Zer izan behar duen bizilagunen elkarteentzako aplikaziorik onenak izena eman aurretik
Bizilagunen elkarteentzako aplikaziorik onena aukeratzea ez da Google-n agertzen den lehen tresna deskargatzea, ezta 'dena digitalizatzea' esaldia bakarrean bermatzen duen aukerara izena ematea ere. Benetako bizilagunen elkarte baterako, adin desberdineko bizilagunekin, teknikari-laguntzaile bihurtu nahi ez duen lehendakari batekin, errepikatzen diren arazoekin, gune komunetarako erreserbekin eta inork ez dituen irakurtzen jakinarazpenekin, hautaketa askoz praktikoagoa izan behar da.
Bizilagunen elkarteentzako aplikazio bat bilatzen ari bazara, ziurrenik ideia argia duzu zer nahi duzun: elkartea gutxiago dei eginda, paperezko lana gutxitu, mezu gutxiago galdu eta informazio gehiago leku berean izatea nahi duzu. Baina izena eman aurretik, merezi du egiaztatzea aplikazio on batek zer izan behar duen eta zein ezaugarri diren apaindura hutsa.
Artikulu hau komunitateko lehendakari eta bizilagun aktiboentzako da, batzar nagusian proposamen serio bat aurkeztu nahi dutenei. Ez duzu teknologiaren inguruan ezer jakin beharrik. Ulertu behar duzu zein arazo konpondu nahi dituzun eta egiaztatu aplikazioak benetan horiek konpontzen dituen.
Lehenik eta behin: aplikazio batek ez du desantolatuta dagoen bizilagunen elkarte bat konponduko, arazo zehatzak konpontzen ez baditu
Bizilagunen elkarteentzako aplikazio batek oinarrizkoetatik hasi behar du: komunitatearen eguneroko bizitza hobetzea. Zure mugikorrean beste ikono bat besterik ez bada, ez du merezi. Galdera egokia ez da 'Ezaugarri asko al ditu?', baizik eta 'Zein gatazka saihesten laguntzen digu?'.
Komunitate askotan arazo berberak agertzen dira etengabe: jakinarazpenak ez iristea, inork ez daki zein fasetan dauden arazoak, WhatsApp bidez egindako padel-pistaren erreserbak edo paper zati batean apuntatutakoak, gakoak inolako kontrolik gabe mailikatuta, dokumentuak posta elektroniko zaharretan barreiatuta, etengabe galdera berberak egiten dituzten bizilagunak, eta azkenean telefonoko bitartekari gisa jarduten duten lehendakariak.
Aplikazio on batek zarata hori gainditu beharko luke. Informazioa zentralizatu, erregistro idatzia eskaini eta denek non begiratu behar duten jakitea ziurtatu beharko luke. Bizilagunek inori deitu beharrik gabe egiaztatu, jakinarazi edo erreserba egin ahal izan beharko lukete. Lehendakariak inori atzetik jo beharrik gabe ikusi beharko luke zer gertatzen den. Eta administratzaileak komunitatea kudeatu beharko luke lana bikoiztu gabe.
Argi eta garbi iristen diren iragarki eta jakinarazpenak
Komunikazioa da bizilagunen elkarteko aplikazio bat izateko arrazoi nagusietako bat. Elkarteak sarrerako ohartarazpen-taulan, ausazko mezu elektronikoetan eta birbidalitako mezuan oinarritzen jarraitzen badu, informazioa galtzea naturala da.
Aplikazio on batek iragarkiak bizilagun guztiei edo talde zehatz batzuei bidaltzea ahalbidetu beharko luke. Ez dira iragarki guztiak berdinak. Ur-hornidura eten batek denei eragiten die. Sarrerako aretoan egiten den eraikuntza-lan batek eskailera-tarte bakar bati eragin diezaioke. Igerilekuaren arau batek instalazio hori erabiltzen dutenei bakarrik interesatzen zaie. Eta dokumentu finantzario bat jabeentzako bakarrik zuzenduta egon beharko luke.
