Que pasa coas notificacións aos residentes da asociación de vivendas?
Despois de tanto tempo traballando con asociacións de veciños, podo asegurarlle que a primeira queixa que adoitan facer os residentes sobre a xestión da súa comunidade refírese á comunicación. Concretamente, á comunicación que reciben da súa empresa de xestión de propiedade ou da xunta de goberno en relación cos asuntos que lles interesan.
E non me refiro ao contido destas comunicacións, nin sequera ao seu número; refírome a algo tan sinxelo como o feito de que non chegan a todas as persoas. Ou, polo menos, non todas poden velas cando e como queiran. Algo que non debería ser un problema na era actual da comunicación segue a ser o talón de Aquiles de moitas comunidades de propietarios e a fonte doutros problemas relacionados, xa que non se manteñen aos residentes ao día en asuntos de importancia para eles.
Está claro que o número de avisos e mesmo o seu contido deberían estar en consonancia co tipo de comunidade na que vivimos. Hai urbanizacións nas que case non hai interacción entre os veciños e onde a vida cotiá xira exclusivamente en torno ao control do pago das cotas de comunidade. Estas son normalmente urbanizacións antigas, nas que non hai servizos comúns agás a calefacción e o ascensor, e onde os veciños non teñen interese en mellorar certos aspectos da urbanización.
Con todo, hai outras comunidades que son todo o contrario: onde hai zonas comúns que hai que reservar, servizos compartidos como a auga ou a electricidade, certas características automatizadas e mesmo onde a vida entre os residentes é rica e cómoda. Lóxicamente, os xestores de comunidade teñen moito máis que informar neste segundo tipo de comunidade. É máis probable que haxa máis decisións que tomar, cambios que implementar e áreas de mellora. E tamén é moi probable que os intereses dos veciños estean en mellorar a súa vida cotiá a través de pequenas accións.
Pero deixando de lado tales contrastes, a forma en que os administradores comunican estes cambios, decisións ou asuntos que afectan á comunidade aos veciños varía moito e segue sendo un asunto pendente ata hoxe.
Pero quen son os veciños?
Pois si, tal e como o liches. Incrediblemente sinxelo, pero raramente se atopa nunha comunidade de veciños. Podo asegurarte que é case imposible atopar unha comunidade que teña unha lista actualizada de propietarios que conteña mesmo a información mínima requirida: nome da propiedade, nomes completos dos propietarios e datos de contacto.
Moitas veces, nin sequera o xestor da propiedade ten esta información. E non estamos dicindo que sexa culpa súa, pero esa é a realidade. Os residentes normalmente non actualizan os seus datos de contacto nin comunican os cambios nas súas propiedades. E, desde logo, tampouco informan dos inquilinos que viven alí. Aínda que debería ser obrigatorio e lóxico, isto xeralmente non sucede.
Por iso, na nosa aplicación Onzane, cada residente pode actualizar facilmente os seus datos de contacto: pode cambiar a súa información a través da aplicación simplemente actualizando o seu nome e apelidos e o seu enderezo de correo electrónico. Inmediatamente e desde calquera lugar. Pero tamén poden usar unha función incluída en todos os nosos plans Pro, que lles permite informar facilmente de calquera outro cambio nos seus datos e verificar que o xestor da propiedade os recibe e os actualiza cando sexa necesario.
E este método de actualización de información tamén inclúe datos sobre os inquilinos. Cada residente pode especificar se a súa propiedade está alugada e proporcionar os datos de contacto do seu inquilino. O xestor da propiedade pode contactar facilmente con estes inquilinos a través da aplicación, e non é necesario que os residentes contacten co xestor da propiedade para informar de ningún cambio.
Non recibín o aviso
Unha vez que está claro quen son os residentes dunha comunidade, o seguinte problema que xeralmente xorde provén dun rasgo común á maioría das persoas: pasar a responsabilidade a outra persoa. O problema non é meu, é do outro. Noutras palabras, unha vez que temos os datos de contacto claros e actualizados do veciño, e procedemos a enviar os avisos necesarios a eses contactos, os veciños queixánse de que non os recibiron, de que non chegou ningún correo electrónico ou de que ninguén deixou nada no seu domicilio.
E non importa que método de contacto se use—sexa o correo postal, o correo electrónico ou os infames avisos pegados no ascensor da comunidade—sempre hai residentes que afirman que non foron informados porque non lles chegou nada. Teñan 20 ou 300 veciños na comunidade, sempre hai un determinado porcentaxe nesta situación. E está claro que os medios de contacto que se empregan normalmente non permiten verificar a entrega, pero tamén é certo que é un problema demasiado grande ter sempre un porcentaxe de persoas ás que non se lles chega.
