Chaque clé identifiée
La copropriété documente les clés existantes, l’espace associé et leur emplacement de rangement.
Contrôle et garde des clés
Contrôle des clés physiques en copropriété.
Onzane indique quelles clés sont gardées par la copropriété, où elles se trouvent, qui les a retirées, pour quel motif et quand elles redeviennent disponibles.
Inventaire, remise et retour
Chaque mouvement sort du cahier papier.
La copropriété conserve un registre partagé pour localiser les clés et connaître le responsable de chaque remise et retour.
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01
Enregistrer la clé
Identifiez la clé, sa place dans l’armoire et le logement, l’installation ou la zone commune associée.
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02
Noter la remise
Enregistrez qui la retire, le motif, l’autorisation et le retour prévu.
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03
Confirmer le retour
La clé redevient disponible et la personne ayant clôturé le mouvement est enregistrée.
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04
Consulter l’historique
Conciergerie et administration peuvent reconstituer les mouvements en cas de doute, perte ou incident.
App Onzane Staff
Le personnel gère les clés depuis le mobile.
La conciergerie, la maintenance ou le personnel autorisé consulte l’état de chaque clé et enregistre les sorties et retours au moment où ils ont lieu.
- État visible : en dépôt ou remise.
- Emplacement et identification dans l’armoire à clés.
- Personne, entreprise ou fournisseur qui reçoit la clé.
- Motif, date et observations de chaque mouvement.
- Historique disponible pour le personnel et l’administration autorisés.
Clés traditionnelles
Ce n’est pas un système d’accès numérique.
Cette fonctionnalité organise les clés physiques qui existent encore dans toute copropriété. Elle contrôle leur inventaire et leur garde, même sans serrures électroniques.
- Réserves, locaux techniques et salles d’installations.
- Armoires de communication, toitures et zones restreintes.
- Logements, garages, caves ou espaces gardés.
- Remises aux employés, résidents, techniciens et fournisseurs.
Responsabilité partagée
Savoir où se trouve la clé lorsque cela compte.
L’inventaire ordonne le quotidien et l’historique apporte le contexte lorsqu’une clé manque, qu’un retour est en retard ou qu’une intervention doit être justifiée.
Remises avec responsable
Chaque sortie est liée à une personne, une entreprise, un motif et une autorisation précise.
Mouvements consultables
Les remises et retours précédents aident à résoudre questions, incidents ou réclamations.
Questions fréquentes
Contrôle des clés en copropriété.
Réponses sur l’inventaire, la garde, les remises et la différence avec le contrôle d’accès numérique.
01Quelles clés la copropriété peut-elle organiser ?
Toute clé physique gardée par la copropriété : logements, réserves, locaux techniques, garages, salles, caves, toitures, armoires de communication ou zones restreintes.
02Qui peut enregistrer les remises et retours ?
La conciergerie, les employés, les administrateurs ou d’autres personnes autorisées peuvent gérer les mouvements dans Onzane Staff selon leurs droits.
03Peut-on remettre des clés aux fournisseurs ou techniciens ?
Oui. La remise peut être associée à une entreprise, un fournisseur, un technicien, un résident ou un tiers autorisé, avec motif et retour prévu.
04Le contrôle des clés remplace-t-il le contrôle d’accès numérique ?
Non. Il organise les clés physiques traditionnelles. Le contrôle d’accès numérique gère les autorisations d’ouverture par app, carte, plaque ou dispositif connecté.
05Que se passe-t-il si une clé est perdue ?
L’historique permet de revoir la dernière remise, la personne responsable, le motif d’utilisation et la date de retour prévue.
06Faut-il installer des dispositifs électroniques ?
Non. Le contrôle des clés physiques fonctionne comme inventaire et registre opérationnel, sans modifier les portes ni installer de serrures électroniques.
Une garde sans registres parallèles
Chaque clé physique localisée et contrôlée.
Nous vous aidons à inventorier l’armoire à clés et à configurer remises, retours et autorisations selon le fonctionnement réel de votre copropriété.