Garrantzitsua da, halaber, iragarkiak artxibatzea. Helburua ez da soilik gaurko bizilagunei jakinaraztea, baizik eta bihar bizilagunek egiaztatu ahal izatea zer esan zen, noiz esan zen eta norengana bidali zen. Horrela, 'inork ez zidan ezer esan' bezalako ohiko eztabaidak saihesten dira.
Zure bizilagunen elkarteak komunikazio arazoak baditu, komunikazio eta gardentasunarako bizilagunen elkartearen aplikazio baten abantailen inguruko artikulu hau irakurtzea ere erabilgarria izan daiteke.
Gertakarien kudeaketa denbora errealeko jarraipenarekin
Istripuak dira benetan jakin dezakezun aplikazio bat benetako bizilagunen elkarteetarako diseinatuta dagoen ala jakinarazpenak bidaltzeko soilik. Bonbilla erre bat, ihes bat, itxi ez den ate bat, igogailu matxuratua, garajean hezetasuna edo kalteak ezin dira kudeatu telefono-dei eta mezu-aplikazio bidez bidalitako argazkien bidez.
Bizilagunen elkarteko aplikazio batek bizilagunei gertakarien txostenak sortzeko aukera eman beharko lieke, deskribapen, kokapen eta argazkiekin. Baina hori hasiera besterik ez da. Garrantzitsua da gertakariak egoerak, iruzkinak, arduradun izendatu bat, historia eta itxiera-egoera izatea. Jarraipen egokirik gabe, aplikazioak arazoa besterik ez du kanal batera aldatzen.
Batzordekideentzat eta parte hartzen duten bizilagunentzat, funtsezkoa da. Irekita dagoen kexa bat berrikusteko eskuragarri egon behar da. Kontratatutako enpresa bati esleitzen bazaio, hori argi geratu behar da. Konponduta badago, hori islatu behar da. Atzerapena badago, kexa bat aurkeztea posible izan behar da hasieratik hasi beharrik gabe.
Jarraikortasunak estresa murrizten du. Bizilagunek "zer gertatzen ari da honekin?" galdetzen etengabe egiteari uzten diote, egoera ikus dezaketelako. Higiezinen kudeatzaileak informazio antolatuagoarekin lan egiten du. Eta kudeaketa batzordeak errepikatzen diren arazoak datuak erabiliz berrikusi ditzake, ez soilik sentsazioetan oinarrituta.
Gune komunak gatazkarik gabe erreserbatzea
Bizilagunen elkarte batek padel pista, igerileku, areto sozial, txoko, gimnasio, co-working gune, barbakoa-gune edo beste edozein espazio partekatu badu, aplikazioak erreserbak kudeatu behar ditu. Eta hori modu eraginkorrean egin behar du.
Erreserba bat ez da denbora bat aukeratzea baino zerbait gehiago. Arauak definitu behar dira: etxebizitza bakoitzak zenbat erreserba egin ditzakeen, zenbat denbora lehenago, ezeztapenetan zer gertatuko den, kobrantzarik egongo den, gordailurik behar den, gonbidatuak onartzen diren, itxaron-zerrenda egongo den, eta komunitateak onartutako murrizketa baliodunak daudenean zorra duten bizilagunei zer gertatuko zaien.
Puntu hau oso garrantzitsua da, kudeaketa txarrek azkar sortzen dituztelako gatazkak. Bizilagun batek beti hartzen du tarte onena. Beste batek erreserba egiten du baina ez da agertzen. Norbaitek gela bat erabiltzen du garbitu gabe utzita. Edo komunitatean bizi ez diren pertsonak erreserba egiteko baimena dute.
Bizilagunen elkarteentzako aplikazio on batek erreserbak etxebizitzekin, bizilagunekin eta baimenekin lotu behar ditu. Itxura atsegin duen egutegi batek ez du nahikoa balio. Arau argiak, mugak eta jarraikortasuna izan behar dira.