Estes son os problemas que atopamos con cada un dos métodos empregados:
- Correo: case ninguén o usa, é moi caro e, ademais, non garante a entrega, nin sequera a tempo. Noutras palabras, no século XXI aínda hai veciños que queren recibir avisos por correo e, por suposto, iso significa que o custo de facelo é alto ou moi alto, dependendo de con que frecuencia se envíen. Ademais, non podemos garantir que os residentes o reciban, nin sequera que o reciban a tempo, xa que pode atrasarse ou poden non estar na casa por diversos motivos, como estar de viaxe, tratarse dunha segunda vivenda, vivir noutros países, etc.
- Correo electrónico: en teoría, un medio de entrega rápido que debería funcionar correctamente. Con todo, hai dous problemas inherentes: que recibimos centos de correos electrónicos e que a tecnoloxía detrás do correo electrónico aínda non garante unha entrega efectiva: os correos adoitan acabar clasificados como spam e, en última instancia, sen lerse. Moitos residentes queixan de que teñen que buscar os correos electrónicos entre todos os demais que reciben, de que os borran por accidente ou de que os marcan como spam e non os reciben desde entón.
- Un aviso no taboleiro de anuncios: nin sequera se está asinado polo presidente. É moi pouco probable imaxinar que todo o mundo o vaia ler. Iso nunca sucede e nunca sucederá, xa que hai moitas razóns para iso, e sempre aparecerá algunha aínda máis improbable que remate por suceder e nos impida lelo a tempo.
Autoxestión do canal de comunicación
E despois de todo o descrito anteriormente, chegamos á idea de mellorar este sistema de comunicación, que en última instancia consiste en permitir que cada residente o xestione por si mesmo. Noutras palabras, cada residente escolle o método polo cal desexa recibir notificacións de que se emitiron anuncios de interese. No noso caso, os métodos posibles son as notificacións push nun teléfono móbil ou o correo electrónico (ou ambos).
Ademais de esta autorxestión, a nosa aplicación dispón dun repositorio dedicado exclusivamente aos anuncios. Estes non poden ser eliminados polos residentes. Para cada anuncio enviado polo administrador, gárdase nun repositorio de anuncios ao que cada residente pode acceder en calquera momento, ordenados por data e incluíndo todos os documentos adxuntos. Entón podemos escoller como desexamos ser notificados de cada novo anuncio emitido, xa sexa mediante notificación push ou correo electrónico. No primeiro caso, o noso teléfono móbil alertaranos da súa existencia de inmediato tan pronto como se publique. No caso do correo electrónico, ademais dunha notificación da súa existencia, recibiremos o contido do aviso no propio correo electrónico, por se non queremos abrir a aplicación. Pero en calquera caso, sempre permanecerá gardado no repositorio de avisos dentro da aplicación de residentes.
Mellorar a distribución de anuncios
Unha vez que temos o proceso de notificación e almacenamento dedicado a unha sección da aplicación, xorden outros tipos de problemas que tamén podemos resolver cun pouco de imaxinación.
Por exemplo, temos comunidades de propietarios que agrupan varias comunidades de veciños nas que o administrador pode querer enviar anuncios só a unha comunidade concreta, non a toda a comunidade de propietarios. Solucionamos isto permitindo ao administrador especificar, ao enviar o anuncio, a que grupo de propiedades debe enviarse.
Outro exemplo: hai casos nos que os administradores non queren que se notifique aos residentes do envío dun aviso en particular. Estes casos son pouco frecuentes, pero para avisos de menor importancia ou en comunidades que reciben un gran número de avisos, esta necesidade xorde ocasionalmente. Na nosa aplicación, o administrador pode elixir se notificar ou non aos residentes dun aviso en particular.
Un último exemplo: en moitas ocasións, os avisos requiren un documento adxunto, que ben complementa o contido do aviso, ben o amplía ou simplemente o duplica con carácter oficial. En moitas aplicacións de comunidade, a visualización destes documentos adxuntos realízase fóra da propia aplicación, empregando o visor de documentos necesario. Na nosa aplicación, se o documento é un PDF (95% das veces) ou unha imaxe (o 5% restante), o anexo móstrase dentro da propia aplicación, o que evita moitos problemas, xa que non depende de que o teléfono móbil do residente teña un programa para ver PDF ou imaxes.
En resumo, os avisos enviados coa nosa aplicación léronse un 25 % máis a miúdo que coas métodos tradicionais, e isto é de suma importancia cando falamos de información relevante para os residentes. Co noso sistema, evitamos, por unha banda, que os administradores teñan que actualizar os datos de contacto dos residentes e, por outra banda, ter que decidir cal é o método de notificación que prefire cada residente. Na aplicación Onzane, o administrador simplemente crea un novo aviso e cada residente recibe unha notificación que seleccionou el mesmo, e todos os avisos gárdanse nun repositorio que se pode consultar en calquera momento.
Se queres ver como os residentes poden ver os avisos que reciben a través da nosa aplicación, aquí tes un vídeo que che amosa como:
