Como mellorar facilmente a eficiencia da xestión de propiedades coa tecnoloxía

26 xuño 2025

O gran colo de botella da xestión de propiedades

Poder coñecer unha multitude de empresas de administración de propiedades, sen pertencer realmente a ningunha delas, permítenos obter unha perspectiva máis ou menos xeral do sector, así como inferir, despois de varios anos, as diferenzas e semellanzas que existen entre elas. O meu obxectivo non é identificar o bo ou o malo; simplemente é interesante que todos poidamos abstraernos do día a día e decatármonos de que, pouco a pouco, as pequenas e medianas empresas de administración de propiedades en particular tenden a diminuír a súa eficiencia e, polo tanto, a calidade do servizo que prestan aos seus clientes. E este proceso está a producirse precisamente a medida que gañan máis clientes.

Ao analizar este proceso de eficiencia decrecente, observamos que se debe principalmente a tarefas pequenas, a miúdo rutineiras, que, ao multiplicalas polo número de vivendas xestionadas, acaban resultando nunha falta de tempo para completalas. Aínda que son pequenas e sinxelas, o volume é extremadamente elevado.

E canto máis persista esta situación, maior será a perda de eficiencia e o pescozo de botella amplíase, o que á súa vez causa problemas a terceiros asociados con outras actividades. En definitiva, o que comeza coa neglixencia da que se queixan os seus clientes débese en realidade á saturación e á mala organización ou, noutras palabras, a unha organización non deseñada para o volume actual.

Entre estas pequenas tarefas das que nos falan as administracións, destaca a xestión de incidencias que ocorren nas súas rexións. Estas van desde problemas pequenos e relativamente sinxelos de resolver ata cuestións máis difíciles de xestionar, que implican procedementos adicionais como as comunicacións coas compañías de seguros. Así, un simple paso roto implica varias chamadas para a xestión, varios procesos asíncronos que se levan a cabo con pouco control, baseándose unicamente en listas de correo electrónico ou notas recollidas por teléfono.

E ademais da xestión propiamente dita de incidencias, hai tarefas adicionais como atender múltiples chamadas de residentes que solicitan información sobre o seu estado, algúns correos electrónicos nos que tamén se comenta cando se resolverá o problema e, finalmente, mensaxes no grupo de WhatsApp dos presidentes, onde se trata o mesmo incidente así como os puntos para a próxima reunión da Xunta.

En resumo, algo relativamente sinxelo convértese nunha multitude de mensaxes, chamadas e explicacións a través de múltiples canles que abruman enormemente a calquera e acaban afectando á eficiencia e á percepción de servizo da propia Administración.

Tecnoloxía ao rescate da xestión de propiedades

E aquí estamos cando alguén da Administración nos pregunta: Hai algunha maneira de mellorar esta situación?

Existe, e ademais é doado de implementar. O difícil é mantelo ao longo do tempo e manterse fiel á solución. E está baseado na tecnoloxía.

Sempre lle fago a mesma pregunta á xerencia: é realmente necesario proporcionar varias canles para que os seus clientes se poñan en contacto con vostede en relación con incidentes?

É dicir, no mundo actual, onde todo o mundo sabe usar un teléfono e onde é tan doado escribir unha mensaxe, facer unha chamada ou preguntar polo estado dunha incidencia. Por que varias canles? Non é posible usar unha única canle, dispoñible as 24 horas do día, todos os días, onde tanto a Administración como os seus clientes poidan coñecer o estado das incidencias cando queiran? Non creaches demasiados canais para intentar ofrecer un mellor servizo aos teus clientes, pero todos estes canais están desconectados entre si e non hai unha maneira sinxela de atopar información sobre ningún deles sen requirir ningunha acción da túa parte?

