Cristina Romero
La comunidad ya ha decidido cambiar de administrador. Se ha comunicado el relevo, hay una fecha prevista y la nueva administración está preparada para empezar. Entonces llega la entrega: varias carpetas, un enlace con archivos, un manojo de llaves y algunos correos reenviados. Parece que está todo, hasta que alguien pregunta por la reparación del portón o por el próximo vencimiento del seguro.
Ahí es donde se nota la diferencia entre recibir documentación y poder trabajar con ella. Un archivo llamado «seguro nuevo» no explica si la póliza sigue vigente. Una carpeta de facturas no dice cuáles están pendientes de pago. Y una llave sin identificar obliga a probar puertas hasta encontrar la correcta.
El traspaso al cambiar de administrador de fincas debe permitir que la comunidad siga funcionando desde el primer día. Para conseguirlo conviene entregar los documentos junto con su contexto: qué está vigente, qué queda abierto, quién lleva cada asunto y qué hay que hacer a continuación.
Esta guía se centra en esa parte práctica, una vez acordado el cambio. Vamos a recorrer el proceso con situaciones habituales y una checklist que puedes adaptar si eres presidente o formas parte de la administración entrante.
Qué debería resolver una buena entrega
Piensa en las preguntas que tendrá que contestar la nueva administración durante su primera semana. Qué pagos están próximos, a quién se llama si falla el ascensor, dónde está el acuerdo sobre una obra y qué proveedor tiene pendiente volver. La documentación entregada debería ayudar a responderlas.
Por eso merece la pena preparar tres bloques relacionados: el archivo documental, la situación de los asuntos abiertos y los medios necesarios para operar. En este último grupo entran llaves, mandos y accesos a los servicios que utiliza la comunidad.
Si uno de los bloques queda incompleto, los otros pierden utilidad. Se puede recibir el contrato de mantenimiento sin tener el contacto operativo. O conocer una reparación pendiente sin disponer del presupuesto que se aceptó. Detectar esas conexiones antes de cerrar la entrega evita empezar el relevo con una cadena de búsquedas.
Para organizar el archivo a largo plazo, puedes apoyarte en la guía sobre gestión de la documentación de una comunidad de propietarios. Durante el cambio, la prioridad es que ese archivo permita continuar el trabajo.
Antes de mover carpetas, acordad quién entrega y quién recibe
Designa a las personas que coordinarán el traspaso y el canal para comunicar lo que falte. Pueden participar la presidencia y las administraciones saliente y entrante, con las funciones que correspondan en cada caso. Lo importante es que una solicitud no vaya saltando entre varias personas sin responsable.
Fija también una fecha de referencia. Cuando se entrega una relación de saldos o recibos pendientes, hace falta saber a qué día corresponde. Entre la preparación del archivo y la recepción pueden producirse cobros, devoluciones o pagos que cambien la situación.
Como referencia legal, el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal incluye entre las funciones del administrador la custodia de la documentación de la comunidad a disposición de los titulares. Ese artículo no fija un plazo general de entrega de 30 días. Las condiciones y fechas del relevo deben concretarse según el marco aplicable y el contrato.
En la parte operativa, acordad cómo se entregarán los originales, los archivos digitales y los elementos físicos. Reservar un momento para revisar el inventario suele ser más útil que enviar material por varios canales y dar por hecho que alguien lo ordenará después.
Actas y acuerdos: qué se decidió y qué falta por hacer
El libro de actas es una pieza central, pero conviene revisar también los acuerdos que siguen teniendo efectos en la gestión diaria. Puede haber una obra aprobada que todavía no ha empezado, una contratación pendiente o una actuación que necesita seguimiento.
La nueva administración debería poder localizar el acuerdo, su fecha y los documentos relacionados. Si hay varias propuestas de una misma obra, identifica cuál se aceptó. De lo contrario, será fácil consultar un presupuesto antiguo y tomarlo por el vigente.
Incluye los estatutos, las normas de régimen interior y los datos básicos de la comunidad que correspondan. La relación de propiedades, cuotas y contactos necesarios para la gestión debe estar identificada y actualizada en la medida disponible, señalando cualquier revisión pendiente.
Con los originales, deja constancia de quién los recibe y dónde quedan. Una copia escaneada puede facilitar la consulta, pero hay que saber si también se ha entregado el libro físico. Son dos comprobaciones distintas y merece la pena reflejarlas en el inventario.
Cuentas y saldos: una cifra necesita su explicación
Recibir un saldo de 18.000 euros puede parecer suficiente hasta que aparecen varias facturas por pagar y una remesa pendiente. La nueva administración necesita entender qué representa esa cifra y con qué movimientos debe relacionarla.
Prepara la situación contable a la fecha acordada, los extractos bancarios y la conciliación disponible. Acompáñalos del presupuesto vigente, las cuentas correspondientes y la información sobre fondos, derramas y compromisos económicos abiertos. Identifica cualquier diferencia que todavía esté en revisión.
En los cobros, distingue los recibos cobrados, pendientes, devueltos o en proceso. En los pagos, relaciona las facturas con su estado y sus justificantes. Una factura guardada en una carpeta puede estar pagada, pendiente de validación o todavía a la espera de aclarar un importe.
También conviene señalar qué gestiones están próximas: un pago concertado, una remesa que debe prepararse o un recibo devuelto que necesita seguimiento. Esa información ayuda a que la administración entrante sepa por dónde empezar sin repetir actuaciones que ya se han realizado.
Cuando se detecta una diferencia, anota el detalle y quién debe revisarlo. Marcar el apartado como «recibido pendiente de comprobar» describe mejor la situación que cerrarlo sin haber relacionado los datos.
Contratos, seguros y proveedores: conserva la versión que está en uso
En las carpetas de una comunidad suelen convivir contratos, ofertas, anexos y propuestas que nunca llegaron a aceptarse. Todos pueden tener interés histórico, pero durante un cambio de administrador hace falta identificar lo que está vigente.
Revisa los contratos de suministros y servicios, sus anexos, los contactos operativos y las fechas relevantes. Señala los vencimientos o preavisos que deban comprobarse. Un contrato recibido el último día de un plazo deja poco margen para tomar decisiones.
Con el seguro, reúne la póliza, los recibos y la información de los siniestros abiertos. Si hay una reclamación en marcha, añade la referencia del expediente, la última comunicación y el siguiente paso. La nueva administración debe poder continuar la conversación sin pedir al vecino que vuelva a contar toda la historia.
Para los proveedores habituales, diferencia el contacto comercial del teléfono que se utiliza ante una avería. Es un detalle pequeño, pero muy práctico cuando el primer problema del relevo aparece fuera del horario de oficina.
Las instalaciones también tienen una historia que entregar
El ascensor, la puerta del garaje o el grupo de presión no empiezan de cero porque cambie el administrador. Pueden tener revisiones previstas, garantías vigentes, reparaciones recientes o problemas recurrentes que conviene conocer.
Reúne el inventario disponible, la documentación técnica, los manuales y las revisiones que correspondan a cada instalación. Relaciona los próximos mantenimientos e inspecciones con su fecha y su responsable. Si falta algo, deja constancia para poder solicitarlo.
Un ejemplo sencillo: la bomba ha fallado varias veces y el proveedor ya ha sustituido una pieza. Si esa información se pierde, la siguiente avería puede tratarse como si fuera la primera. Con el historial localizado, la administración puede explicar lo sucedido y consultar la actuación anterior.
La guía sobre inventario de activos en comunidades desarrolla cómo organizar esta información alrededor de los equipos. Para el traspaso, lo esencial es saber qué instalación es, dónde está, quién la mantiene y qué tiene pendiente.
Los asuntos abiertos merecen su propia relación
Este suele ser uno de los puntos más útiles de la entrega. Además de los archivos, prepara una lista de reparaciones, obras, siniestros, reclamaciones y gestiones que todavía necesitan una actuación. Así la nueva administración puede ver de un vistazo qué está en marcha.
Para cada asunto, explica qué ocurre, qué se ha hecho y qué falta. Añade la ubicación, la documentación relacionada, el contacto y la próxima fecha relevante. Una nota que dice «problema garaje» obliga a investigar. Una nota que indica «presupuesto aceptado, pieza solicitada y visita por confirmar» permite actuar.
Conviene distinguir una visita prevista de una visita confirmada. También una propuesta de una decisión tomada. Estas diferencias evitan que el nuevo responsable comunique al vecino una fecha que el proveedor aún no ha aceptado.
Si hay una gestión urgente, asigna a alguien aunque el inventario completo todavía se esté revisando. La comunidad seguirá teniendo necesidades mientras se organiza el traspaso, y cada una debe contar con un responsable reconocible.
Llaves y mandos: comprueba qué se entrega de verdad
Un manojo grande puede dar sensación de entrega completa. Hasta que se necesita la llave del cuarto técnico y nadie sabe cuál es. Por eso el inventario debería identificar qué abre cada elemento, cuántas unidades se reciben y si existe alguna prestada.
Comprueba las llaves de dependencias de gestión, armarios, cuartos técnicos y otras instalaciones que correspondan. Haz lo mismo con mandos y tarjetas. Si una copia está en poder de un proveedor, anota quién la tiene y qué debe ocurrir para cerrar ese préstamo.
También ayuda revisar el lugar de custodia y las personas autorizadas a realizar entregas. El cambio de administración no debería dejar a conserjería sin saber a quién consultar cuando llega un técnico.
La guía sobre registro y custodia de llaves en comunidades puede servir para establecer ese procedimiento. Durante el relevo, dedica unos minutos a contrastar el listado con los elementos físicos que realmente se reciben.
Accesos digitales: poder trabajar sin compartir contraseñas personales
La comunidad puede utilizar banca electrónica, correo, aplicaciones, certificados digitales o portales de proveedores. Entregar documentos sobre esos servicios no significa que la nueva administración tenga capacidad para utilizarlos.
