Cómo enviar un comunicado a los vecinos de una Comunidad

¿Qué ocurre con los avisos a los vecinos de la Comunidad?

Después de tanto tiempo interactuando con Comunidades de vecinos, puedo aseguraros que la primera queja que suelen hacer los vecinos sobre la gestión de su Comunidad tiene que ver con la comunicación. En concreto con la comunicación que reciben por parte de su Administración de fincas o Junta de gobierno sobre los asuntos de su interés.

Y no me estoy refiriendo al contenido de dichas comunicaciones, ni siquiera al número de las mismas, me refiero a algo tan simple como que no le llega a todo el mundo. O al menos, no todo el mundo puede verlas cuando quiere y cómo quiere. Algo que no debería ser un problema de hoy en la época de las comunicaciones, sigue siendo el talón de aquiles de muchas Comunidades y el origen de otros problemas relacionados por no estar al tanto de temas de importancia para los vecinos.

Está claro que el número de comunicados e incluso el contenido de los mismos debería estar en consonancia con el tipo de Comunidad en la que vivamos. Existen Comunidades de propietarios donde apenas existe interacción entre ellos y donde la vida diaria de la comunidad se refiere exclusivamente con el control de pago de las cuotas. Normalmente se trata de comunidades antiguas, donde no existen más servicios comunitarios que la calefacción y el ascensor, y donde sus vecinos tampoco tienen interés en mejorar ciertos aspectos de la misma.

Hay otras comunidades que sin embargo son lo opuesto, donde existen zonas comunes que hay que reservar, servicios comunes como agua, o energía, ciertos aspectos domotizados, e incluso donde la vida entre los vecinos es rica y confortable. Lógicamente los administradores de la Comunidad tienen mucho más que contar en este segundo tipo de comunidad. Es más probable que haya más cosas que decidir, cambios que realizar, y temas que mejorar. Y también es muy posible que los intereses de sus vecinos sean mejorar su vida diaria a base de pequeños actos.

Pero salvando ese tipo de contrastes, el modo en el que los administradores comunicacn a los vecinos estos cambios, decisiones, o afeccciones a la comunidad es muy variado y sigue siendo un proceso no resuelto hoy en día.

¿Pero quiénes son los vecinos?

Pues sí, como lo lees. Increíblemente sencillo pero difícilmente existente en una Comunidad de propietarios. Te puedo asegurar que es casi imposible encontrar una Comunidad que tenga actualizado su listado de propietarios con la mínima información requerida: Nombre de la vivienda, nombre y apellidos de los propietarios y formas de contacto.

Ni siquiera el administrador de fincas tiene muchas veces esta información. Y no decimos que sea un problema de ellos, pero es así. Los vecinos no suelen actualizar la información de contacto y no suelen comunicar los cambios en sus viviendas acerca de su propiedad. Y mucho menos comunicar los inquilinos que viven en ella. Aunque debiera ser algo obligatorio y lógico, esto no sucede en general.

Por ello, en nuestra app Onzane cada vecino puede modificar fácilmentez su información de contacto: puede cambiar sus datos desde la app simplemente modificando sus nombres y apellidos e email. Al instante y desde cualquier lugar. Pero además pueden utilizar un trámite que se incluye en todos nuestros planes Pro, que permite comunicar fácilmente cualquier otro cambio en sus datos y verificar que el administrador lo recibe y lo actualiza en el sitio donde deba actualizarse.

Y esta forma de actualizar la información incluye también la información sobre los inquilinos. Cada vecino puede definir para su vivienda si está alquilada y los datos de contacto de su inquilino. El administrador puede contactar fácilmente con estos inquilinos a través de la app y no hace falta que los vecinos vayan contactando con el administrador para indicarles los cambios que se produzcan.

A mí no me ha llegado el comunicado

Después de tener claro quiénes son los vecinos de una Comunidad, el siguiente problema que usualmente se presenta viene determinado por la idiosincrasia propia de la mayoría de las personas: echar balones fuera. El problema no es mío, sino de la otra parte. Es decir, una vez que tenemos claros y actualizados los datos de contacto del vecino, y procedemos a enviar a dichos contactos los comunicados que se requieran, los vecinos se quejan de que no los han recibido, que no les ha llegaod ningún email o que nadie ha dejado nada en su casa.

Y da igual el medio de contacto, ya sea correo postal, email o los famosos papeles pegados en el ascensor de la Comunidad, siempre hay vecinos que dicen que ellos no se han enterado porque no les ha llegado nada. Da igual que sean 20 o 300 vecinos en la Comunidad, siempre hay un porcentaje en esta situación. Y está claro que los medios de contacto que usualmente se utilizan no permiten verificar la entrega, pero también es cierto que es demasiado problema tener siempre un porcentaje de olvidados.

