Que é unha aplicación de reservas?
Unha aplicación de reservas é tan sinxela como o seu nome indica: unha aplicación móbil que podes usar para xestionar reservas. Pero, por suposto, hai aplicacións e logo hai aplicacións, e aquí imos falar do que consideramos unha aplicación de reservas intelixente: algo que vai un pouco máis alá do que puideses ver ata agora.
Porque normalmente, ao facer reservas en comunidades que usan unha aplicación, estas adoitan ser moi básicas. Tan básicas que só che permiten establecer franxas horarias para cada instalación que queiras reservar e marcar esa franxa como reservada ou non reservada. Aínda que isto funciona para moitas comunidades, pronto resulta insuficiente para os requisitos necesarios para xestionar este tipo de instalación correctamente.
Engadimos intelixencia ao proceso de reserva
Para nós, unha aplicación intelixente de reservas debe ter moitas máis funcións que simplemente manter un rexistro das franxas horarias de cada día. Cremos que debería incluír, como mínimo, as seguintes funcións:
- Horario diferente cada día. Debe permitir establecer un horario distinto para cada día da semana, con franxas horarias diferentes se é necesario. Por exemplo, os fins de semana pódese reservar unha pista de pádel ata máis tarde que entre semana.
- Diferentes franxas horarias cada día. Ademais, as franxas horarias definidas poden ter diferentes duracións, de xeito independente para cada día.
- Bloqueo de franxas horarias. A miúdo é necesario bloquear franxas horarias, xa sexa para mantemento ou para eventos especiais como clases, festas ou reunións. Debe permitirse o bloqueo entre datas, entre horarios e entre días da semana, e tamén debe definirse usando as tres variables simultaneamente. Volvendo ao exemplo anterior, bloquear a pista de pádel todos os martes de 11:00 a 13:00 durante maio e xuño porque se imparten clases é algo que sucede con frecuencia nunha comunidade.
- Faixas horarias con límites de capacidade. Para certas instalacións, non basta con permitir a reserva dunha franja horaria; tamén debe ser posible xestionar a capacidade, o que significa que se controla o número de persoas que poden usar a instalación durante unha franja horaria determinada. Un bo exemplo é a miúdo un ximnasio comunitario pequeno, que non debería ter máis de 5 persoas usándoo ao mesmo tempo. Para conseguilo, a aplicación de reservas debe xestionar unha lista de reservas na que, ademais de anotar o franxo horario desexado, leva un rexistro das persoas que asistirán, activando ou desactivando a reserva se o aforo está completo.
- Límites de uso. Hai moito que discutir aquí, pero nas comunidades de propietarios é práctica habitual que as reservas se limiten por vivenda, non por persoa, xa que as cotas comunitarias se calculan por vivenda (e a súa cota) en lugar de por persoa que viva nela. Por iso, cómpre xestionar os límites de reserva para cada propiedade da comunidade e, ademais de poder retirar o permiso de reserva aos residentes morosos (o cal xa é posible legalmente en España), a aplicación de reservas debe establecer límites no uso das instalacións. Normalmente defínense o número de días de antelación con que se pode facer unha reserva, o número máximo de reservas por día e o número máximo de reservas para os días de antelación. As normas varían moito dunha comunidade a outra, pero estas variables poden abarcar a maioría delas.
- Horarios de apertura de reservas flexibles. Como se mencionou anteriormente, os límites de uso deben ser definibles, pero estes límites tamén deben basearse en horarios de apertura de reservas flexibles. Isto permite, por exemplo, reiniciar o contador destes límites a cero nun momento específico do día ou reinicialo despois de completar cada reserva. Isto debería ser configurable para cada comunidade.
Coas exixencias anteriores en vigor, xa dispoñemos dunha aplicación de reservas para comunidades que incorpora un grao de intelixencia nos seus procesos. Noutras palabras, permite configurar diferentes opcións para cada comunidade de xeito que se axuste o máis posible ás normas de reserva aprobadas nos seus estatutos.
Que pasaría se levásemos o nivel de intelixencia un paso máis aló?