Identifica cada servicio, su titular, las personas con permisos y el contacto para gestionar el cambio. Después tramita el alta, la representación o la modificación de acceso que corresponda mediante el procedimiento de cada entidad. Compartir una contraseña personal por un mensaje no resuelve correctamente ese relevo.
Comprueba que la persona entrante puede realizar las funciones necesarias antes de dar el apartado por completado. Revisa también los permisos anteriores y retíralos cuando proceda, coordinando la continuidad. La secuencia concreta puede variar según el servicio y las personas autorizadas.
Si un trámite sigue pendiente, indícalo con precisión. «Acceso bancario en gestión» es menos útil que saber qué documentación falta, quién debe aportarla y cuándo se volverá a comprobar.
Un ejemplo de traspaso que permite continuar el trabajo
Imaginemos una comunidad ficticia que cambia de administrador al finalizar el mes. Tiene una reparación del portón pendiente, un siniestro por una filtración y un mantenimiento ya concertado. La presidencia y ambas administraciones preparan un inventario con la situación a esa fecha.
En la reparación del portón se entrega el presupuesto aceptado, el contacto del proveedor y una nota que indica que la pieza está solicitada. En el siniestro se aporta la referencia, las comunicaciones y la documentación pendiente. El mantenimiento figura con su fecha confirmada y las instrucciones de acceso.
Durante la recepción se comprueba que falta una llave y que uno de los archivos del seguro no se abre. Ninguno de los dos puntos se da por resuelto: quedan anotados con una persona responsable y una fecha para revisarlos.
La nueva administración puede empezar a gestionar los asuntos abiertos mientras se completan esos faltantes. Cuando llega la pieza del portón, sabe a quién llamar y dónde consultar lo aprobado. El vecino que pregunta por la filtración recibe una respuesta basada en el expediente disponible.
Checklist para la entrega al cambiar de administrador
Después de preparar el contexto, utiliza una lista breve para comprobar que no se queda fuera ningún bloque. Puedes convertir cada punto en una fila del inventario:
- Actas, acuerdos y originales identificados.
- Estatutos, normas y datos básicos de la comunidad.
- Presupuesto, cuentas y saldos con fecha de referencia.
- Cobros, pagos, remesas y diferencias pendientes.
- Contratos vigentes, contactos y vencimientos.
- Seguros y expedientes de siniestros abiertos.
- Documentación técnica, garantías y revisiones.
- Reparaciones y otras gestiones con su siguiente paso.
- Llaves, mandos, tarjetas y préstamos por cerrar.
- Accesos digitales verificados y trámites pendientes.
Para cada elemento, registra el estado, la ubicación, el responsable y la fecha. Los estados pueden ser «recibido pendiente de comprobar», «comprobado», «pendiente de entrega» y «no aplicable». Añade observaciones cuando algo esté incompleto o necesite aclaración.
Al recibir los archivos, abre una muestra relevante y comprueba los documentos que condicionan las primeras actuaciones. Verifica que pertenecen a la comunidad, se pueden leer y corresponden al periodo indicado. Para los originales y las llaves, contrasta el inventario con la entrega física.
Cómo ayuda Onzane a mantener la información después del relevo
Una vez terminado el traspaso, merece la pena conservar el orden conseguido. Si los documentos vuelven a repartirse entre teléfonos y correos personales, el próximo cambio exigirá el mismo esfuerzo.
La gestión documental de Onzane permite organizar carpetas y documentos con repositorios comunes, privados y para grupos. Así se puede preparar una estructura en la que cada persona consulte la información que le corresponde.
Empieza por decidir quién mantiene cada apartado, cómo se identifica la versión vigente y dónde se guardan los documentos históricos. El archivo cotidiano mejora cuando esas decisiones forman parte de la forma de trabajar de la comunidad.
Si vas a incorporar documentación a Onzane, revisa el formato, la estructura y los permisos durante la implantación. La carga inicial debe plantearse a partir del material disponible; conviene comprobar su alcance antes de asumir que todo pasará automáticamente desde cualquier programa anterior.
El primer objetivo del nuevo administrador: saber qué toca hacer
Un relevo bien organizado permite que la nueva administración dedique sus primeros días a gestionar. Tendrá documentación que revisar y cuestiones que aclarar, pero contará con un mapa de lo recibido y de los asuntos que requieren atención.
Para la presidencia también supone una ayuda. Puede comprobar el avance del traspaso sin convertirse en intermediaria de cada archivo. Y los vecinos encuentran continuidad cuando preguntan por una reparación o una gestión que empezó antes del cambio.
Si quieres preparar esa organización en tu comunidad, puedes consultar el software de Onzane para administraciones de fincas o contarnos cómo está hoy vuestro archivo y vuestra operativa. A partir de ahí podemos revisar qué estructura os facilitaría el trabajo diario y los próximos relevos.
01
02
03