Qu'est-ce qu'une application de réservation ?
Une application de réservation est aussi simple que son nom l'indique : une application mobile que vous pouvez utiliser pour gérer vos réservations. Mais bien sûr, il y a application et application, et nous allons vous expliquer ici ce qu'est pour nous une application de réservation intelligente, quelque chose qui va un peu plus loin que ce que vous avez pu voir jusqu'à présent.
En effet, les applications utilisées par les collectivités pour gérer les réservations sont généralement très basiques. Elles permettent simplement de définir des plages horaires pour chaque installation à réserver et d’indiquer si celle-ci est réservée ou non. Bien que ce fonctionnement convienne à de nombreuses collectivités, il ne répond pas aux exigences nécessaires pour gérer correctement ce type d’installations.
Nous ajoutons de l'intelligence au processus de réservation
Pour nous, une application de réservation intelligente doit offrir bien plus de fonctionnalités que le simple enregistrement de plages horaires quotidiennes. Nous pensons qu’elle devrait inclure au moins les fonctionnalités suivantes :
- Des horaires différents chaque jour. Elle doit permettre de définir un horaire différent pour chaque jour de la semaine, avec des créneaux horaires également différents si nécessaire. Par exemple, le week-end, un court de padel pourrait être réservé plus tard que les jours de semaine.
- Des créneaux différents chaque jour. De plus, les créneaux définis peuvent avoir une durée différente, de manière indépendante pour chaque jour.
- Blocage de plages horaires. Il est souvent nécessaire de bloquer des plages horaires, que ce soit pour des raisons d'entretien ou pour des événements spéciaux tels que des cours, des fêtes ou des réunions. Les blocages devraient être autorisés entre des dates, entre des heures et entre des jours de la semaine, et également définis en fonction de ces trois variables simultanément. Pour revenir à l'exemple précédent, bloquer le terrain de padel tous les mardis de 11 h à 13 h pendant les mois de mai et juin parce que des cours vont y être dispensés est une situation qui se produit souvent dans une communauté.
- Créneaux avec capacité d'accueil. Pour certaines installations, il ne suffit pas de permettre la réservation d'un créneau, mais il faudrait également pouvoir gérer une capacité d'accueil, ce qui permettrait de contrôler le nombre de personnes pouvant utiliser un créneau donné. Un bon exemple est souvent celui d’une petite salle de sport communautaire qui ne devrait pas accueillir plus de 5 personnes en même temps. Pour cela, l’application de réservation doit gérer une liste de réservations où, en plus de noter le créneau souhaité, on contrôle les personnes qui vont s’y rendre, en validant ou non la réservation si la capacité d’accueil est atteinte.
- Limites d'utilisation. Il y a beaucoup à dire à ce sujet, mais dans les copropriétés, il est courant que les réservations soient limitées par logement et non par personne, car les charges de copropriété sont calculées par logement (et selon son coefficient) et non par les personnes qui y vivent. Ainsi, les limites de réservation doivent être contrôlées pour chaque logement de la copropriété et, outre la possibilité de retirer le droit de réservation aux copropriétaires en retard de paiement (ce qui est déjà légalement possible en Espagne), l'application de réservation doit fixer des limites d'utilisation des installations. On définit généralement le nombre de jours à l'avance pour lesquels une réservation est possible, le nombre maximal de réservations par jour et le nombre maximal de réservations pour les jours à l'avance. Les réglementations varient considérablement d'une communauté à l'autre, mais ces variables permettent de couvrir la plupart d'entre elles.
- Ouverture flexible des réservations. Comme nous l’avons indiqué précédemment, il doit être possible de définir des limites d’utilisation, mais ces limites doivent également s’appuyer sur une heure d’ouverture flexible des réservations. Cela permet, par exemple, de remettre à zéro le compteur de ces limites à une heure précise de la journée, ou de les réinitialiser à la fin de chaque réservation. C’est un paramètre qui devrait pouvoir être défini pour chaque communauté.
Avec ces exigences, nous disposons déjà d'une application de réservation pour les copropriétés qui intègre une certaine intelligence dans ses processus. En d'autres termes, elle permet de configurer différentes possibilités pour chaque copropriété afin de s'adapter au mieux à ses règles de réservation approuvées dans ses statuts.
Et si nous allions encore plus loin en matière d'intelligence ?