Antolatutako komunitate-dokumentazioa
Akta-oharrak, igerilekuaren arauak, estatutuak, aurrekontuak, ziurtagiriak, eskuliburuak, protokoloak, sarbide-argibideak, kontratuak, baimenak eta jakinarazpen garrantzitsuak ez daitezke posta elektronikoetan eta karpeta pertsonaletan barreiatuta egon.
Bizilagunen elkarteko aplikazio batek dokumentazio-modulu bat izan behar du. Eta ez PDFak igotzeko soilik. Dokumentuak antolatzeko, elementu bakoitza nork ikusi dezakeen kontrolatzeko eta informazioa eguneratuta mantentzeko aukera eman behar du.
Puntu hau oso interesgarria da lehendakariarentzat. Batzordea aldatzean, testuinguru asko galtzen da dena irteten ari den lehendakariaren posta elektronikoaren menpe badago. Aplikazio batek komunitateari bere oroimen kolektiboa gordetzen laguntzen dio. Dokumentu garrantzitsuak komunitatearen barruan geratzen dira, ez pertsona baten ordenagailu eramangarrian.
Era berean, informazioa ekarpen egin nahi duten bizilagun aktiboei lagungarria da. Arauak eta dokumentuak erraz eskuragarri badaude, zurrumurru gutxiago egongo dira eta erabakiak hobeto informatuta hartuko dira.
Rolak eta baimenak: jabeak, alokairudunak, langileak eta hornitzaileak
Komunitate bateko erabiltzaile guztiak ez dira berdinak. Han bizi diren jabeak, beren higiezinak alokatzen dituzten jabeak, alokairudunak, familiako kide baimendunak, etxezainak, mantentze-langileak, hornitzaileak eta administratzaileak daude. Aplikazio on batek rola hauek bereiztu behar ditu.
Puntu hau askotan lehenik alde batera uzten da, baina gero ezinbestekoa bihurtzen da. Alokairudunak komunitateko espazioak erreserbatu edo arazoak jakinarazi behar dituenean, agian ez luke jabeentzako gordetako dokumentu finantzarioak ikusteko baimenik izan behar. Langile batek pakete-banaketak edo zereginak kudea ditzake, baina bizilagunen elkarteko informazio pribatua ikusteko sarbiderik ez luke izan behar. Hornitzaile batek esleitutako gertakari bat eguneratu dezake, baina ezin lituzke bizilagun guztien datuak ikusi.
Aplikazio batek baimenak konfiguratzeko aukera ematen ez badu, bizilagunen elkarteak gehiegizko sarbidea onartzea edo batere ez onartzea aukeratu behar izaten du. Bi aukerak txarrak dira. Tresnak ikusgarritasuna pertsona bakoitzaren rola kontuan hartuta egokitzeko aukera eman behar du.
Erabiltzeko erraztasuna: bizilagunek ez badute erabiltzen, ez du balio
Bizilagunen elkarteentzako aplikaziorik onena ez da menurik gehien duena, baizik eta bizilagunek benetan erabiltzen dutena. Bizilagunen elkarte baten barruan, profil oso desberdinak daude: teknologiaren ezagutza handikoak, adineko bizilagunak, bizilagunik gabeko jabeak, aldi baterako alokairudunak eta oinarrizko informazioa bakarrik jakin nahi duten pertsonak.
Aplikazioa lehen egunean bertan ulertzeko erraza izan behar da. Arazo bat jakinaraztea, ohar bat irakurtzea edo gela bat erreserbatzea ez luke prestakuntza aurreraturik behar. Ekintza bakoitzak galderak sortzen baditu, lehendakariak deiak jasoko ditu eta komunitateak sistema zaharera itzuliko da.
Era berean, garrantzitsua da bizilagunen izen-emate prozesua erraza izatea. Erabiltzaileak gehitzeari dagokionez konplexua bada, adopzioa motelduko da. Eta komunitatearen zati txiki batek bakarrik erabiltzen badu, benetako onurak ez dira lortuko.
