Què és una aplicació de reserves?
Una aplicació de reserves és tan senzilla com el seu nom indica: una aplicació mòbil que pots utilitzar per gestionar reserves. Però, és clar, hi ha aplicacions i després n'hi ha d'altres, i aquí parlarem del que considerem una aplicació de reserves intel·ligent: quelcom que va una mica més enllà del que potser has vist fins ara.
Perquè normalment, quan es fan reserves en comunitats que utilitzen una aplicació, aquestes solen ser molt bàsiques. Tan bàsiques que només permeten establir franges horàries per a cada instal·lació que vulgueu reservar i marcar aquesta franja com a reservada o no reservada. Tot i que això funciona per a moltes comunitats, aviat es queda curt davant dels requisits necessaris per gestionar correctament aquest tipus d'instal·lacions.
Aportem intel·ligència al procés de reserva
Per a nosaltres, una aplicació de reserves intel·ligent ha de tenir moltes més funcions que simplement mantenir un registre de franges horàries cada dia. Creiem que hauria d'incloure, com a mínim, les funcions següents:
- Horari diferent cada dia. Ha de permetre establir un horari diferent per a cada dia de la setmana, amb franges horàries diferents si cal. Per exemple, els caps de setmana una pista de pàdel es podria reservar fins més tard que entre setmana.
- Horaris de franja diferents cada dia. A més, les franges horàries definides poden tenir durades diferents, de manera independent per a cada dia.
- Bloqueig de franges horàries. Sovint és necessari bloquejar franges horàries, ja sigui per a manteniment o per a esdeveniments especials com ara classes, festes o reunions. S'hauria de permetre el bloqueig entre dates, entre hores i entre dies de la setmana, i també s'hauria de poder definir simultàniament amb les tres variables. Tornant a l'exemple anterior, bloquejar la pista de pàdel cada dimarts de 11:00 a 13:00 durant maig i juny perquè s'hi fan classes és una cosa que passa sovint en una comunitat.
- Franges horàries amb límits de capacitat. Per a determinats equipaments, no n'hi ha prou amb permetre la reserva d'una franja horària; també hauria de ser possible gestionar la capacitat, la qual cosa significaria que es controla el nombre de persones que poden utilitzar l'equipament durant una franja horària específica. Un bon exemple és sovint un gimnàs comunitari petit, que no hauria de tenir més de 5 persones utilitzant-lo alhora. Per aconseguir-ho, l'aplicació de reserves ha de gestionar una llista de reserves on, a més d'anotar la franja horària desitjada, fa un seguiment de les persones que hi assistiran, i activa o desactiva la reserva si s'assoleix la capacitat màxima.
- Límits d'ús. Hi ha molt a discutir sobre això, però en les comunitats de veïns és pràctica habitual que les reserves es limitin per propietat, no per persona, ja que les quotes comunitàries es calculen per propietat (i la seva quota) en lloc de per persona que hi viu. Per tant, cal gestionar els límits de reserva per a cada propietat de la comunitat i, a més de poder retirar el permís de reserva als veïns morosos (cosa que ja és legalment possible a Espanya), l'aplicació de reserves ha d'establir límits en l'ús de les instal·lacions. Normalment, es defineixen el nombre de dies d'antelació amb què es pot fer una reserva, el nombre màxim de reserves per dia i el nombre màxim de reserves per als dies d'antelació. La normativa varia molt d'una comunitat a una altra, però aquestes variables poden cobrir la majoria d'aquestes.
- Horaris d'obertura de reserves flexibles. Com s'ha esmentat anteriorment, els límits d'ús han de ser definibles, però aquests límits també han de basar-se en horaris d'obertura de reserves flexibles. Això permet, per exemple, reiniciar el comptador d'aquests límits a zero a una hora específica del dia o reiniciar-lo després de completar cada reserva. Això hauria de ser configurable per a cada comunitat.
Amb aquests requisits, ja tenim una aplicació de reserves per a comunitats que incorpora un cert grau d'intel·ligència en els seus processos. En altres paraules, permet configurar diferents opcions per a cada comunitat perquè s'ajusti el més possible a la normativa de reserves aprovada en els seus estatuts.
I si portem el nivell d'intel·ligència un pas més enllà?