Estos son los problemas que nososotros nos hemos encontrado con cada uno de los medios utilizados:

• El correo postal: casi nadie lo usa, es muy caro y además no garantiza la entrega, ni siquiera la entrega a tiempo. Es decir, en pleno siglo XXI todavía hay vecinos que quieren recibir los comunicados por correo postal, y claro, eso significa que el coste de hacerlo es grande o muy grande dependiendo de la periodicidad de los envíos. Y además, ni podemos garantizar que los vecinos lo reciben, ni siquiera que lo reciben a tiempo, pues o bien se retrasa, o bien no se está en casa por múltiples motivos, como que se está de viaje, que es una segunda residencia, que viven en otros países, etc.
• El correo electrónico: en teoría un medio rápido de entrega que debería funcionar correctamente. Sin embargo hay dos problemas intrínsecos al mismo: que las personas recibimos cientos de emails y que la tecnología tras el correo electrónico sigue sin garantizar la entrega efectiva: muchas veces los emails acaban clasificados como correo basura y finalmente no leídos. Muchos vecinos se quejan de que tienen que buscar los emails entre todos los que reciben, que los borran accidentalmente o que lo marcaron como spam y desde entonces ya no lo reciben.
• El papel en el tablón de anuncios: ni aunque venga firmado por el presidente. Es una acción al azar imaginar que lo van a leer todas las personas. Nunca ocurre ni ocurrirá, pues las razones son múltiples y siempre existirá alguna más inverosímil que termine acaeciendo y que nos impida leerlo a tiempo.

La autogestión del medio de comunicación

Y después de todo lo anteriormente descrito, a nosotros se nos ocurrió una idea para mejorar este sistema de comunicación, y pasa en definitiva por permitir que cada vecino pueda autogestionarse. Es decir, que cada vecino escoja por qué medio quiere recibir avisos de que se han emitido comunicados de interés. En nuestro caso los posibles medios son la notificación push en el móvil o el correo electrónico (o ambos).

Además de esta autogestión, en nuestra app existe un repositorio específico sólo para comunicados. Y no pueden eliminarse por parte de los vecinos. Para cada comunicado que el administrador envía, este se guarda en un repositorio de comunicados a los que cada vecino tiene acceso cuando quiera, ordenados por fecha y con todos los documentos adjuntos incluidos. Y luego podemos escoger la manera en que queremos recibir el aviso de cada nuevo comunicado que se emita, bien por notificación push o por email. En el primer caso será nuestro móvil y de manera instantánea en cuanto se emita el que nos avise de su existencia. En el caso del email, además de un aviso de su existencia recibiremos el contenido del mismo en el mismo email, por si no queremos ir a la app. Pero en cualquier caso siempre quedará almacenado en el repositorio de comunicados en la app de los vecinos.

Mejorando la emisión de los comunicados

Una vez tenemos el proceso de notificación y almacenamiento dedicado en un apartado de la app, surjen otros tipos de problemas que podemos resolver igualmente con un poco de imaginación.

Por ejemplo, tenemos mancomunidades formadas por diversas comunidades en los que el administrador querría enviar comunicados sólo a una cierta comunidad, no a toda la mancomunidad. Lo hemos resuelto pudiendo definir a la hora de enviar el comunicado a qué conjunto de viviendas quiere enviarse.

Otro ejemplo, hay casos en los que los administradores no quieren que se les notifique a los vecinos del envío de dicho comunicado. Son pocos casos, pero aquellos comunicados de baja importancia o en aquellas comunidades que reciben muchos comunicados, en ciertas ocasiones surje esta necesidad. En nuestra app el administrador puede escoger si quiere que se notifique o no a los vecinos de dicho comunicado.

Último ejemplo, en muchas ocasiones los comunicados requieren adjuntar un documento anexo al mismo, que o bien completa el contenido del comunicado, lo amplía o simplemente lo duplica de forma oficial. En muchas apps de comunidades el visualizar estos documentos adjuntos de los comunicados se realiza fuera de la propia app, con el visualizador de documento que se requiera. En nuestra app, si el documento es un pdf (95% de las veces) o una imagen (el 5% restante) el adjunto se visualiza dentro de nuestra app, lo que evita muchos problemas ya que no se depende de que el móvil del vecino tenga un programa para visualizar pdfs o imágenes.

En definitiva, que los comunicados que se envían utilizando nuestra app se leen un 25% más que utilizando los medios habituales, y esto cuando estamos hablando de información relevante para los vecinos es de suma importancia. Con nuestro sistema evitamos por una parte que los administradores tengan que actualizar la información de contacto de los vecinos, y además que tengan que discernir entre los medios de notificación que cad auno quiere. En la app Onzane el administrador simplemente crea un nuevo comunicado y cada vecino recibe una notificación que él mismo ha seleccionado, y todos los comunicados quedan almacenados en un repositorio que puede consultarse cuando se quiera.

Si quieres ver cómo los vecinos pueden ver los comunicados que reciben a través de nuestra app, te dejamos este vídeo que te lo enseña: