01
Accés directe
La documentació forma part de la mateixa comunitat on rep avisos i fa gestions.
Comunicar i participar · Documentació
Gestió documental per a comunitats de veïns.
Centralitza actes, normes, pòlisses, pressupostos i documents privats en un repositori ordenat, accessible des de l’app i controlat des del panell de gestió.
Un únic repositori
De l’arxiu dispers al document que cada persona necessita.
Onzane connecta l’organització documental de la comunitat amb una consulta senzilla i segura per a residents, junta, empleats i administradors.
-
01
Organitza
Crea carpetes i subcarpetes d’acord amb l’estructura real de la comunitat.
-
02
Afegeix documents
Puja imatges i PDF, incorpora una descripció i mantén-los disponibles al repositori corresponent.
-
03
Defineix l’accés
Decideix quina informació és comuna i quins documents només pot consultar una persona o grup concret.
-
04
Consulta des de l’app
Cada resident troba, obre i descarrega des de qualsevol lloc els documents que li corresponen.
Des del panell de gestió
Ordena l’arxiu de la comunitat sense perdre el control.
Les persones autoritzades administren el repositori comú i els documents privats des del panell. L’estructura pot evolucionar sense repartir còpies noves ni mantenir carpetes paral·leles.
- Carpetes i subcarpetes en una estructura d’arbre.
- Alta i eliminació visual de documents.
- Títol i resum per identificar cada arxiu.
- Repositoris comuns, privats i vinculats a grups.
- Un únic punt de consulta per mantenir la informació vigent.
A l’app Onzane
La documentació està disponible quan cal.
El resident entra a la documentació de la comunitat, recorre una estructura reconeixible i consulta els arxius sense dependre de correus antics o enllaços caducats.
02
Carpetes clares
Actes, normativa, assegurances o pressupostos s’agrupen segons el criteri de la comunitat.
03
Visor integrat
Les imatges i els PDF s’obren a la mateixa app i es poden descarregar quan sigui necessari.
Informació per a qui correspon
El que és comú continua sent comú. El que és privat, privat.
No tota la documentació ha de tenir el mateix abast. Onzane permet mantenir un repositori visible per a tota la comunitat i lliurar informació específica sense exposar-la a la resta.
- Documents públics per a tota la comunitat
- Repositori privat per a cada resident
- Espais compartits per a grups com la junta de govern
Una estructura per a cada necessitat
Documents diferents, una mateixa font d’informació.
La documentació queda vinculada a la comunitat i no a una bústia de correu, un telèfon o una persona concreta.
Repositori comú
Actes, normes, convocatòries, pòlisses i altra informació disponible per a tots els residents.
Documentació privada
Arxius destinats a un immoble o una persona, visibles només per a qui correspon.
Espais compartits
Repositoris per a la junta o altres equips que necessiten treballar amb informació pròpia.
En funcionament
Així consulta un resident la documentació.
Un recorregut breu per l’accés al repositori, la navegació entre carpetes i l’obertura de documents des de l’app Onzane.
Preguntes freqüents
Tot el que cal saber sobre la documentació.
Organització, formats, permisos, repositoris privats i consulta des de l’app.
01Com s’organitzen els documents?
Pots crear una estructura d’arbre amb tantes carpetes i subcarpetes com necessiti la comunitat i afegir cada document al lloc corresponent.
02Quins formats es poden afegir?
Onzane admet formats d’imatge habituals i documents PDF, que es poden visualitzar directament a l’app sense un visor extern.
03Pot haver-hi documents visibles només per a un resident?
Sí. A més del repositori comú, cada resident pot disposar de documentació privada visible només per a les persones autoritzades.
04La junta de govern pot tenir un repositori propi?
Sí. Pots crear un grup privat, afegir-hi els membres i habilitar un espai documental compartit exclusivament entre ells.
05Es pot consultar la documentació des de qualsevol lloc?
Sí. Amb connexió a internet, els residents poden accedir des de l’app Onzane, obrir els documents i descarregar-los.
06Cal canviar d’administrador per utilitzar la gestió documental?
No. La comunitat pot utilitzar Onzane amb el president, la junta, el personal o l’administrador actual i decidir qui manté la documentació.
La documentació pertany a la comunitat
Converteix l’arxiu de la comunitat en informació realment accessible.
T’ajudem a organitzar l’estructura inicial, importar els documents i configurar els permisos adequats.