Però si volem complir certs requisits de comunitats específiques —que sovint són úniques però essencials per al seu funcionament—, la nostra aplicació de reserves ha d'anar encara més enllà. A més del que s'ha exposat, hauria d'incloure certes característiques que en millorin encara més la intel·ligència:
- Períodes de cancel·lació i d'exempció. Creiem que hauria de ser possible definir aquests períodes per a cada instal·lació. Seria un conjunt de minuts durant els quals no es podrien cancel·lar les reserves o durant els quals es podrien suspendre els límits de reserva establerts. En el primer cas, definir un període de cancel·lació de reserves evita que els residents facin reserves de manera continuada i les cancel·lin només uns minuts abans de l'hora de la reserva. Amb el període d'exempció en el segon cas, permetem que una instal·lació que no s'ha reservat sigui reservada de nou per residents que han superat els límits establerts, tot per maximitzar l'ús de les instal·lacions.
- Notificacions de cancel·lació. La nostra aplicació de reserves intel·ligent hauria de notificar als residents si es cancel·len les reserves per a les franges horàries que els interessen. Per exemple, si un resident vol reservar la nostra pista de pàdel una setmana abans i la franja desitjada ja està reservada, la nostra aplicació hauria de notificar-nos si la reserva existent es cancel·la i permetre'ns reservar-la nosaltres mateixos.
- Compartir reserves entre diverses instal·lacions. Això passa més sovint del que ens agradaria i, un cop més, les pistes de pàdel solen ser l'exemple més comú. En urbanitzacions on hi ha més d'una pista de pàdel, la normativa estableix límits a les reserves de pàdel dels residents per a totes dues pistes. És a dir, un resident té límits sobre quantes vegades pot reservar una pista o l'altra. La nostra aplicació hauria de permetre compartir les reserves entre les dues pistes i aplicar els límits a totes dues alhora.
Ara ja tenim una aplicació de reserves realment intel·ligent. Ja no es tracta només de gestionar espais, sinó que a més afegeix funcionalitats que la fan molt més útil per a les finalitats que normalment requereixen les associacions de veïns.
I si, en lloc de fer-la només més intel·ligent, la fem més completa?
Però no només és possible millorar la seva intel·ligència; també podem fer-la més completa perquè satisfaci les necessitats de les associacions de veïns no només durant el procés de reserva, sinó també mentre les instal·lacions estan en ús. I per fer-ho, hi ha dues qüestions recurrents que sovint acompanyen les reserves:
- Pagaments de reserves. Cada cop més, ens trobem amb casos en què les comunitats de veïns volen cobrar una determinada tarifa per l'ús d'una instal·lació o com a dipòsit per a la responsabilitat derivada d'aquest ús. Per exemple, les comunitats de veïns sovint volen cobrar als veïns que reserven la pista de pàdel després d'una certa hora de la tarda perquè cal enllumenar la pista, la qual cosa suposa un cost addicional. També és habitual que es demani una fiança per a la reserva d'una sala d'actes comunitària, que es retorna un cop s'ha comprovat que la sala es troba en bon estat després de l'ús. En tots dos casos, la capacitat de fer pagaments associats a les reserves és una característica complementària que afegeix més valor a la nostra aplicació de reserves.
- Gestió d'accés. Un altre requisit que sorgeix implícitament de l'ús de les instal·lacions comunitàries és el control de l'accés a aquestes. Volem controlar i limitar qui pot fer una reserva, però també volem controlar qui accedeix a les nostres instal·lacions. La nostra aplicació de reserves podria controlar el sistema d'accés electrònic de la instal·lació de manera que només s'hi pugui accedir si s'ha reservat prèviament. I no només l'accés; també podríem garantir que, tornant a l'exemple anterior de les llums, aquestes s'encenguin i s'apaguen automàticament si la reserva inclou l'ús de les llums.
Aquestes dues solucions serveixen per millorar la nostra aplicació de reserves i portar-la a un nivell d'intel·ligència que no només compleix els requisits necessaris de les comunitats de veïns, sinó que també resol els problemes associats al seu ús mitjançant el pagament i l'accés. Amb aquestes solucions addicionals, la nostra aplicació per a comunitats de veïns es converteix en una aplicació de reserves intel·ligent que satisfà totes les necessitats d'una comunitat de veïns moderna.