Canle única de interacción

A nosa solución é usar a tecnoloxía para proporcionar o seguinte:

Información en tempo real sobre a incidencia. Se o provedor ou o fabricante foi notificado, se o problema debe ser resolto polo equipo de mantemento ou por un terceiro, as accións realizadas con datas, horas e responsables; e, finalmente, contido adicional que pode mellorar o problema, como texto explicativo, fotos e vídeos.
Acceso as 24 horas do día, todos os días do ano. Non é necesario que ninguén conteste o teléfono, responda a unha mensaxe de WhatsApp ou estea de garda, porque esta canle única está sempre activa e funcionando.
Debería ser flexible. Algunhas comunidades requiren unha xestión sinxela, outras máis complexa e outras requiren fluxos de traballo verdadeiramente complexos. A solución debe estar deseñada para cubrir todas estas situacións, xa que a administración non necesita usar diferentes ferramentas para a mesma actividade.
Análise de datos. O sistema debería xerar información relevante para a Comunidade, incluíndo o número de incidentes, as súas categorías, os tempos de resposta e resolución e, en última instancia, estatísticas ou datos que permitan melloras futuras.

Como probablemente podedes imaxinar, o que recomendamos é usar unha aplicación móbil que cumpra todas as necesidades mencionadas anteriormente e que estea configurada como o sistema de xestión de incidentes da Comunidade. O único.

Por suposto, podemos solicitar a este sistema máis funcionalidades que melloren os requisitos básicos descritos:

Permite comunicar inmediatamente a apertura de incidencias a diferentes perfís ou individuos. Por exemplo, aos presidentes de cada Bloque Comunitario.
Permite controlar a asignación de incidencias aos provedores comunicándose con eles automaticamente, sen necesidade de chamadas ou correos electrónicos adicionais.
Permite aos provedores xestionar as incidencias que lles son asignadas.
Informa aos creadores do incidente do seu estado. Non tes que preguntarnos polo estado do incidente; informarémosche de calquera cambio inmediatamente.
Permite asignar incidentes aos empregados da comunidade. Hai moitos incidentes que se poden resolver internamente, e o responsable de mantemento da comunidade pode resolvelos directamente, sen sequera a intervención da Administración. Ah, por certo, estes empregados tamén deberían recibir notificacións sobre os incidentes que se lles asignaron, para que estean informados ao instante.
Algo tan sinxelo como permitir que unha administración manteña unha lista xeral de todas as incidencias dos seus clientes, especialmente as que aínda non foron resoltas. Isto serve como un recordatorio doado, sinxelo e directo do estado do noso colo de botella.

Non é ouro todo o que brilla

Obviamente, o que estou a dicir non sempre é doado de conseguir. Nin sequera é recoñecido por todas as axencias de administración de propiedades. Pero é certo que cada vez máis administracións ven a necesidade de implementar este tipo de tecnoloxía e tamén se están a decatar de que non é tan difícil como parece.

O principal problema que nos din os nosos clientes non é nin sequera tecnolóxico, senón que non é doado pasar dunha situación anterior a unha nova. Porque os seus clientes xa se acostumaron e non queren outra canle.

Pero claro, isto rebátese facilmente subliñando que non é só unha ferramenta máis, senón a única ferramenta, e que debemos ir educando aos clientes pouco a pouco de que o cambio tamén supón unha mellora para eles e que non só a Administración deixará de estar saturada de chamadas e correos electrónicos, senón que en última instancia o servizo de xestión de incidencias será mellor en xeral e de maior calidade, e o traballo realizado pola Administración e o que realmente implica tamén será evidente.

Temos algunhas administracións que tiveron dificultades con este proceso. Loitaron con varios obstáculos para a súa implementación, desde problemas como que non todo o mundo sabe usar as aplicacións móbiles ata problemas como a apertura de incidentes por problemas que non existían antes. E todo isto probablemente sexa certo.

Pero ao final, co tempo, viron que a mellora é real, que a eficiencia aumenta e que os seus clientes están máis satisfeitos. E o mellor de todo é que non require un grande esforzo para implementala; é unha ferramenta doada de usar que se adapta ás necesidades de cada administración e dos seus gobernos rexionais.