Nola kudeatzen dira une honetan gertakariak?
Orokorrean, bizilagunen elkarte bateko arazoen kudeaketa oso aldakorra da. Hainbeste non denez, ezin da prozesu estandar bat definitu guztientzat; antolatzeko modu asko daude, baina horien artean ohikoenak hauek dira:
- Bizilagunek arazoak jakinarazten dizkiote lehendakariari, WhatsApp bidez edo telefonoz, eta lehendakariak, ahal denean, helarazten dizkie higiezinen kudeaketa enpresari, posta elektroniko bidez edo telefonoz. Eta gero… ba, gauzak pixkanaka konpontzen dira.
- Bizilagunek arazoak jakinarazten dizkiote lehendakariari, WhatsApp bidez edo telefonoz, eta lehendakariak bidaltzen dizkie konpontzeko ardura duten pertsonei edo erakundeei, hala nola higiezinen kudeaketa enpresari, mantentze-lanetako langileei edo edozein zerbitzu-hornitzaileei.
- Bizilagunek arazoak zuzenean beren higiezinen kudeaketa enpresari jakinarazten dizkiote. Normalean posta elektroniko bidez, kudeaketa enpresaren webgunean edo telefonoz. Kudeaketa enpresarekin harremanetan jarri ondoren, gauzak berriro pixkanaka konpontzen dira.
- Bizilagunek gertakariak higiezinen kudeaketa-enpresak eskainitako aplikazio baten bidez jakinarazten dituzte. Kudeaketa-enpresak horiek kudeatu eta konpontzen ditu, eta normalean bizilagunei jakinarazten die arazoak konponduta daudenean.
Jakina, aukerarik gehienak ez dira egokienak. Batetik, salaketarako kanal desberdinak erabiltzen dituztelako, tarteko erakundeek askotan oztopoak sortzen dituztelako, eta, gainera, alderdi guztien arteko komunikazioa normalean ez dago edo oso eskasa da.
Prozesu hauek hobetzeko teknologia erabili dezakegu, denontzat erosoa den kanal bat erabiliz, alderdi guztien artean informazioa partekatuz eta txosten-prozesu osoa zentralizatuz, hobetzeko edo etorkizunean beharrezko baliabideak estimatzeko. Prozesu hau aldatzea lortzen badugu, onurak parte hartzen duten guztiei iritsiko zaizkie, ez bakarrik bizilagunei. Gertakariak azkarrago konpon daitezke, informazio-fluxuak argiagoak izango dira, eta, azken finean, alderdi guztiak pozago egongo dira beren lana argi definituta eta esparru zehatz batean kokatuta izateagatik. Eta hori, zalantzarik gabe, errazagoa da gertakariak kudeatzeko tresna egoki batekin lortzea.
Pausoaz pauso aztertuko dugu: zer da gertakaria eta zein motatakoak daude?
Egiazki, puntu garrantzitsua da hau definitzea. Kontuan izan behar dugu bizilagunen elkarte bateko 'gertaera' kontzeptu nahiko lausoa izan daitekeela, eta bizilagun batzuentzat gauza bat esan nahi duen bitartean, beste batzuentzat beste bat esan dezakeela. Badira, gainera, elkartearen kuotak ordaintzeko banku-kontua aldatzea gertaera gisa ikusten duten bizilagunak, beste batzuek, berriz, gai hau beren higiezinen kudeaketa enpresak kudeatu beharreko beste administrazio-lan bat besterik ez dela tratatzen dutenak.
Beste modu batera esanda, kontuan izan behar dugu gertakariak normalean bizilagunen elkartean sortzen diren arazoak direla, eta arazo horiek normalean jatorri teknikoa dutela eta konponbidea higiezinen kudeaketa enpresak edo prozesu horren arduradunak kudeatzen duen mantentze-zerbitzu baten esku dagoela. Bizilagun batzuek gertakari gisa jakinaraziko dituzte bizilagunen arteko elkarbizitzari edo komunitatearekin zerikusirik ez duten arazo pertsonalekin lotutako gaiak. Baina hori normala da, eta prest egon behar dugu dena modu berean kudeatzeko; edo, gutxienez, gure tresnak aukera hori kontuan hartu behar du.
Zein tresna erabili behar da gertakarien kudeaketarako?
Argi izan behar duguna da gertakariak kudeatzeko prozesu bat teknologia-tresna batek lagundu behar duela, kudeaketa-prozesu osoa jakinarazi eta jarraitzeko aukera ematen duena, bereziki bizilagunen elkarteen testuinguruan, non alderdi desberdinak elkarrekin elkarreragiten duten, bakoitzak bere interes propioak jokoan dituela.
Gure ustez, tresna honek honako oinarrizko funtzionalitate hauek izan beharko lituzke:
- Egoeraren jarraipena. Tresnak aukera eman behar die alderdi guztiei une oro jakiteko zein fasetan dagoen gertakaria, baita zein pertsona izan den inplikatuta eta zein informazio gehitu den fase bakoitzean ere.
- Erraza den txosten-egintza. Edozeinek gertakariak azkar eta erraz jakinarazi ahal izatea ahalbidetu behar du. Honek txostenean argazkiak eta bideoak bezalako informazioa gehitzeko gaitasuna barne hartzen du, konponbiderako ahalik eta xehetasun gehien lortzeko.
- Parte guztiek erabil dezaketen tresna. Inzidentearen kudeaketan inplikatuta egon daitezkeen interesdun potentzial guztiek tresna horretan modu berean parte hartzeko aukera izan behar dute. Beste era batera esanda, biztanleak jakinarazi dezake, lehendakariak bere egoera ikusi beharko du, higiezinen kudeatzaileak kudeatu eta esleitu dezake, mantentze-langileek konpondu dezakete, aseguru-konpainiak ebaluazioa eskatu dezake, eta kanpoko zerbitzu-hornitzaileak, azken baliabide gisa, konponbidearen ondorengo egoera azkenari buruzko informazioa eman dezake.
- Ingurunera egokitzea. Honekin esan nahi dugu bizilagunen elkarteen ingurunea oso zehatza dela, eta, beraz, lagundu beharreko prozesu arraroak sortzen direla. Adibidez, batzuetan gertakaria bizilagun baten ordez zaintzaile batek jakinarazi dezake. Edo batzuetan gertakari batek ez du beharrezko azken ebazpenera iristea, jakinarazitako arazoak hori ez duelako eskatzen.
- Jakinarazpenak gaitzea. Aipatu bezala, gertakari-kudeaketak alderdi askoren parte-hartzea eskatzen du, enpresa nahiz pertsona izan daitezkeenak eta elkarrekin harremanetan jar daitezkeenak. Beraz, tresnak alderdi bakoitzari jakinarazi behar dio gertakariaren bilakaera, ahal den neurrian denbora errealean.
- Txostenen sorkuntza. Azkenik, tresnak maila desberdinetan txostenak sortzeko gaitasuna izan behar du, jarraipen orokorra eta etorkizunean hobekuntza-neurriak ezartzea ahalbidetuz.
Funtzio oinarrizko hauekin, gure Komunitateko gertakariak kudeatzeko nahikoa izango dugu. Hala ere, jakina, gure beharretara %100ean egokitutako tresna bat izateko, sakonago definitu beharreko gai asko daude.
Gure gertakarien kudeaketa-tresna
Onzane-n, bizilagunen elkarteetarako bereziki diseinatutako gure tresna propioa garatu dugu. Tresna anitza da, erraz ezartzekoa eta inguru hauetan normalean beharrezkoak diren alderdi guztiak estaltzen dituena. Era berean, iturburu irekiko tresna bat da, beharren arabera zabaldu daitekeena eta pertsonalizagarria, bizilagunen elkarte guztiek ez dituztelako eskakizun berberak.
Gure gertakarien kudeaketa-tresna Onzane plataformaren beste modulua da; plataformak Onzane aplikazioa du bizilagun eta langileentzat, eta komunitatearen administratzaile eta mantentze-zerbitzu-hornitzaileentzako web-aplikazioa.
Bizilagunek gure aplikazioaren bidez nola jakinarazi ditzaketen gertakariak ikusi nahi badituzu, hona hemen nola egin daitekeen erakusten duen bideoa:
Bideoan ikus dezakezun bezala, bizilagunek gure bizilagunen elkarteentzako aplikazioa erabilita gertakariak jakinarazi ditzakete. Txostenak testua, argazkiak eta baita bideoak ere jaso ditzake, arazoari buruz ahalik eta xehetasun gehien emateko.
Jakinarazitako gertakari hauek administratzaileek (Lehendakaria, higiezinen kudeaketa enpresa, etab.) kudeatu ditzakete, eta komunitateko langileei (Mantentze-lanak, Garbiketa, Atezain-zerbitzua, Segurtasuna, etab.) edo komunitateko zerbitzu-hornitzaileei esleitu daitezke.
