Cómo comunicar los gastos de consumo a los vecinos de una comunidad
Los gastos de consumo en las comunidades
Existen ciertas comunidades de propietarios donde ciertos gastos son repartidos entre sus comuneros de forma proporcional a su uso. Por ejemplo, los gastos de consumo de calefacción o agua suelen ser muy habituales en muchas comunidades.
Estos gastos se repercuten de forma proporcional a su utilización, y suelen incluir costes asociados al propio consumo, pero también costes fijos de mantenimienbto del propio servicio. En muchos casos además estos servicios son prestados por empresas de suministros externas a la comunidad, que son los que hacen las lecturas y determinan los consumos de cada propiedad, para emitir los recibos o facturas a dichos propietarios.
Posteriormente suele ser la administración de fincas de la comunidad la que elabore los documentos finales, los comunique a cada propietario, cree una remesa de cobros y controle su estado de pago, manteniendo la contabilidad de todas las propiedades conjuntamente con la propia contabilidad comunitaria.
Cómo comunicar estos gastos a los vecinos
Actualmente esta comunicación entre la administración de fincas y los propietarios no suele utilizar un proceso muy automatizado y se descarga en tareas administrativas personalizadas donde, a través de diferentes medios como el email o los comunicados generales, se notifican a los vecinos dichos importes. Es algo que no suele ser ni automático, ni estar procedimientado, ni mucho menos contar con toda la información de dichos consumos. Porque ciertamente hay muchos casos donde la comunicación se basa en indicar un importe total, sin mas información relacionada; o ni siquiera dicha comunicación existe, los vecinos se enteran de sus gastos a través de los cargos bancarios en sus cuentas corrientes.
Obviamente este proceso de comunicación de datos a los vecinos puede mejorarse mucho desde la situación actual, permitiendo que los vecinos reciban de forma instantánea información de sus consumos, de manera completa y elaborada, incluyendo un documento que sirva como recibo o donde se incluya todo el cálculo utilizado para elaborar su importe; y finalmente donde se incluya además la situación de su pago, a través de notificaciones previas y también posteriores al cobro.
De esta forma, en nuestra app Onzane, los vecinos pueden recibir notificaciones push en sus móviles en cada paso del proceso: cuando se elaboran los recibos, cuando se pasan al cobro y cuando se obtiene un resultado dle mismo, sea éxito o error. Además de estas notificaciones los vecinos pueden visualizar en la app las lecturas de los consumos, los datos del documento y finalmente el propio documento con todos los cálculos utilizados para elaborar el importe total.
Cómo integrar la información en nuestra aplicación
Para lograr un funcionamiento como el deseado, existe un punto vital en el que la información debe fluir entre el sistema de información de la administración de fincas y nuestra aplicación, de forma que puedan realizarse las acciones de notificación y se puedan mostrar los datos a los vecinos adecuadamente. Este paso es lo que se denomina integración de los datos entre dos sistemas de ifnormación, el de la adminsitración de fincas y nuestra propia aplicación Onzane.
En este punto existen dos alternativas que siempre proponemos a las administraciones de fincas:
- Integración automática: es el sistema más adecuado, pues todo el proceso se produce de forma automatizada sin apenas intervención humana, y por tanto se reducen los tiempos, recursos y también los posibles fallos en el intercambio de información. Pero lamentablemente esta opción requiere de que pueda desde el sistema de información de la administración de fincas (normalmente basado en programas propietarios muy cerrados) sea capaz de alguna forma de utilizar procesos tecnológicos de intercambio de información basados en APIs. Onzane permite dicho intercambio, pero nos encontramos con que usualmente los sistemas de las administraciones de fincas no suelen permitirlo.
- Integración manual: si no podemos realizar un proceso automatizado, siempre podremos hacerlo de forma manual, aunque requiera normalmente más tiempo yt recursos para ello. Existen formatos de ficheros, como Excel o CVS que permiten exportar información desde los sistemas de las administraciones de fincas e importarlos posteriormente en nuestra aplicación, integrando así la información necesaria y realizando las acciones de notificación que se requieran. Este proceso también está soportado en nuestra aplicación, aunque suele requerir un desarrollo previo porque los formatos de datos que existen normalmente son diferentes entre distintas comunidades. Nada que no pueda hacer nuestro equipo de desarrollo de software.
La integración automática de los datos
Para permitir una integración automática de los datos, Onzane ofrece una API abierta que puede ser utilizada por las administraciones de fincas libremente. Esta tecnología de integración de datos suele ser la más utilizada actualmente para integrar información entre dos sistemas informáticos diferentes, y permite lograr intercambios de manera totalmente automática.
En las administraciones de fincas donde es posible llevarlas a cabo, Onzane colabora en lo requerido para realizar puntos de integración a medida si es necesario, para lograr la máxima integración y automatización del proceso. Es algo a lo que estmaos habituados y que ofrecemos gratuitamente a las administraciones de fincas.
La integración manual de los datos
Para poder realizar una integración manual de los consumos de los vecinos en nuestra aplicación, tenemos una funcionalidad en nuestra aplicación que permite importar los datos de manera manual a través de ficheros en algún formato adecuado.
El proceso parte de contar con todos los datos posibles en un fichero en algún formato abierto que permita su lectura. Este fichero suele existir en todas las administraciones de fincas para cada comunidad afectada, y se suele generar desde su propio sistema contable y a partir de los datos recibidos por las empresas que realizan las lecturas de los contadores de dichos consumos. En cualquier caso siempre será posible elaborarlo adecuadamente con las necesidades que se requieran.
En nuestra aplicación hemos incluido un sistema para procedsar de manera asíncrona estos ficheros de consumos, de forma que la administración los sube a nuestra aplicación, y nosotros los procesamos incorporando la información de los consumos a cada vivienda, realizando las notificaciones push a los vecinos e incluso generando los documentos que puedan ser posteriormente ser descargados por los vecinos desde la app.
Así se consigue tener a todos los vecinos informados en la misma app que utilizan en su comunidad y que les permite realizar todas las posibles gestiones necesarias. Esta nueva función además les permite recibir a tiempo los recibos detallados de sus consumos, facilitar el conocimiento de sus cálculos y finalmente descargar incluso los documentos en cualquier momento.
A la misma vez la administración de fincas, a través de sus servicios, manteniene a los vecinos de sus comunidades informados puntualmente y con todo detalle de la información de sus consumos, ofreciendo un servicio diligente, un punto único de información, y finalmente una mejor calidad que redundará en una mayor fidelización de sus propios clientes.
