Cómo gestionar la documentación de una Comunidad de propietarios

Gestión documental en la Comunidad de vecinos

Todas las Comunidades generan y manejan muchos documentos en su día a día. Desde la parte normativa, hasta la comunicación con los propietarios, en una Comunidad es muy habitual encontrar un volumen de documentación bastante grande que es necesario controlar, distribuir y mantener adecuadamente.

Aquí vamos a discernir sobre cómo almacenar y distribuir esos documentos de una Comunidad de manera fácil y efectiva para una mejor organización y uso por todas las partes involucradas en la gestión documental de una Comunidad, desde sus comuneros hasta la administración de fincas.

Tipos de documentos a gestionar

Existen por supuesto muchos tipos de documentos que se manejan en una Comunidad de vecinos, pero estos son una recopilación de aquellos más habituales:

• Convocatorias de reunión: son los documentos que usualmente nos envía nuestra administración de fincas para comunicarnos que se va a realizar una reunión de propietarios de la Comunidad. Puede ser una junta ordinaria o extraordinaria, o simplemente una reunión informativa donde no se tomen decisiones, pero sirven para convocar a los propietarios en un día y una hora para tratar algún o algunos temas.
• Actas de reunión: después de cada reunión que incluya alguna toma de decisión y constituya una votación, la ley de propiedad horizontal establece que es necesario generar un acta con toda la información de la misma: fecha, hora, lugar, asistentes, orden del día, temas tratados, votaciones realizadas, decisiones tomadas, preguntas realizadas y cualquier otro asunto que haya aparecido en la reunión, que debe quedar plasmado como parte integrante de dicha acta.
• Normativa: aunque no es obligatorio que exista en toda Comunidad de Propietarios, es muy habitual encontrarse con una normativa denominada Estatutos de la Comunidad, donde se recogen todos los derechos y obligaciones que tienen los propietarios de la finca. Este documento debe estar fácilmente accesible por parte de los propietarios para su consulta. Pueden existir otros documentos legales dentro de la Comunidad, como la normativa de Régimen Interior que suele existir en muchas Comunidades actualmente.
• Seguros: las pólizas de seguro Comunitarias son también otros documentos que pueden ser necesarios conocer y acceder por parte de los propietarios. En caso se sinisestro que pueda afectar a la Comunidad es necesario conocer su existencia y detalles.
• Facturas: las facturas de los servicios contratados por la Comunidad, desde jardinería a limpieza son típicos documentos que existen en casi todas las Comunidades, y en muchas de ellas incluso se establece su difusión entre los comuneros.
• Manuales de uso: muchos elementos y servicios utilizados de manera comunitaria, como la calefacción, iluminación, y alarmas suelen contar con manuales de uso que pueden necesitarse para su consulta durante cualquier momento.

Estos son los más habituales que solemos encontrar en las Comunidades, pero no son ni mucho menos los únicos. En otras Comunidades se manejan documentos con cuestiones como asuntos legales, proyectos constructivos o presupuestos que, dependiendo de las características de la Comunidad, pueden incluso ser mucho más grandes en volumen que los anteriormente descritos.

Acceso a la documentación pública de la Comunidad

Aquellos documentos que sean susceptibles de ser utilizados por los propietarios de la Comunidad se consideran documentos públicos, que deben almacenarse convenientemente para poder ser fáicilmente accedidos por dichos propietarios en caso de necesidad. Entre ellos podemos encontrar a las actas, normativas y seguros que suelen ser requeridos de manera más habitual.

Para poder hacer llegar estos documentos a los propietarios, el uso de una aplicación informática en la Comunidad permite realizar esta gestión de documentación pública mucho más fácil. En nuestra app Onzane contamos con un repositorio documental, que nuestras Comunidades utilizan para publicar ahí todos estos documentos de carácter público para los propietarios.

En este repositorio se organizan los documentos en carpetas, como se decida libremente, para conformar una estructura documental fácilmente accesible, utilizando formatos de documentos estándares que pueden ser visualizados, compartidos o impresos de manera rápida y sin problemas.

Además, el acceso a este repositorio documental es realizado desde la app móvil de los vecinos en cualquier momento, y durante las 24 horas del día, sin tener que realizar solicitudes previas ni contar con permisos especiales. Es una manera de facilitar el acceso a todos los propietaros de esos documentos en una forma transparente, que beneficia toda la Comunidad y que mejora el servicio a los mismos.

Este repositorio documental que se proporciona por parte de la app Onzane cuenta con un servicio de copia de seguridad diario, y no está limitado en tamaño, pudiendo nuestras Comunidades clientes organizar todos sus documentos como consideren necesario. Suele ser la administración de fincas la que mantiene este repositorio actualizado con los últimos documentos de cada sección, como el último acta de la reunión, o la póliza de seguro actualizada.

Acceso a la documentación privada de la Comunidad

Además de los documentos que denominamos públicos entre los propietarios de la Comunidad, pueden existir otros documentos que necesitan tener restringido su acceso sólo a cietos propietarios. Por ejemplo, documentos como los recibos bancarios, escrituras de compraventa o facturas de servicios emitidas por la Comunidad entran dentro de esta casuística. Cualquier otro documento en el que puedan existir datos personales deben quedar protegidos y tratados de manera confidencial si es requerido.

Para este caso, nuestra app Onzane también permite enviar y almacenar estos documentos que posteriormente pueden ser accedidos por estos propietarios. La administración de fincas puede añadir documentos privados al repositorio de la Comunidad que sólo podrán ser accedidos por los propietartios definidos. Utilizando el mismo interfaz de gestión documental, la administración almacena estos documentos pero restringe su acceso.

Obviamente los aspectos de tamaño y copia de seguridad también aplican sobre estos documentos privados para asegurar que siempre existirá un volumen de espacio suficiente para almacenarlos y que además están protegidos de su posible pérdida con un proceso de copia de seguridad automatizada.

Gestión documental en una Comunidad utilizando una app móvil

Aquí podéis ver un vídeo de cómo los propietarios pueden consultar el repositorio documental de la Comunidad utilizando nuestra app Onzane: