Cómo automatizar el acceso a una sala de una Comunidad de vecinos

La problemática del control de acceso a las salas comunitarias

Muchas comunidades de propietarios, sobre todo las más grandes en tamaño, suelen tener alguna sala comunitaria. Pueden ser salas multiactividad, para que los vecinos puedan celebrar eventos, o salas específicas adaptadas a espacio de trabajo, lectura o diversión.

En cualquier caso, todas estas salas comunitarias están a disposición de los residentes de la comunidad, que pueden utilizarlas ocasionalmente, conforme a la normativa establecida en dicha comunidad. Pero esto que parece sencillo provoca con el tiempo diferentes situaciones que es necesario resolver y que te resumimos:

• Gestión de su reserva: el primer asunto es cómo gestionar la reserva de dicha sala. Habitualmente la normativa de la comunidad recoge los límites, horarios y en general todo el proceso para poder reservar dicha sala.
• Gestión de su pago: no ocurre siempre, pero muchas comunidades establecen uno o dos precios para poder reservar la sala. Puede haber un precio de uso de la misma, que la Comunidad utiliza como forma de sufragar el mantenimiento de dicha sala, y también puede haber un precio de fianza, que se devuelve una vez se comprueba el buen uso de la misma. El cobro y devolución en su caso de estos importes es otro problema que sucede habitualmente.
• Gestión de su acceso: la sala existe y normalmente tiene una puerta de acceso, pero quién puede abrirla, cuándo y cómo. Este es otro de los puntos más conflictivos que trataremos especialmente a continuación.

Gestión de la reserva

Este es el problema de más fácil resolución. Es decir, podemos partir de lo que siempre se utiliza, que es un papel publicado normalmente en algún lugar de la comunidad, donde cada persona que solicita la sala debe rellenar su vivienda para marcarla como reservada.

Esto es simple, pero para empezar requiere que alguien esté continuamente actualizando dicho papel con el calendario. Y también requiere que es necesario bajar hasta el lugar donde se sitúe para hacer la reserva. Y lo mismo si posteriormente quiere cancelarse.

Algo tan simple y habitual hoy en día como usar una app para la reserva de la sala es más que sufuciente. Todo el mundo puede ver el calendario y hacer la reserva desde cualquier lugar. Para ello, con nuestra app de reservas de zonas comunes cubres totalmente las necesidades de gestión de la reserva.

Gestión del pago

En relación al pago de la reserva, como te contaba anteriormente pueden ocurrir algunas de estas situaciones: o no existe ningún tipo de precio para el uso de la sala, o existe un precio por uso, o bien existe un precio de fianza o finalmente pueden existir ambos casos, un precio por uso y un precio de fianza.

Además del precio, existe otra problemática asociada si existe, que es cómo se paga o se gestiona dicho pago. En muchas comunidades existen diferentes posibilidades, pero en general hay que pagarlo en efectivo al conserje (que retiene el pago y lo devuelve en concepto de fianza), hay que hacer una transferencia bancaria a la comunidad. En cualquiera de los casos es un sistema engorroso. Ni hoy en día todo el mundo usa efectivo, ni los conserjes tienen que lidiar con dinero ajeno, ni mucho menos es fácil conocer cuál es la cuenta bancaria de la comunidad.

Por eso, la misma app con la que gestionábamos la reserva puede también gestionarnos todo la configuración de precios y además el cobro y devolución de las fianzas. Con nuestra app de pagos permite abonar desde la misma app y con la tarjeta de crédito de los residentes el coste de estas reservas, ya sean precios por uso o por fianza, y también permite devolver dichas fianzas al comprobarse el uso correcto de la instalación. Es decir, un todo en uno que nos permite solucionar ambos puntos.

Gestión del acceso

Y finalmente nos encontramos con el último de los posibles problemas que supone una sala comunitaria, como es la gestión del acceso. Cómo controlar quién entra, cómo entra y cuándo entra a la sala comunitaria. En todas las comunidades los problemas aparecen cuando todos los residentes tienen la llave para entrar a la sala.

En este caso la solución más fácil consiste en automatizar el acceso. Es decir hacer uso de la tecnología para domotizar la puerta y permitir controlar in situ y remotamente los permisos de su apertura. También nuestra app permite solucionar esta problemática, y lo hace de manera que sea fácil automatizar la puerta de la sala. Estos serían los pasos:

1. Instalar una cerradura eléctrica. Dependiendo de la puerta, será necesario cambiar la cerradura existente e instalar una cerradura eléctrica. No hace falta que sea una cerradura inteligente de las que hay multitud en el mercado, sino simplemente una cerradura con accionamiento eléctrico, mucho más barata y fácil de instalar. Existen diferentes tipos, como abrepuertas o portilleros eléctricos, que permiten accionar un tope para que el resbalón de la puerta pueda pasar, y otras más complejas de tipo electromecánicas, de pernos y similares.
2. Instalar un relé inteligente. Una vez tengamos la cerradura eléctrica utilizaremos un relé para accionarla (abrirla o cerrarla). Para ello nosotros en Onzane utilizamos relés estándares del fabricante Shelly, que puedes comprar directamente e instalar de manera autónoma. La instalación es muy simple, estos relés actúan como interruptores eléctricos que activan o desactivan la cerradura.
3. Conectar el relé a internet. Si existe wifi o internet cableado en la sala, el relé lo usará para conectarse a internet. Si no existe cobertura de internet, siempre podrá instalarse o bien cableado hasta allí o bien un router 4G para dotar de conexión a internet. Nosotros en Onzane recomendamos routers estándares del fabricante Teltonika, y sin los que usamos nosotros mismos cuando hacemos alguna instalación que lo requiere.
4. Conectar el relé a Onzane. Una vez el relé accione adecuadamente la cerradura, tendremos que configurarlo para que se conecte a la aplicación Onzane. Nosotros tenemos nuestra propia nube, y no utilizamos la de Shelly, sino que el dispositivo se conecta directamente a nuestro servidor y nuestra aplicación se encarga de monitorizarlo y actuar sobre él. Para ello, necesitas configurar el usuario y contraseña del dispositivo, y los datos de configuración. Ambos datos puedes conseguirlo fácilmente en el panel de control de Onzane.
5. Configurar la automatización. Como último paso solo nos queda configurar cómo queremos que se comporte el control de acceso. Con nuestra aplicación, una vez tengamos configurado la sala, con sus horarios de reserva y sus precios, podemos establecer permisos para que solo quien haya reservado (y opcionalmente pagado) la sala pueda acceder a la misma. Por tanto, la sala permanecerá siempre cerrada y cuando algún vecino la reserve la podrá abrir una vez llegue la fecha y hora de su reserva, utilizando únicamente la propia app Onzane.

Todo estos pasos pueden ser realizados por alguien de la comunidad, nosotros tenemos casos donde algún vecino manitas ha realizado la instalación por sí solo, con nuestra ayuda. También puede contratarse a un electricista local que haga toda la instalación, contando también con nuestro soporte si lo necesita, y finalmente, nosotros mismos en Onzane tenemos instaladores externos con los que trabajamos habitualmente y que pueden desplazarse a instalar y adecuar la sala para automatizarla al completo.