Doako plana, prezio argiak eta komunitate bakoitzeko kostua
Prezioak garrantzia du. Baina aplikaziorik merkeena bilatze hutsa baino, hobe da plan bakoitzak zer barne hartzen duen ulertzea. Bizilagunen elkarte batzuek jakinarazpenak eta gertakari oinarrizkoen berri ematea besterik ez dute behar. Beste batzuek erreserbak, ordainketak, dokumentazioa, sarbide-kontrola, langileen kudeaketa, hornitzaileen kudeaketa edo funtzionalitate aurreratuak behar dituzte.
Bizilagunen elkarteentzako aplikazio batek bere prezioak argi azaldu behar ditu: doako planak zer barne hartzen duen, zein ezaugarri ordaindu behar diren, kostua etxebizitzen kopuruaren araberakoa den, kontratu-epe minimoa dagoen, laguntza barne dagoen eta zer gertatzen den elkartea handitzen denean edo modulu berriak aktibatu nahi direnean.
Onzane-n, bizilagunen elkarteentzako aplikazioaren prezioak zuzenean egiaztatu ditzakezu, eta, horrela, zein aukerak egokitzen zaizkion zure elkarteari hobekien baloratu dezakezu, proposamena batzar nagusira eraman aurretik.
Konparatu aukerak izenari bakarrik erreparatu gabe
Norbaitek 'auzoko elkarteentzako aplikaziorik onena' bilatzen duenean, hainbat alternatiba alderatzea ohikoa da. Hori zentzuzkoa da. Baina alderaketa zerrenda praktiko batean oinarritu beharko litzateke, ez lelo orokorretan bakarrik.
Erabakia hartu aurretik, egiaztatu aplikazio bakoitzak honako puntu hauek estaltzen dituen:
- Jakinarazpenak eta abisuak.
- Jarraipenarekin gertakariak.
- Komunitate-eremuetarako erreserbak arauekin.
- Baimenekin dokumentazioa.
- Jabeen, alokairudunen eta langileen rolen.
- Zerbitzu komunitarioekin lotutako ordainketak edo karguak.
- Administratzaile eta lehendakarientzako laguntza.
- Eskalagarritasuna komunitate txiki, ertain edo handientzat.
- Pribatutasuna eta informaziora sarbidea kontrolatzeko aukera.
- Prezio gardena eta zerbitzua faseetan abian jartzeko aukera.
xehetasun gehiagorekin alderatu nahi baduzu, bizilagunen elkarteentzako aplikazioen gure alderaketa eskuratu dezakezu, izena eman aurretik irizpideak berrikusteko bereziki diseinatua.
Sarbide kontrola eta zerbitzu aurreratuak
Ez dituzte bizilagunen elkarte guztiek sarbide-kontrolerik behar, baina behar dutenean, aldea izugarria da. Igerilekuak, garajeak, kirol-instalazioak, gune komunak, ate automatikoak, gonbidatu-pasak edo matrikula-errekonozimendua bizilagunen zerrenda sinple batek baino kudeaketa sofistikatuagoa eskatzen dute.
Aplikazio aurreratu batek sarbide-baimenak benetako ekintzekin lotu ditzake: nork sartu daitekeen, noiz, zein pasarekin, zein erreserbaren bidez edo zein matrikula-zenbakiarekin. Hau bereziki erabilgarria da komunitate-eremu asko dituzten etxebizitza-konplexuetan edo sarbide-gatazkek eztabaidak sortzen dituzten komunitateetan.
Zure komunitateak jakinarazpenak bidaltzea besterik ez badu behar, ez da lehentasun bat izan beharko. Baina garajea, igerilekua, padel-zelaia edo gune komunak badituzu, zurekin batera haz daitekeen plataforma bat aukeratzea merezi du. Behar berri bakoitzean aplikazioak aldatzeak hasieratik hautu egokia egitea baino garestiago ateratzen da.
Lehendakari batek aplikazio bat proposatu aurretik kontuan hartu beharko lituzkeenak
Bizilagunen elkarteko lehendakaria bazara, ziurrenik ez duzu aplikazio baten kudeatzaile tekniko bihurtu nahi. Beraz, tresna bat proposatu aurretik, kontuan hartu puntu hauek:
- Zein arazo nagusi konpontzen du: komunikazioa, gertakariak, erreserbak, dokumentazioa edo sarbidea.
