Com comunicar les despeses de consum als veïns duna comunitat

Les despeses de consum a les comunitats

Hi ha certes comunitats de propietaris on certes despeses són repartides entre els seus comuners de forma proporcional al seu ús. Per exemple, les despeses de consum de calefacció o aigua solen ser molt habituals a moltes comunitats.

Aquestes despeses es repercuteixen de forma proporcional a la seva utilització, i solen incloure costos associats al propi consum, però també costos fixos de manteniment del propi servei. En molts casos, a més, aquests serveis són prestats per empreses de subministraments externes a la comunitat, que són els que fan les lectures i determinen els consums de cada propietat, per emetre els rebuts o factures a aquests propietaris.

Posteriorment sol ser l'administració de finques de la comunitat la que elabori els documents finals, els comuniqui a cada propietari, creï una remesa de cobraments i controli el seu estat de pagament, mantenint la comptabilitat de totes les propietats conjuntament amb la pròpia comptabilitat comunitària.

Com comunicar aquestes despeses als veïns

Actualment aquesta comunicació entre l'administració de finques i els propietaris no sol utilitzar un procés molt automatitzat i es descarrega en tasques administratives personalitzades on, a través de diferents mitjans com el correu electrònic o els comunicats generals, es notifiquen als veïns aquests imports. És una cosa que no sol ser ni automàtica, ni estar procedida, ni molt menys comptar amb tota la informació d'aquests consums. Perquè certament hi ha molts casos on la comunicació es basa a indicar un import total, sense més informació relacionada; o ni tan sols aquesta comunicació existeix, els veïns s'assabenten de les seves despeses a través dels càrrecs bancaris als comptes corrents.

Òbviament aquest procés de comunicació de dades als veïns pot millorar-se molt des de la situació actual , permetent que els veïns rebin de forma instantània informació dels seus consums, de manera completa i elaborada, incloent un document que serveixi com a rebut o on s'inclogui tot el càlcul utilitzat per elaborar el seu import i finalment on s'inclogui a més la situació del seu pagament, a través de notificacions

D'aquesta manera, a la nostra app Onzane, els veïns poden rebre notificacions push als seus mòbils en cada pas del procés: quan s'elaboren els rebuts, quan es passen al cobrament i quan s'obté un resultat de mateix, sigui èxit o error.

Com integrar la informació a la nostra aplicació

Per aconseguir un funcionament com el desitjat, hi ha un punt vital en què la informació ha de fluir entre el sistema dinformació de ladministració de finques i la nostra aplicació, de manera que puguin realitzar-se les accions de notificació i es puguin mostrar les dades als veïns adequadament. Aquest pas és el que s'anomena integració de les dades entre dos sistemes d'ifnormació, el de l'administració de finques i la nostra pròpia aplicació Onzane.

En aquest punt hi ha dues alternatives que sempre proposem a les administracions de finques:

• Integració automàtica: és el sistema més adequat, ja que tot el procés es produeix de forma automatitzada gairebé sense intervenció humana, i per tant es redueixen els temps, recursos i també les possibles fallades en l'intercanvi d'informació. Lamentablement, però, aquesta opció requereix que pugui des del sistema d'informació de l'administració de finques (normalment basat en programes propietaris molt tancats) sigui capaç d'alguna manera d'utilitzar processos tecnològics d'intercanvi d'informació basats en API. Onzane permet aquest intercanvi, però ens trobem que usualment els sistemes de les administracions de finques no solen permetre-ho.
• Integració manual: si no podem realitzar un procés automatitzat, sempre podrem fer-ho de forma manual, encara que requereixi normalment més temps it recursos per fer-ho. Hi ha formats de fitxers, com Excel o CVS que permeten exportar informació des dels sistemes de les administracions de finques i importar-los posteriorment a la nostra aplicació, integrant així la informació necessària i realitzant les accions de notificació que es requereixin. Aquest procés també està suportat a la nostra aplicació, encara que sol requerir un desenvolupament previ perquè els formats de dades que existeixen normalment són diferents entre diferents comunitats. Res que no pugui fer el nostre equip de desenvolupament de programari.

La integració automàtica de les dades

Per permetre una integració automàtica de les dades, Onzane ofereix una API oberta que pot ser utilitzada per les administracions de finques lliurement. Aquesta tecnologia dintegració de dades sol ser la més utilitzada actualment per integrar informació entre dos sistemes informàtics diferents, i permet aconseguir intercanvis de manera totalment automàtica.

A les administracions de finques on és possible dur-les a terme, Onzane col·labora en allò requerit per realitzar punts d'integració a mida si cal, per aconseguir la màxima integració i automatització del procés. És una cosa a la qual estem habituats i que oferim gratuïtament a les administracions de finques.

La integració manual de les dades

Per poder realitzar una integració manual dels consums dels veïns a la nostra aplicació, tenim una funcionalitat a la nostra aplicació que permet importar les dades de manera manual a través de fitxers en algun format adequat.

El procés parteix de comptar amb totes les dades possibles en un fitxer en algun format obert que en permeti la lectura. Aquest fitxer sol existir a totes les administracions de finques per a cada comunitat afectada, i se sol generar des del seu propi sistema comptable ia partir de les dades rebudes per les empreses que realitzen les lectures dels comptadors dels consums esmentats. En qualsevol cas, sempre serà possible elaborar-lo adequadament amb les necessitats que es requereixin.

A la nostra aplicació hem inclòs un sistema per procedir de manera asíncrona aquests fitxers de consums, de manera que l'administració els puja a la nostra aplicació, i nosaltres els processem incorporant la informació dels consums a cada habitatge, realitzant les notificacions push als veïns i fins i tot generant els documents que puguin ser posteriorment descarregats pels veïns des de l'app.

Així s'aconsegueix tenir tots els veïns informats a la mateixa app que utilitzen a la seva comunitat i que els permet realitzar totes les possibles gestions necessàries. Aquesta nova funció, a més, els permet rebre a temps els rebuts detallats dels seus consums, facilitar el coneixement dels seus càlculs i finalment descarregar fins i tot els documents en qualsevol moment.

Alhora l'administració de finques, a través dels seus serveis, manté els veïns de les seves comunitats informats puntualment i amb tot detall de la informació dels seus consums, oferint un servei diligent, un punt únic d'informació, i finalment una millor qualitat que redundarà en una fidelització més gran dels seus propis clients.