Mais si nous voulons répondre à certaines exigences de certaines copropriétés, qui sont souvent spécifiques mais deviennent indispensables à leur fonctionnement, notre application de réservation doit aller encore plus loin. En plus de ce qui précède, elle devrait inclure certains aspects qui améliorent encore davantage son intelligence :
- Périodes d'annulation et d'exemption. Selon nous, il devrait être possible de définir ces périodes pour chaque installation. Il s'agirait d'une série de minutes pendant lesquelles les réservations effectuées ne peuvent pas être annulées ou pendant lesquelles les limites de réservation établies peuvent être ignorées. Dans le premier cas, définir une période d'annulation de réservation permet d'éviter que les résidents réservent sans cesse et annulent quelques minutes avant l'heure de la réservation. Avec la période d'exemption dans le second cas, nous permettons qu'en cas de non-réservation d'une installation, celle-ci puisse être réservée à nouveau par des résidents ayant dépassé les limites établies, le tout afin de maximiser l'utilisation des installations.
- Notifications d'annulation. Notre application de réservation intelligente devrait informer les résidents en cas d'annulation des réservations pour les créneaux qui les intéressent. Par exemple, si un résident souhaite réserver notre court de padel dans une semaine et que le créneau souhaité est déjà réservé, notre application devrait nous avertir en cas d'annulation de la réservation existante et nous permettre de réserver à notre tour.
- Partage des réservations entre plusieurs installations. Cela arrive plus souvent qu'on ne le souhaiterait, et là encore, les courts de padel en sont l'exemple le plus courant. Dans les copropriétés où il y a plus d'un court de padel, la réglementation fixe des limites d'utilisation des réservations des résidents entre les deux courts. Autrement dit, un résident ne peut réserver qu'un certain nombre de fois sur l'un ou l'autre des courts. Notre application devrait permettre de partager les réservations établies entre les deux courts et d'appliquer les limites aux deux en même temps.
Nous disposons désormais d'une véritable application de réservation intelligente. Il ne s'agit plus simplement d'une gestion des espaces, mais d'une application dotée de fonctionnalités qui la rendent bien plus utile pour les usages habituels des copropriétés.
Et si, au lieu de la rendre intelligente, nous la rendions plus complète ?
Mais il n'est pas seulement possible d'améliorer son intelligence, nous pouvons également la rendre plus complète afin qu'elle réponde aux besoins des copropriétés non seulement pendant la gestion de la réservation, mais aussi pendant l'utilisation des installations. Et pour cela, il existe deux problèmes récurrents qui accompagnent souvent les réservations :
- Les paiements liés aux réservations. De plus en plus souvent, nous rencontrons des cas où les copropriétés souhaitent percevoir un certain montant pour l’utilisation d’une installation ou à titre de caution pour la responsabilité de cette utilisation. Par exemple, les copropriétés souhaitent généralement percevoir une somme auprès des résidents qui réservent le court de padel à partir d’une certaine heure de l’après-midi, car il faut allumer les lumières du court, ce qui entraîne une dépense supplémentaire. Il est également courant que l'utilisation d'une salle de réception communautaire donne lieu à l'exigence d'une caution pour la réservation, qui sera restituée une fois que l'état correct de la salle aura été vérifié après son utilisation. Dans tous ces cas, la possibilité d'effectuer des paiements liés aux réservations est une fonctionnalité complémentaire qui apporte un atout supplémentaire à notre application de réservation.
- La gestion des accès. Une autre nécessité qui découle implicitement de l'utilisation des installations communautaires est le contrôle d'accès à celles-ci. Nous voulons contrôler et limiter qui peut effectuer une réservation, mais nous voulons également contrôler qui accède à nos installations. Notre application de réservation pourrait contrôler le dispositif d'accès électronique de l'installation de manière à ce que seul celui qui a préalablement réservé puisse y accéder. Et il ne s'agit pas seulement d'accéder : nous pourrions également faire en sorte que, pour reprendre l'exemple précédent des lumières, celles-ci s'allument et s'éteignent automatiquement si l'utilisation des lumières est incluse dans la réservation.
Ces deux solutions viennent compléter notre application de réservation et la dotent d’une intelligence qui permet non seulement de répondre aux exigences des copropriétés, mais aussi de résoudre les problèmes liés à l’utilisation de celles-ci en matière de paiement et d’accès. Grâce à ces solutions supplémentaires, notre application pour copropriétés devient une application de réservation intelligente qui répond à tous les besoins d’une copropriété moderne.