- Zenbat ahalegin behar den martxan jartzeko: bizilagunak erregistratzea, konfigurazioa eta hasierako komunikazioa.
- Zenbat balio du: doako plana, hileko kuota eta barne dauden moduluen kostua.
- Zein laguntza eskaintzen den: bizilagunen elkartearentzat eta administraziorako laguntza.
- Teknologiaz oso trebe ez diren bizilagunen kasuan: prozesu gidatuak edo alternatiba egokiak.
- Zein datu kudeatzen ditu: pribatutasuna, baimenak eta segurtasuna.
- Nola onartzen den bizilagunen bileran: proposamen argi bat, esparrua eta aurrekontua.
Hurbilketa ona arazo handienetik hastea da. Komunitateak gertakariekin arazoak baditu, gertakariekin hasi. Erreserbak arazoa badira, erreserbekin hasi. Komunikazioa txarra bada, iragarkiekin hasi. Ondoren, ezaugarri gehiago aktiba ditzakezu.
Proposamena bultzatu aurretik bizilagun aktibo batek kontuan hartu beharko lukeena
Erresident aktibo bazara eta komunitatea konbentzitu nahi baduzu, saihestu aplikazioa 'moderno' edo 'berritzaile' gisa saltzea. Hori ondo dirudi, baina ez du beti jendea konbentzitzen. Hobe da adibide zehatzak ematea.
Adibidez: "Une honetan arazoak sisteman galtzen dira, baina aplikazioarekin haien jarraipena egin ahal izango genuke"; "Pista une honetan mezu bidez erreserbatzen da, baina aplikazioarekin denontzat arau berberak egongo lirateke"; "iragarkiak ez dira iristen, baina jakinarazpenekin erregistratuta egongo lirateke"; "dokumentuak barreiatuta daude, baina denak leku berean eskuratu ahal izango genituzke".
Batzordeak tresna bati hobeago erantzuten dio, arazoa zein den eta zenbat kostatzen duen ulertzen duenean. Gainera, plan sinple edo doako batekin has daitekeenean, sarrera-oztopoa nabarmen murrizten da.
Onzane: bizilagunen elkarteentzako aplikazioa
Zure bizilagunen elkarteak aplikazio bat hartzea kontuan badu, Onzane webgunea bisita dezakezu, bizilagunen elkarteentzako aplikazioa. Bertan funtzio nagusiak azaltzen dira: iragarkiak, gertakariak, erreserbak, ordainketak, dokumentazioa, bozketa linean eta kudeaketa operatiboa eguneroko jarduera modu eraginkorragoan kudeatu nahi duten bizilagunen elkarteentzat.
Ideia ez da tresna bat helburu hutsagatik izena ematea. Ideia da egiaztatzea ea zure komunitatearen benetako arazoei erantzuten dien eta pixkanaka ezar daitekeen, bizilagun guztiak aldi berean ohiturak aldatzera behartu gabe.
Bizilagunen elkarteen aplikazio bat aukeratzerakoan ohiko akatsak
Izena eman aurretik saihestu beharreko zenbait akats daude:
- Prezioaren arabera bakarrik aukeratzea. Merke dirudiena garestiago aterako da erreserbak, gertakariak edo komunikazioa kudeatzen ez baditu.
- Ezaugarri kopuruaren arabera bakarrik aukeratzea. Ezaugarri asko baliogabeak dira inork erabiltzen ez baditu.
- Sarbide-eskubideak kontuan hartu gabe. Jabeek, alokairudunek, langileek eta hornitzaileek ez lukete sarbide-maila bera izan behar.
- Jabetzaren kudeatzailea inplikatu ezean. Kudeatzaileak tresnarekin modu eraginkorrean lan egin ezin badu, tentsioak sortuko dira.
