Comment communiquer les dépenses de consommation aux voisins d'une communauté

Les dépenses de consommation dans les communautés

Il existe certaines associations de propriétaires où certaines dépenses sont partagées entre leurs membres proportionnellement à leur utilisation. Par exemple, les coûts de chauffage et de consommation d’eau sont très courants dans de nombreuses collectivités.

Ces dépenses sont répercutées au prorata de leur utilisation et comprennent généralement les coûts liés à la consommation elle-même, mais aussi les coûts fixes de maintenance du service lui-même. Dans de nombreux cas, ces services sont fournis par des sociétés de services publics extérieures à la communauté, qui prennent les relevés et déterminent la consommation de chaque propriété afin d'émettre des reçus ou des factures aux propriétaires.

Par la suite, c'est généralement la gestion immobilière de la communauté qui prépare les documents finaux, les communique à chaque propriétaire, crée un bon de collecte et surveille leur état de paiement, en tenant la comptabilité de toutes les propriétés en conjonction avec la comptabilité propre de la communauté.

Comment communiquer ces dépenses aux voisins

Actuellement, cette communication entre la gestion immobilière et les propriétaires n’utilise généralement pas un processus hautement automatisé et est plutôt gérée par des tâches administratives personnalisées où, par divers moyens tels que le courrier électronique ou les communications générales, les résidents sont informés de ces montants. Il s’agit de quelque chose qui n’est généralement pas automatique, ni procédural, ni qui ne dispose de toutes les informations sur ladite consommation. Car il existe certainement de nombreux cas où la communication se base sur l’indication d’un montant total, sans autre information connexe ; Ou même si une telle communication n’existe pas, les résidents sont informés de leurs dépenses par le biais des frais bancaires sur leurs comptes courants.

De toute évidence, ce processus de communication de données aux résidents peut être grandement amélioré par rapport à la situation actuelle, en permettant aux résidents de recevoir instantanément des informations sur leur consommation, de manière complète et élaborée, y compris un document faisant office de reçu ou dans lequel sont inclus tous les calculs utilisés pour préparer leur montant ; et enfin, où le statut de votre paiement est également inclus, via des notifications avant et après l'encaissement.

De cette façon, dans notre application Onzane, les résidents peuvent recevoir des notifications push sur leur téléphone portable à chaque étape du processus : lorsque les reçus sont émis, lorsqu'ils sont traités pour la collecte et lorsqu'un résultat est obtenu, qu'il soit réussi ou non. En plus de ces notifications, les résidents peuvent consulter leurs relevés de consommation, leurs informations de facturation et enfin la facture elle-même, y compris tous les calculs utilisés pour calculer le montant total, dans l'app.

Comment intégrer les informations dans notre application

Pour atteindre les performances souhaitées, il existe un point vital où les informations doivent circuler entre le système d'information de gestion immobilière et notre application, afin que les actions de notification puissent être effectuées et que les données puissent être affichées aux résidents de manière appropriée. Cette étape est ce qu’on appelle l’intégration de données entre deux systèmes d’information : le système de gestion immobilière et notre propre application Onzane.

À ce stade, il existe deux alternatives que nous proposons toujours aux gestionnaires immobiliers:

• Intégration automatique: Il s’agit du système le plus adapté, car l’ensemble du processus est automatisé avec peu ou pas d’intervention humaine, réduisant ainsi le temps, les ressources et les erreurs potentielles dans l’échange d’informations. Malheureusement, cette option nécessite que le système d'information de gestion immobilière (généralement basé sur un logiciel propriétaire hautement fermé) soit capable d'utiliser d'une manière ou d'une autre les processus technologiques d'échange d'informations basés sur l'API. Onzane permet un tel échange, mais nous constatons que les systèmes de gestion immobilière ne le permettent généralement pas.
• Intégration manuelle: Si nous ne pouvons pas effectuer un processus automatisé, nous pouvons toujours le faire manuellement, même si cela nécessite généralement plus de temps et de ressources. Il existe des formats de fichiers, tels qu'Excel ou CVS, qui vous permettent d'exporter des informations à partir de systèmes de gestion immobilière, puis de les importer dans notre application, intégrant ainsi les informations nécessaires et effectuant les actions de notification requises. Ce processus est également pris en charge dans notre application, même s'il nécessite souvent un développement préalable car les formats de données existants varient généralement entre les différentes communautés. Rien que notre équipe de développement logiciel ne puisse faire.

Intégration automatique des données

Pour permettre l'intégration automatique des données, Onzane propose une API ouverte que les gestionnaires immobiliers peuvent utiliser librement. Cette technologie d'intégration de données est actuellement la plus utilisée pour intégrer des informations entre deux systèmes informatiques différents, et permet des échanges entièrement automatisés.

Dans les sociétés de gestion immobilière où cela est possible, Onzane collabore avec les équipes requises pour mettre en œuvre des points d'intégration personnalisés, si nécessaire, pour obtenir une intégration et une automatisation maximales du processus. C'est quelque chose auquel nous sommes habitués et que nous offrons gratuitement aux gestionnaires immobiliers.

Intégration manuelle des données

Afin d'intégrer manuellement la consommation des résidents dans notre application, nous disposons d'une fonctionnalité qui nous permet d'importer manuellement des données via des fichiers dans un format adapté.

Le processus commence par rassembler toutes les données possibles dans un fichier dans un format ouvert qui permet leur lecture. Ce fichier existe généralement dans toutes les administrations immobilières de chaque communauté concernée et est généralement généré à partir de leur propre système de comptabilité et à partir des données reçues par les entreprises qui effectuent les relevés des compteurs de ladite consommation. Dans tous les cas, il sera toujours possible de le préparer de manière appropriée en fonction des besoins requis.

Dans notre application, nous avons inclus un système pour traiter ces fichiers de consommation de manière asynchrone. L'administration les télécharge sur notre application et nous les traitons en intégrant les informations de consommation de chaque logement, en envoyant des notifications push aux résidents et même en générant des documents que les résidents peuvent ensuite télécharger depuis l'app.

De cette façon, tous les résidents sont tenus informés via la même application qu'ils utilisent dans leur communauté, leur permettant d'effectuer toutes les tâches nécessaires. Cette nouvelle fonctionnalité leur permet également de recevoir des factures détaillées pour leurs factures à temps, de faciliter leurs calculs et même de télécharger des documents à tout moment.

Parallèlement, la gestion immobilière, grâce à ses services, tient les résidents de ses communautés informés rapidement et en détail de leurs informations de consommation, offrant un service diligent, une source unique d'informations et, en fin de compte, une qualité améliorée qui se traduira par une plus grande fidélité de la clientèle.