Como comunicar os gastos de consumo aos veciños dunha comunidade

Gastos de consumo nas comunidades

Existen certas comunidades de propietarios onde determinados gastos se reparten entre os membros da súa comunidade en proporción ao seu uso. Por exemplo, os custos de calefacción ou de consumo de auga adoitan ser moi habituais en moitas comunidades.

Estes gastos impútanse proporcionalmente ao seu uso, e normalmente inclúen os custos asociados ao propio consumo, pero tamén os custos fixos de mantemento do propio servizo. En moitos casos, estes servizos tamén son prestados por empresas subministradoras externas á comunidade, que son as que fan as lecturas e determinan o consumo de cada inmoble, para emitir recibos ou facturas aos devanditos propietarios.

Posteriormente, adoita ser a administración de bens da comunidade a que elabora os documentos definitivos, os comunica a cada propietario, realiza a remisión dos cobros e controla o seu estado de pagamento, mantendo a contabilidade de todos os inmobles xunto coa propia contabilidade comunitaria.

Como comunicar estes gastos aos veciños

Na actualidade, esta comunicación entre a administración inmobiliaria e os propietarios non adoita utilizar un proceso moi automatizado e descárgase en tarefas administrativas personalizadas onde, a través de diferentes medios como correo electrónico ou comunicacións xerais, se lles comunica aos veciños estas cantidades. É algo que non adoita ser automático, nin procesual, e moito menos ter toda a información sobre o devandito consumo. Porque seguro que hai moitos casos nos que a comunicación se basea en indicar un importe total, sen máis información relacionada; ou nin sequera existe esa comunicación, os veciños infórmanse dos seus gastos a través dos gastos bancarios das súas contas correntes.

Evidentemente este proceso de comunicación de datos aos veciños pode mellorarse moito respecto da situación actual, permitindo que os veciños reciban ao instante información sobre o seu consumo, de forma completa e elaborada, incluíndo un documento que sirva de recibo ou onde se inclúa todo o cálculo empregado para elaborar o seu importe; e finalmente onde se inclúe tamén o estado do seu pagamento, mediante notificacións previas e tamén despois do cobro.

Deste xeito, na nosa app Onzane, os veciños poden recibir notificacións push nos seus teléfonos móbiles en cada paso do proceso: cando se elaboran os recibos, cando son trasladados a cobro e cando se obtén un resultado, sexa acertado ou erro. Ademais destas notificacións, os veciños poden visualizar na app as lecturas de consumo, os datos do documento e finalmente o propio documento con todos os cálculos empregados para elaborar o importe total.

Como integrar información na nosa aplicación

Para conseguir o funcionamento desexado, existe un punto vital no que a información debe fluír entre o sistema de información de xestión de inmobles e a nosa aplicación, para que se poidan realizar accións de notificación e mostrar os datos aos veciños de forma adecuada. Este paso é o que se denomina integración de datos entre dous sistemas de información, o da administración da propiedade e a nosa propia aplicación Onzane.

Neste punto hai dúas alternativas que sempre propoñemos ás administracións patrimoniais:

• Integración automática: é o sistema máis axeitado, xa que todo o proceso prodúcese de forma automática sen apenas intervención humana, polo que se reducen o tempo, os recursos e tamén os posibles fallos no intercambio de información. Pero, lamentablemente, esta opción require que o sistema de información de xestión de inmobles (normalmente baseado en programas propietarios moi pechados) poida dalgún xeito utilizar procesos tecnolóxicos para o intercambio de información baseados en API. Onzane permite este intercambio, pero descubrimos que os sistemas de administración de inmobles normalmente non o permiten.
• Integración manual: se non podemos realizar un proceso automatizado, sempre podemos facelo manualmente, aínda que normalmente require máis tempo e recursos para facelo. Existen formatos de ficheiros, como Excel ou CVS, que permiten exportar información dos sistemas de administración de bens e importala posteriormente á nosa aplicación, integrando así a información necesaria e realizando as accións de notificación requiridas. Este proceso tamén se admite na nosa aplicación, aínda que normalmente require un desenvolvemento previo porque os formatos de datos que existen normalmente son diferentes entre as distintas comunidades. Nada que o noso equipo de desenvolvemento de software non poida facer.

Integración automática de datos

Para permitir a integración automática de datos, Onzane ofrece unha API aberta que pode ser utilizada libremente polas administracións inmobiliarias. Esta tecnoloxía de integración de datos adoita ser a máis utilizada na actualidade para integrar información entre dous sistemas informáticos diferentes, e permite conseguir intercambios de forma totalmente automática.

Nas administracións de explotacións onde sexa posible realizalas, Onzane colabora co necesario para crear puntos de integración personalizados se é necesario, para conseguir a máxima integración e automatización do proceso. É algo ao que estamos afeitos e que ofrecemos gratuitamente ás administracións patrimoniais.

Integración manual de datos

Para integrar manualmente o consumo dos veciños na nosa aplicación, contamos cunha funcionalidade na nosa aplicación que permite importar manualmente os datos a través de arquivos nalgún formato axeitado.

O proceso parte de ter todos os datos posibles nun ficheiro nalgún formato aberto que permita a súa lectura. Este ficheiro adoita existir en todas as administracións patrimoniais de cada comunidade afectada, e adoita xerarse a partir do seu propio sistema de contabilidade e dos datos recibidos polas empresas que len os contadores para o devandito consumo. En todo caso, sempre será posible elaboralo adecuadamente segundo as necesidades requiridas.

Na nosa aplicación incluímos un sistema para procesar estes ficheiros de consumo de forma asíncrona, para que a administración os suba á nosa aplicación, e tratámolos incorporando a información de consumo a cada vivenda, realizando notificacións push aos veciños e mesmo xerando documentos que posteriormente poderán descargar os veciños desde a aplicación.

Deste xeito, é posible ter todos os veciños informados na mesma aplicación que utilizan na súa comunidade e que lles permite realizar todos os trámites necesarios. Esta nova función tamén lles permite recibir puntualmente os xustificantes detallados do seu consumo, facilitarlles o coñecemento dos seus cálculos e, finalmente, mesmo descargar os documentos en calquera momento.

Ao mesmo tempo, a Administración inmobiliaria, a través dos seus servizos, mantén informados con prontitude e detalle aos veciños das súas comunidades sobre a súa información de consumo, ofrecendo un servizo dilixente, un único punto de información e, finalmente, unha mellor calidade que redundará nunha maior fidelidade dos seus propios clientes.