Cómo gestionar las llaves en una Comunidad de propietarios

07 febrero 2025

La gestión habitual de llaves en una Comunidad

El uso y gestión de las llaves en una Comunidad de vecinos es la situación más repetida de cuantos problemas son inherentes a la propia definición de Comunidad, donde existen diferentes personas que tienen permisos para acceder (o no) a las diferentes instalaciones comunes de dicha Comunidad.

Con la multitud de puertas que existen en estas urbanizaciones, empezando por la propia puerta de entrada principal a la misma, y siguiendo por las de garajes, aparcamientos, salas de uso común, instalaciones deportivas, piscinas, armarios de telecomunicaciones, etc, absolutamente todas cuentan habitualmente con una cerradura. Y por tanto con unas llaves de abren y/o cierran esas cerraduras. Y por tanto además con una necesidad de gestionar adecuadamente esas llaves entre los residentes, trabajadores y proveedores de la Comunidad.

La forma más fácil y habitual ha sido siempre la de repartir llaves físicas a todas las personas que necesitan acceder a las instalaciones comunes de la Comunidad. Pero esta forma de hacerlo tiene muchos problemas, como la pérdida de llaves, la duplicación de las mismas, la necesidad de llevarlas siempre encima, la imposibilidad de compartirlas con otras personas, la dificultad de controlar quién tiene acceso a qué, etc.

Otra solución habitual, si es posible, es delegar esta gestión en el servicio de Conserjería de la Comunidad, que se encarga de abrir y cerrar las puertas a las personas que lo necesitan. Pero esta solución también tiene problemas, como la necesidad de tener a alguien siempre presente, la imposibilidad de abrir puertas a distancia, la falta de control de quién ha accedido a qué, etc.

En casos aislados se opta por soluciones salomónicas, como es encargar esta gestión a alguien de la Junta de gobierno de la Comunidad, o incluso a la administración de fincas, que se convierte en el punto único de control de las llaves y en este último caso requiere su presencia insitu de manera recurrente.

Pero claro, todas estas soluciones a medias conllevan muchos problemas como hemos reflejado igualmente.

La solución de las llaves digitales

Cómo no podía ser de otra forma, en nuestro caso hemos echado mano de la tecnología para solucionar, o hacerlo en gran parte, todos estos problemas que encontramos habitualmente en las comunidades. Y la base de nuestra solución la representa el uso de llaves digitales, que son similares a las llaves físicas que existen en el mundo real, pero permiten que podamos llevarlas en nuestro dispositivo móvil, que podamos usarlar conforme a los permisos que tengan, y que además podamos compartirlas con terceras personas en caso de que así nos haga falta.

Estas son las alternativas que hemos diseñado para todos estos problemas:

Pérdida de llaves: este problema se soluciona definitivamente con las llaves digitales. Ya no se pierden, porque simplemente no existen. Eliminamos el problema de tener que solicitar duplicados y además del coste asociado que ello conlleva. Las llaves físicas de siempre son sustituidas por llaves digitales que podemos llevar en nuestro móvil. Obviamente podemos perder el móvil, pero aún en ese caso tenemos fácil solución pudiendo compartirlas, y recuperándolas sin coste cuando volvamos a disponer de nuestro móvil.
Copiado de llaves:
Control de quién accede: una vez que las llaves son entregadas, el control de las mismas es muy complicado. Los propietarios las duplican y las pierden, y las usan sin saber cuándo lo hacen y quién es realmente el que lo hace. Con las llaves digitales el control es máximo. Siempre se sabe qué llave se ha usado y dónde se ha utilizado. El control de permisos es centralizado y utilizando el mismo panel de control es posible añadir permisos y quitarlos cuando se desee. No hace falta cambiar la cerradura para retirar los permisos a una llave en concreto. Se acabaron los problemas de no tener control sobre las llaves una vez entregadas.
Por cierto, en aquellas comunidades que tienen conserjería o portería dedicada al control de las llaves, en la que se entregan y se recogen de los dueños, el sistema de control debe permitir que los empleados de la Comunidad puedan gestionar esta situación. Nuestra aplicación no lo hace actualmente, pero tenemos en vista el desarrollo de un módulo específico de control de llaves para estos casos, con notificaciones a los dueños.
Compartir las llaves temporalmente: el problema de compartir las llaves físicas incluye un riesgo de que las mismas puedan ser copiadas, y a su vez volver a ser compartidas, de manera ilimitada y sin control alguno. También puedes compartir las llaves digitales, por ejemplo cuando tienes visita para que puedan acceder al garaje, o cuando esa empresa de muebles quiere subir el sofá a tu casa, pero no estás por allí. Las llaves digitales permiten compartirse con terceros, pero es posible definir la validez de las mismas en el tiempo. Es posible dejarlas de compartir cuando se desee y cada persona sabe exactamente con quién ha compartido la llave, pudiendo además ser avisado cada vez que esa llave compartida es utilizada.
Imposibilidad de apertura remota: las llaves físicas obviamente no permiten la apertura de las cerraduras de forma remota. Es algo intrínseco a su diseño. Sin embargo las llaves digitales pueden permitir la apertura en remoto. Esta posibilidad no es total, sino que el administrador puede definir qué cerradura puede permitir la apertura remota, o que llave puede hacerlo. Hoy en día el control de las puertas con cerraduras inteligentes también permite saber el estado de la puerta en tiempo real, y permite consultar quién la ha abierto en un momento determinado.

Las desventajas de las llaves digitales

Pero como casi nada en lavida, este asunto no es blanco o negro. Es decir, el uso de llaves digitales también tiene algunas desventajas. En nuestra opinión son mucho menores que las ventajas que proporcionan, pero siendo transparentes estas son las posibles desventajas de utilizar un sistema de control de acceso con llaves digitales:

El uso de la tecnología no es igualmente admitida por todo el mundo. Es cierto que la actual generación es totalmente digital y no tiene ningún tipo de problema en utilizar herramientas digitales. Pero hoy en día aún hay personas, habitualmente más mayores o no habituados a la tecnología, a los que el uso de llaves digitales, o cualquier herramienta digital se les hace un mundo. Nosotros también nos hemos encontrado con esta situación en muchas comunidades. En este caso nuestra solución propuesta es utilizar un sistema intermedio: unas llaves físicas que funcionen con las mismas cerraduras inteligentes. Para eso utlizamos llaveros, tarjetas o pulseras de proximidad con tecnología RFID o NFC.
La dependencia de la tecnología también tiene alghuna desventaja. Por ejemplo, si se va la corriente eléctrica, el sistema de control de acceso deja de funcionar. Muy posiblemente los dispositivos y cerraduras inteligentes instaladas necesiten de alimentación eléctrica para su funcionamiento. Y no sólo en situaciones de este tipo, sino por ejemplo en situaciones de mergencia, donde se producen incendios o inundaciones, el sistema de control de acceso muy posiblemente deje de estar alimentado y de funcionar. Nuestra solución en estos casos es instalar cerraduras de perno de caída eléctrica, de manera que en el momento de cortarse la alimentación eléctrica las cerraduras se abren automáticamente y facilitan el acceso y la salida de los residentes sin control alguno.