Cómo gestionar un programa de pases en una Comunidad de propietarios
Los programas de pases de una Comunidad
Un programa de pases es una generalidad de los múltiples programas que suelen existir en ciertas Comunidades de vecinos para controlar el acceso a alguna instalación comunitaria. Suelen estar basados en elementos físicos como carnets, invitaciones, bonos y similares. Con estos elementos se restringe y autoriza el acceso a dicha instalación conforme a la política implantada en las normas de la Comunidad.
Es muy habitual su uso en instalaciones como piscinas o clubes comunitarios. En estas instalaciones se necesita controlar su acceso para evitar que o bien sean utilizadas por todos los propietarios de manera indiscriminada, o sea utilizada por personas externas a la Comunidad. En algunos casos estas instalaciones se encuentran además fuera del recinto propio de la Comunidad, y por tanto se hace necesario identificar a las personas que acceden a la misma.
El caso del control de acceso a las piscinas en verano es muy habitual por diversas circunstancias: o bien no todos los propietarios tienen acceso a la psicina común porque se exija cierto nivel de propiedad o un pago adicional para dicho servicio, o bien se requiere controlar el aforo para no mantener la instalación saturada de personas en ciertos días punta. Igualmente, en estas instalaciones se puede permitir el acceso de personas externas a la Comunidad pero que llegan acompañadas por residentes de la misma, son los amigos o invitados que también necesitan ser restringidos en número o periodicidad.
En los clubes comunitarios también es muy habitual encontrar estos programas, donde sólo los propietarios de la comunidad (y su núcleo familiar) son permistidos a acceder, y donde se restringe el eaccso a personal externo bajo ciertas circunstancias. Suelen aparecer conceptos como número de accesos, días de acceso, número de acompañantes, etc. para conseguir dicho control de acceso al club.
En definitiva todos estos programas que utilizan medios físicos para restringir el acceso a una instalación común los denominamos programas de pases, donde un pase es una forma de autenticar el acceso a la instalación. Normalmente un pase es otro elemento físico que identifica a las personas, o sus propiedades. Y aquí aparece el primer gran problema de los programas de pases actuales: quién se encarga de generar (y mantener) esos elementos físicos (carnets, tarjetas, invitaciones, etc.) entre los propietarios.
La distribución de los pases
Todos los programas de pases necesitan definir ciertos aspectos, pero quizás el principal sea cómo se distribuyen los pases en la Comunidad. Es decir, en función de qué variable se asignarán pases a las propiedades o propietarios. Cabe indicar que generalmente al ser una comunidad de propietarios, los pases se distriuyen por propiedad. Al igual que otros derechos como las reservas de especios comunes, la asignación de pases se realiza normalmente en función de las propidades de la comunidad y así los pases se asignan a las propiedades de las mismas, no a sus propietarios directmente.
Además de esta situación, se hace necesario establecer cómo se van a distribuir esos pases entre todas las propiedades de la Comunidad, y ahí suelen aparecer dos modelos diferenciados:
- Distribución homogénea: todas las propiedades pertenecientes a la comunidad reciben el mismo número de pases para una temporada determinada.
- Distribución heterogénea: el número de pases a distribuir a cada propiedad depende de factores como la aportación de dicha propiedad a la comunidad, o la situación de la propiedad en la comunidad. Por ejemplo, ciertas propiedades más grandes tienen más pases, mientras que a las más pequeñas se le distribuye menos cantidad. En este caso cada propiedad recibe un número de pases diferente en función de ciertas características de la propiedad.
Además de los tipos indicados, se debe tener en cuenta para la distribución de los pases su periodicidad, es decir cada cuánto tiempo se distribuyen nuevos pases, y el modo de uso de los mismos, es decir, si los pases pueden utilizarse ilimitadamente durante cada día o bien sólo permitirán un único uso.
Finalmente, existen casos en que esta distribución de pases se realiza de manera automática, sin coste para los propietarios, o bien de manera que tienen un coste y por tanto los propietarios deben comprar los pases que se les distribuirán. También pueden existir modelos híbridos, en los cuales se permite distribuir cierto número de pases sin coste, pero los propietarios pueden adquirir pases adicionales mediante su compra.
En definitiva, la distribución de los pases en cada Comunidad es diferente, pero la mayoría de programas utilizan algunas de las circunstancias descritas anteriormente para distribuir los pases entre las propiedades pertenecientes a la Comunidad.