- Martxan jartzeko prestaketarik ez egitea. Komunitateak hasierako komunikazio argi bat behar du.
- Pribatutasuna berrikusi ezean. Aplikazioak bizilagunen datuak kudeatuko ditu eta segurtasunez egin behar du hori.
- Lehenetsiak ez ezartzea. Lehen egunean dena martxan jartzen saiatzen bazara, erresistentzia egon daiteke.
Bizilagunen elkarteentzako aplikazioei buruzko maiz egiten diren galderak
Zeintzuk dira bizilagunen elkarteentzako aplikaziorik onenak?
Aplikaziorik onena zure komunitatearen benetako arazoak konpontzen dituena da: jakinarazpenak, gertakariak, erreserbak, dokumentazioa, ordainketak edo sarbidea. Komunitate txiki baterako, oinarrizko ezaugarriak nahikoa izan daitezke. Etxebizitza-multzo handi baterako, gakoak baimenetan, arauetan, jarraikortasunean eta laguntzan egongo dira.
Etxebizitza-elkarteen aplikazio batek jabetza-kudeatzailea ordezkatzen al du?
Ez. Aplikazio on batek ez du jabetza-kudeatzailea ordezkatzen, baizik eta bere lana hobeto egiteko laguntzen die. Informazioa zentralizatzen du, dei kopurua murrizten du, jarraipena hobetzen du eta bizilagunei eta lehendakariari ikusgarritasun handiagoa ematen die.
Etxebizitza-elkarte batek doako aplikazio batekin hasi al daiteke?
Bai, doako planak komunitateak hasierako behar dituen funtzioak estaltzen baditu. Garrantzitsua da egiaztatzea zer dagoen barne eta zein funtzio eguneratu beharko dituzun geroago erreserbak, ordainketak, dokumentazio aurreratua edo sarbide-kontrola kudeatu nahi badituzu.
Adineko bizilagunek erabiliko al dute?
Aplikazioaren eta nola ezartzen denaren araberakoa da. Tresna erraz erabili behar da, eta komunitateak laguntza eskaini dezake lehendakariaren, higiezinen kudeatzailearen edo etxezainaren bidez kasu zehatzetarako. Digitalizazioak gauzak errazago egin behar ditu, inor baztertu gabe.
Zein funtzionalitate minimo izan beharko lituzke?
Gutxienez, jakinarazpenak, gertakarien berri ematea jarraipenarekin, dokumentazioa, erabiltzaileen kudeaketa eta baimenak izan beharko lituzke. Komunitateak gune komunak baditu, erreserbak arauekin ere barne hartu beharko lituzke. Aparkaleku, igerileku edo sarbide-puntu konplexuak baditu, sarbide-kontrola kontuan hartzea merezi du.
Ondorioa: komunitateak benetan erabiltzen duen aplikazioa da onena
Bizilagunen elkarteentzako aplikaziorik onena bilatzea zentzuzkoa da, baina erantzuna ez dago ezaugarri-zerrenda batean bakarrik. Hartu-ematean, argitasunean eta arazo zehatzak konpontzeko gaitasunean dago. Aplikazio erabilgarriak komunikazioa hobetu, gertakariak antolatu, erreserbak erraztu, dokumentazioa zentralizatu eta baimenak errespetatu behar ditu.
Batzordeko presidentearentzat eta bizilagun aktiboentzat, gakoa da bizilagunen bileran proposamen praktiko bat aurkeztea: zein arazo dugun, nola konpontzen duen aplikazioak, zenbat kostatzen den, nola ezarriko den eta zer onura ekarriko dion komunitateari.
Onzane zehazki egoera honetarako diseinatu da: mezu sporadikoetatik, paperezko lanetik eta telefonozko deietatik urruntzea eta bizilagunen elkartearen aplikazio baten bidez kudeaketa argiagoa lortzea nahi duten bizilagunen elkarteentzat. Ez ditu gauzak gehiegi konplikatzen, baina sakontasun nahikoa eskaintzen du, elkarteak tresna behar bezala erabiltzen hasten denean huts egin ez dezan.
