Cómo controlar la paquetería en una Comunidad de vecinos

El problema de la paquetería en las Comunidades de propietarios

Hoy en día donde casi todo el mundo hace compras por internet que llegan directamente a nuestro domicilio, y más estos días de Navidad. Si vives en una Comunidad mediana o grande y los paquetes se dejan en Conserjería..te has encontrado seguro con problemas.

El Conserje que suele ser el encargado, suele además quejarse de que no puede gestionar tantos paquetes o que no puede estar avisando a los destinatarios a través de Whatsapp o llamándoles a su teléfono. A la misma vez los vecinos se quejan de que sus paquetes les llegan tarde y que a veces se pierden alguno por el camino.

Estos son problemas recurrentes si te encuentras en un caso similar, y hoy vamos a explicarte cómo solucionar todos estos problemas utilizando nuestra app para Comunidades. Se trata de usar la tecnología para controlar este proceso, un ejemplo más de que es posible mejorar las gestiones en las Comunidades a través de nuestra app.

Cómo gestionar las paquetes que llegan a Conserjería

Si nuestra Conserjería estuviera bien digitalizada, el proceso para gestionar 100 o 1.000 paquetes que llegan al año a la misma sería fácil y eficiente. Con una app en el móvil del Conserje, o en el ordenador de la Conserjería, al recibir un paquete se le daría entrada y al entregarlo se le daría salida, de manera que podemos conocer en cualquier momento qué paquetes hay pendiente de entregar y el histórico de todas las recogidas y entregas con fechas y horas.

Algo así es como puedes utilizar nuestra app para Comunidades para gestionar la paquetería que llega a la Comunidad. Se trata de registrar cada movimiento del paquete desde que llega hasta que se entrega a su destinatario, casi con seguridad alguno de los vecinos del portal.

Nosotros admeás le hemos añadido algunas funcionalidades adicionales, que además de mejorar este control, permiten comunicar fácilmente con el destinatario del mismo, y ofrecer transparencia en esta gestión a todas las partes.

En la app Onzane los Conserjes, Porteros o cualquier persona que trabaje para la Coomunidad pueden utilizar la app de la Comunidad para hacer este control de paquetería. También pueden utilizar el panel de control si es que disponen de un ordenador en la Conserjería, aunque esto no suele ser habitual, y es más fácil y disponible tener un móvil comunitario donde instalar nuestra app.

En Onzane es posible tener a múltiples trabajadores con acceso a la app, con distintos permisos para poder hacer diferentes funciones a través de la misma. En nuestro caso, la función de gestión de paquetería permitirá a nuestros Conserjes hacer una gestión fácil y eficiente de esta problemática. Pueden instalarla tantos Conserjes como se necesite, sin limitaciones y con capacidad para interactuar concurrentemente si así se desea.

Cómo es el detalle de la gestión de un paquete

Una vez que ya tenemos a nuestro equipo de Conserjería con acceso a nuestra app, y con la función de gestión de paquetería habilitada, el proceso es tan fácil como seguir las instrucciones que aparecen en la propia app, donde el Conserje irá rellenando información de cad auno de los procesos: recogida de un paquete o entrega de un paquete.

Cuando el transportista llega a la Conserjería con uno o varios paquetes el Conserje utiliza nuestra app para dar entrada a todos esos paquetes, agrupados por vivienda para que sea aún más fácil el proceso.

En la app utiliza la función Recogida de Paquete que le permite seleccionar a una vivienda o a un vecino directamente si así aparece indicado en la etiqueta del paquete. En el primer caso nuestra app notifica de la llegada del paquete a todos los vecinos que están asignados a dicha vivienda, mientras que en el segundo caso únicamente notifica al vecino o veicna en cuestión, por tratarse de un paquete dirigido directamente a él o ella.

Después de seleccionar el destinatario del paquete, debe indicar cuántos bultos incluye y opcionalmente puede realizar una fotografía en ese momento con su móvil para dejar constancia y facilitar aún más el reconocimiento del paquete por ambas partes, el propio Conserje y el vecino. Así cada entrega queda registrada en la app y los destinatairos quedan comunicados instantáneamente mediante una notificación push en su móvil, y también mediante una alerta en la pantalla inicial de la app.

Esta alerta en la app quedará visible mientras no se produzca la recogida del paquete y, por tanto, justo al acceder a la app Onzane verá esta alerta en forma de recordatorio. Siempre podrá incluso visualizar los datos del paquete y su fotografía si es que se ha incluido.

Si la notificación de la llegada del paquete ha sido enviada a varias personas que residen en la misma vivienda destinataria, cualquiera de ellos está enterado de dicha llegada y puede proceder a su recogida. En cambio, si es el destinatario en exclusiva a quien se ha notificado, sólo él o ella tiene conocimiento de su llegada.

Cuando puedan, alguna de estas personas notificadas puede ir a Conserjería a recoger el paquete en cuestión. En ese momento será también el Conserje la persona encargada de entregar su paquete y registrarlo en la app. Accederá a la aplicación y buscará los paquetes pendientes de entregar, verificará que la vivienda de destino del paquete es la misma que le indica la persona que quiere recoger el paquete, y por tanto procederá a la búsqueda del mismo en Conserjería (ahora será más fácil porque tendrá una foto del mismo) y a su entrega.

Finalmente, para dejar constancia en el proceso, podrá anotar información diversa sobre quién lo ha recogido para que quede constancia. Por ejemplo una hija del destinatario, una persona encargada por él o cualquier otra cuestión que pueda generar dudas a posteriori de su entrega.

Una vez entregado, el paquete aparecerá en el histórico de paquetes gestionados en la Conserjería, al que puede igualmente acceder el Conserjer en cualquier momento, y se volverá a notificar la entrega del mismo a las mismas personas a las que se notificó la llegada. De esta manera existe una doble notificación donde el destinatario queda también avisado de que su paquete ha sido recogido de la Conserjería y que por tanto ya está en su mano o en mano de personas con las que tenga relación.

Sin problemas en la entrega de paquetes a Comunidades

Esta forma de gestionar la paquetería de la Comunidad tiene todas estas ventajas frente al proceso manual que se suele utilizar:

• Registro de los procesos: toda recepción y entrega de paquete queda registrada, con fecha y hora, y queda almacenada en un histórico que siempre podrá consultarse en caos de problemas.
• Notificación doble del destinatario: ya no hace falta conocer el nombre o teléfono del destinatario. El Conserje puede seleccionar la vivienda destinataria y notificar la llegada del paquete a todos sus residentes. También se notifica la recogida del mismo en Conserjería, ofreciendo una doble notificación por la que todas las partes quedan comunicadas de ambas acciones, recepción y recogida.
• Facilidad de uso: no hace falta una formación específica y cualquier persona puede actuar como gestor de la paquetería simplemente siguiendo las instrucciones paso a paso en la app.

Otra ventaja adicional de este funcionamiento, aunque es intrínseca a todas las que tiene nuestra app Onzane, es que no hay limitación alguna en su uso: pueden utilizarla cuántos Conserjes se requiera, al número de vecinos que existan, y al número de paquetes que puedan llegar. Esto permite obtener un coste fijo y conocido para la Comunidad en el control de este proceso. La app Onzane sólo tiene un precio de suscripción ilimitada, independientemente de las funciones que se quieran utilizar.