Qué convierte a una app de reservas en inteligente

15 agosto 2024

¿Qué es una app de reservas?

Una app de reservas es algo tan simple como indica su nombre, una aplicaicón para el móvil que puedes utilizar para gestionar las reservas. Pero claro, hay apps y apps, y aquí te vamos a hablar de qué es para nosotros una app de reservas inteligente, algo que va un poco más allá de lo que hayas podido ver hasta ahora.

Porque normalmente para hacer reservas en comunidades que utilicen una app, estas suelen ser muy básicas. Tan básicas como que permiten definir unas franjas horarias por cada instalación que se quiera reservar y marcar dicha franja como reservada o no reservada. Este funcionamiento aunque es válido para muchas Comunidades, pronto adolece de requisitos que debería cubrir para poder gestionar adecuadamente este tipo de instalaciones.

Añadimos inteligencia al proceso de reserva

Para nosotros una app de reservas inteligente debe contar con muchas más funcionalidades que simplemente llevar un rgistro de unas franjas horarias cada día. Creemos que debería incluir al menos las siguientes funcionalidades:

Horario diferente cada día. Debe permitir definir un horario diferente para cada día de la semana, con franjas horarias también diferentes si se necesita. Por ejemplo, los fines de semana una pista de pádel podría reservarse hasta más tarde que los días entre semana.
Franjas diferentes cada día. Además las franjas que se definan pueden ser de diferente duración, para cada día de manera independiente.
Bloqueos de franjas. Habitualmente se necesitan bloquear franjas, ya sea por mantenimiento, o por eventos especiales como clases, fiestas o reuniones. Los bloqueos deberían permitirse entre fechas, entre horas y entre días de la semana, y también definirse con estas tres variables al mismo tiempo. Volviendo al ejemplo anterior, bloquear la pista de pádel todos los martes de 11:00 a 13:00 horas durante los meses de mayo y junio porque se van a dar clases es algo que sucede muchas veces en una Comunidad.
Franjas con aforo. Para ciertas instalaciones no basta únicamente con permitir la reserva de una franja, sino que se debería permitir gestionar un aforo, lo que haría que en una franja de uso determinada se controlase el número de personas que pueden utilizarla. Un buen ejemplo suele ser un pequeño gimnasio comunitario que debería no tener más de 5 personas utilizándolo al mismo tiempo. Para ello al app de reservas debe gestionar una lista de reservas donde además de anotar la franja deseada, se mantenga un control de las personas que vana a acudir a la misma, habilitnaod o no la reserva si el aforo está completo.
Límites de uso. Aquí hay mucho que discutir, pero en Comunidades de vecinos lo normal es que las reservas se limiten por vivienda, no por persona, puesto que los gastos comunitarios se computan por viviendas (y su coeficiente) y no por las personas que vivan en ellas. Así pues, los límites de reserva deben controlarse para cada vivienda de la Comunidad y, además de poder retirar el permiso de reserva a los vecinos morosos (que ya se puede hacer legalmente en España), la app de reservas debe establecer unos límites de uso de las instalaciones. Habitualmente se definen los días de antelación que puede reservarse, el número de reservas máximas por día y el número de reservas máximas para los días de antelación. La normativa de cada Comunidad es un mundo, pero con estas variables pueden cubrirse la mayoría de ellas.
Apertura de reservas flexible. Como hemos indicado anteriormente deben poder definirse límites de uso, pero además estos límites deben basarse en una hora de apertura de reservas flexible. Esto permite por ejemplo hacer que el contador de estos límites se pongan a cero a una hora determinada del día, o que puedan resetearse tras la finzalización de cada reserva. Es algo que debería ser definible para cada Comunidad.

Con estos requisitos anteriores ya tenemos una app de reservas para Comunidades que incluye cierta inteligencia a sus procesos. Es decir permite configurar diferentes posibilidades para cada Comunidad de manera que se ajuste lo mejor posible a sus normativa de reserva aprobada en sus estatutos.

¿Y si vamos un paso más allá en el nivel de inteligencia?