Pero se queremos cumprir certos requisitos de comunidades específicas —que adoitan ser únicas pero esenciais para o seu funcionamento—, a nosa aplicación de reservas debe ir aínda máis alá. Ademais do anterior, debería incluír certas funcións que melloren aínda máis a súa intelixencia:
- Períodos de cancelación e exención. Cremos que debería ser posible definir estes períodos para cada instalación. Estes serían un conxunto de minutos durante os cales non se poden cancelar as reservas ou durante os cales se poden dispensar os límites de reserva establecidos. No primeiro caso, definir un período de cancelación de reservas evita que os residentes fagan reservas continuamente e as cancelen só uns minutos antes da hora da reserva. Co período de exención no segundo caso, permitimos que unha instalación que non foi reservada poida ser reservada de novo por residentes que superaron os límites establecidos, todo co fin de maximizar o uso das instalacións.
- Notificacións de cancelación. A nosa aplicación intelixente de reservas debería notificar aos residentes se as reservas para os franxas horarias que lles interesan se cancelan. Por exemplo, se un residente quere reservar a nosa pista de pádel unha semana antes e a franxa desexada xa está reservada, a nosa aplicación debería notificarnos se a reserva existente se cancela e permitirnos reservala nós mesmos.
- Compartición de reservas en varias instalacións. Isto sucede con máis frecuencia da que nos gustaría e, unha vez máis, as pistas de pádel adoitan ser o exemplo máis común. Nas comunidades que teñen máis dun campo de pádel, o regulamento establece límites ás reservas de pádel dos residentes en ambos os campos. Noutras palabras, un residente ten límites en canto á frecuencia coa que pode reservar un campo ou outro. A nosa aplicación debería permitir compartir as reservas entre ambos os campos e aplicar os límites a ambos ao mesmo tempo.
Agora temos unha aplicación de reservas verdadeiramente intelixente. Xa non se trata só de xestionar espazos, senón que engade funcións que a fan moito máis útil para os fins que normalmente requiren as comunidades de propietarios.
Que pasaría se, en lugar de facelo simplemente máis intelixente, o fixésemos máis completo?
Pero non só é posible mellorar a súa intelixencia; tamén podemos facela máis completa para que cubra as necesidades das comunidades de veciños non só durante o proceso de reserva, senón tamén mentres as instalacións están en uso. E para iso, hai dous problemas recorrentes que a miúdo acompañan ás reservas:
- Pagos de reservas. Cada vez máis, atopamos casos nos que as comunidades de propietarios desexan cobrar unha determinada cantidade polo uso dunha instalación ou como depósito de responsabilidade derivada dese uso. Por exemplo, as comunidades de propietarios adoitan querer cobrar aos veciños que reservan a pista de pádel despois dunha certa hora da tarde porque hai que acender as luces da pista, o que supón un custo adicional. Tamén é habitual que se esixa unha fianza ao reservar unha sala de eventos comunitaria, que se devolve unha vez inspeccionada a sala e comprobada que está en bo estado tras o uso. En calquera caso, a capacidade de realizar os pagos asociados ás reservas é unha característica complementaria que engade máis valor á nosa aplicación de reservas.
- Xestión de accesos. Outro requisito que xorde implícitamente do uso das instalacións comunitarias é o control do acceso ás mesmas. Queremos controlar e limitar quen pode facer unha reserva, pero tamén queremos controlar quen accede ás nosas instalacións. A nosa aplicación de reservas podería controlar o sistema de acceso electrónico da instalación de xeito que só se conceda acceso aos que a reservaron previamente. E non só o acceso; tamén poderiamos configuralo de xeito que, volvendo ao exemplo anterior das luces, estas se poidan acender e apagar automaticamente se a reserva inclúe o uso das luces.
Estas dúas solucións serven para mellorar a nosa aplicación de reservas e levala a un nivel de intelixencia que non só cumpre cos requisitos necesarios das comunidades de propietarios, senón que tamén resolve os problemas asociados ao seu uso mediante o pago e o acceso. Con estas solucións engadidas, a nosa aplicación para comunidades de propietarios convértese nunha aplicación de reservas intelixente que cumpre todas as necesidades dunha comunidade de propietarios moderna.