Otros aspectos del programa de pases
Además de la distribución de los pases, el programa de cada comunidad puede definir otros aspectos relacionados que también tienen importancia y que es preceptivo describir:
- El ámbito: normalmente cada programa de pases tiene un ámbito muy concreto. No suelen existir programas de pases para acceder a toda la comunidad obviamente, sino que existen programas de pases para ciertas instalaciones. Incluso en algunas comunidades pueden existir más de un programa de pases que afectan a diferentes instalaciones y donde cada uno tiene unas características también diferentes.
- Los residentes: además de la propiedad, en ciertos casos de programas también existen características que lo definen en función de quién es la persona que lo utilice. Por ejemplo ciertos programas sólo se permiten su utilización a los propietarios y sus familiares, pero no a los inquilinos de la comunidad. O ciertos programas permiten un número de invitados limitado o incluso no los permiten y sólo los residentes de la comunidad pueden hacer uso del mismo.
En definitiva, una vez que un programa de pases está definido en una comunidad y se han distribuido los pases acorde a la normativa, dichos pases pretenden funcionar como un acceso a una instalación en un momento determinado. Independientemente de si su uso es ilimitado o único, el pase permite acceder a través de una puerta, un torno o estructuras similares a una instalación. Y ahí es donde se encuentra el segundo gran problema de los programas de pases en la actualidad de las Comunidades: cómo se controla el acceso físico a la istalación con lso pases.
Ya hemos definido cómo distribuirlos y los propietarios ya los tienen en su poder, pero a la hora de acceder por ejemplo a la piscina necesitan de algún elemento físico que restringa su acceso. Lo normal sería tener un sistema basado en un torno, de forma que cada pase permitiera la apertur del mismo y por tanto en acceso a la piscina. Pero esto no es lo habitual. Lo normal es contrarnos con situaciones como que existe una puerta para acceder a la piscina y que existe una persona que hace de controlador (o incluso el propio socorrista hace estas funciones) que se encarga de revisar los pases y permitir o no el acceso.
Ni cabe indicar que esta forma de restringir el acceso físico es muy costosa y nada automatizada, por lo que todos los procesos se hacen de forma manual y apenas existe un control entre quién ha acedido y cuándo, y mucho menos formas de generar estadísticas de uso.
La tecnología para los programas de pases
Teniendo conocimiento de los grandes problemas que afectan a la existencia de los programas de pases actuales de las comunidades, en Onzane nos propusimos solucionarlos haciendo uso de la tecnología. La distribución de los pases debe ser automatizada, evitando tener que distribuir carnets entre los propietarios cada temporada, además de gestionar sus extravíos y la existencia de nuevos residentes; y al mismo tiempo evitar costes altos al requerir de personal controlador para acceder a los recintos o instalaciones dentro del programa.
Hemos implementado pues la posibilida de definir, gestionar y controlar el acceso de los programas de pases utilizando nuestra plataforma en la que los que cada parte tienen su función:
- Los administradores pueden definir las reglas del programa de pases, desde su ámbito, a su distribución y su control.
- Los propietarios pueden hacer uso de su app para gestionar el acceso y su programa de pases. Y aquí hemos añadido funcionalidades adicionales como por ejemplo el préstamo de pases entre ellos.
- El control de acceso se automatiza en su totalidad y se pasa de un modelo de alto coste por temporada, a una inversión inicial y una amortización rápida de la misma en pocas temporadas.
Nuestra aplicación permite por tanto definir uno o varios programas de pases para la comunidad, donde es posible identificar la instalación y el sistema de acceso que se utilizará para la misma y que estará estrechamente integrado igualmente en nuestra plataforma. Además es posible definir también la distribución de los pases, y permitir cosas como una distribución homogénea y heterogénea de los mismos, así como su validez o su coste en su caso.
Los propietarios utilizan su app para concer el estado de sus pases en cada programa y pueden hacer acciones como prestar o silicitar el préstamo de pases entre ellos, o consultar la situación de los pases en tiempo real. Y por supuesto hacer uso de los pases, utilizando la propia app como método de identificación (ya no hacen falta tarjetas, ni carnets, ni nada más si no se quiere) u opcionalmente utilizando las propias llaves físicas de la comunidad.
Los administradores pueden conoocer igualmente en tiempo real quién accede utilizando pases a una instalación, pueden generar listados y estadísticas de uso y pueden cambiar la configuración del programa cuando deseeen sin involucrar retiradas o distribución de nuevos pases entre los propietarios.
Y finalmente, todo el sistema deja de requerir recursos humanos para hacer funciones de controlador de acceso o distribución de pases, utilizando a su vez elementos como tornos o puertas automatizadas integradas con la plataforma de Onzane.
Si quieres ver cómo funciona la parte de la app donde los propietarios gestionan el programa de pases, aquí te dejamos un vídeo:
