats, personnes ou ordres prévus.

06Peut-on travailler avec une pièce en attente ?

Selon les règles, elle peut produire un avertissement, un blocage ou une exception motivée, limitée et datée.

07Le contrôle est-il refait avant une affectation ?

Oui. Le dossier peut être réévalué selon la spécialité, le lieu, le travail et le personnel prévu.

08L’historique est-il conservé ?

Oui. Versions, contrôles, refus, approbations et exceptions restent liés au prestataire.

Relations plus sûres

Transformez les documents en contrôle opérationnel.

Nous vous aidons à définir exigences, responsables, alertes et exceptions selon votre façon de travailler.

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