Pero si queremos cubrir algunos requisitos de ciertas Comunidades, que suelen ser específicos aunque se convierten en algo neceario para su funcionamiento, nuestra app de reservas debe ir aún más allá. Además de los anteriores debería incluir ciertos aspectos que mejoren más aún su inteligencia:

Períodos de cancelación y exención. Para nosotros se debería poder definir estos períodos para cada instalación. Serían una serie de minutos en los cuales no pueden cancelarse las reservas hechas o en los cuales se puedan obviar los límites de reserva establecidos. En el primer caso, definiendo un período de cancelación de reserva se evita que los vecinos reserven continuamente y cancelen pocos minutos antes de la hora de reserva. Con el período de exención en el segundo caso permitimos que en caso de que no se reserve una instalación pueda ser reservada nuevamente con vecinos que hayan excedido los límites establecidos, todo por maximizar el uso de las instalaciones.
Avisos de cancelación. Nuestra app de reservas inteligente debería informar a los vecinos en caso de que se cancelen las reservas de las franjas en las que tienen interés. Por ejemplo, si algún vecino quiere reservar dentro de una semana nuestra pista de pádel y la franja deseada ya está reservada, nuestra app debería avisarnos en caso que se cancele la reserva existente y nos permita reservar a nosotros.
Compartir las reservas entre varias instalaciones. Sucede más de lo deseado, y de nuevo las pistas de pádel suelen ser su caso más común. En Comunidades donde existen más de una pista de pádel la normativa establece los límites de uso de reservade los vecinos para el pádel entre las dos pistas. Es decir, un vecino tiene límites para reservar en una o en otra pista. Nuestra app debería permitir compartir las reservar establecidas entre ambas pistas y aplicar los límites a ambas al mismo tiempo.

Ahora sí que tenemos una verdadera app de reservas inteligente. Ahora no es simplemente una gestión de espacios, sino que añade funcionalidades que la llevan a ser mucho más útil para los usos que requieren normalmente las Comunidades de vecinos.

¿Y si ahora en vez de inteligente la hacemos más completa?

Pero no sólo es posible mejorar su inteligencia, también podemos hacerla más completa de manera que cubra las necesiades de las Comunidades no sólo durante la gestión de la reserva, sino también durante el uso de las instalaciones. Y para ello hay dos problemas recurrentes que suelen complementar a las reservas:

Los pagos de las reservas. Cada vez en más ocasiones nos encontramos con casos en los que las Comunidades quieren cobrar cierto importe por el uso de una instalación o como fianza por la responsabilidad de dicho uso. Por ejemplo, las Comunidade suelen querer cobrar una cantidad a los vecinos que reservan la pista de pádel a partir de cierta hora de la tarde porque hay que encender las luces de la pista, lo que conlleva un gasto adicional. También es común que para el uso de una sala de eventos comunitaria se exija una fianza para la reserva que se deolverá una vez se verifique el correcto estado de la misma tras su uso. Para cualquiera de estos casos, la posibilidad de hacer pagos asociados a las reservas es algo complementario que añade un plus más a nuestra app de reservas.
La gestión de los accesos. Otra necesidad que surje implícitamente del uso de las instalaciones comunitarias es el control de acceso a las mismas. Queremos controlar y limitar quién puede hacer una reserva, pero también queremos controlar quién accede a nuestras instalaciones. Nuestra app de reservas podría controlar el dispositivo de acceso electrónico de la instalación de manera que únicamente se permita acceder a quien previamente tenga reservada la misma. Y no sólo acceder, también podríamos establecer que, volviendo al caso de las luces anterior, estas puedan encenderse y apagarse automáticamente si en la reserva se incluye el uso de las luces.

Estas dos soluciones lo que hacen es completar nuestra app de reservas y llevarla hasta un punto de inteligencia que no sólo permita cubrir los requisitos necesarios de las Comunidades de vecinos, sino que solucione la problemática asociada al uso de las mismas mediante el pago y el acceso. Con estas soluciones añadidas nuestra app para Comunidades de vecinos se convierte en una app de reservas inteligente que cubre todas las necesidades de una Comunidad actual.